Questo storia è apparso per la prima volta su La musa , una destinazione web con opportunità di lavoro entusiasmanti e consigli professionali di esperti.
Chiamami pazzo, ma ho sempre preferito il sonno alla caffeina. Ma con orari irregolari e scadenze ravvicinate, ottenere sei o più ore di sonno a notte non è un compito facile per un consulente: basta chiedere a qualcuno dei miei colleghi dipendenti dalla soda dietetica e dal caffè. Tra un lavoro impegnativo e una vita domestica ancora più impegnativa, ho passato molto tempo a provare vari hack di produttività per spremere il più possibile da ogni giorno.
Il mio strumento preferito per fare le cose? Il timer di 10 minuti sul mio telefono.
La mia 'regola dei 10 minuti' è piuttosto semplice: ogni attività nella tua lista di cose da fare non dovrebbe richiedere più di 10 minuti per essere completata. Se ci vogliono più di 10 minuti, dovresti suddividerlo in compiti più piccoli o delegarlo a qualcun altro. La chiave di questa regola è farla rispettare, il che significa impostare il timer del telefono in modo che si spenga al segno dei 10 minuti. Il livello di velocità e concentrazione che questo porta alla tua giornata è a dir poco sorprendente.
Quando sfido per la prima volta i miei team a mettere in pratica la regola dei 10 minuti, di solito sono accolto con scetticismo. Domande come 'È pazzesco: posso davvero creare questo grande modello Excel con incrementi di 10 minuti?' e 'Mi stai dicendo che lo fai anche nella tua vita domestica, facendo docce di 10 minuti e facendo allenamenti di 10 minuti?' abbondare. (La risposta a entrambe queste domande, tra l'altro, è 'sì!')
Vuoi fare un tentativo? Ecco tre suggerimenti per far funzionare la regola dei 10 minuti per te.
1. Delegato
Di gran lunga, il mezzo più efficace per trovare più tempo nella tua giornata è esternalizzare le cose sulla tua lista di cose da fare che qualcun altro può facilmente fare in 10 minuti o meno. Ad esempio, ho un collega di grande successo e venerato che afferma che un fulcro del suo successo è che 'dice 'sì' a tutto, ma esegue solo i compiti che solo può fare meglio.' Tutto il resto, delega .
Delegare non è così facile come sembra. Può essere difficile abbandonare un compito quando temi che il lavoro di un'altra persona non sarà buono come il tuo. È utile ricordare che 'fatto è meglio che perfetto' e l'unico modo per andare avanti nella tua carriera è lasciare andare le cose che hai imparato e affrontare nuove sfide. Un altro cambiamento di mentalità che mi ha aiutato è stato rendermi conto che delegare crea opportunità per gli altri. Ora penso attivamente a quali attività e progetti posso creare per il mio team che li aiuterà a imparare, crescere e far avanzare le loro carriere (il che aiuta anche a chiarire il mio piatto).
Una delle sfide che vedo di più nelle persone che hanno difficoltà a delegare, specialmente quelle in posizioni di primo livello, è che dimenticano che possono e devono delegare. Se ti senti a disagio nel chiedere a un supervisore oa un superiore di fare qualcosa, prova questo: inizia indicando quello che stai facendo e posiziona la tua 'chiesta' come una richiesta di aiuto. Ad esempio, invece di 'Ho bisogno che tu chiami i responsabili del team', potresti dire 'Sto lavorando per estrarre i dati per questa analisi: potresti aiutarmi chiamando gli altri responsabili del team? '
Come manager, posso dirvi che troppo spesso mi ritrovo a implorare i miei team di delegarmi qualcosa, e mi piace quando creano opportunità per me per aiutare.
2. Trova il compito facile da 10 minuti
All'inizio potresti essere scettico, ma semplicemente cambiando il modo in cui inquadri le tue attività, vedrai che quasi tutto può essere suddiviso in attività di 10 minuti. Hai bisogno di ricercare un nuovo argomento? Inizia con 10 minuti di scansione di articoli di notizie su Google, seguiti da 10 minuti per annotare tutto ciò che sai e le poche domande principali a cui devi ancora rispondere, quindi 10 minuti ciascuno per chiamare le persone per ottenere consigli su come rispondere alle tue domande aperte (punti bonus se eri abbastanza esperto da notare che la telefonata è una forma di delega!).
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Ecco! Hai appena spremuto un'attività che altrimenti sarebbe durata ore in 30 minuti.
Questo approccio funziona anche dopo ore. Ho una collega che era così incuriosita dalla regola dei 10 minuti e da come l'avesse aiutata durante l'orario di lavoro che ha deciso di provarla a casa. Ha tirato fuori il suo timer per alcune mattine per programmare la sua routine pre-lavoro, e con una doccia di 10 minuti, una colazione di 10 minuti, ecc., ha scoperto che era in grado di tagliare il suo tempo standard di 'preparazione' , scambiandolo invece con il sonno agognato. Non aveva mai pensato che fosse possibile fare la doccia in 10 minuti, finché non l'ha provata e si è resa conto che in realtà era abbastanza facile!
3. Usa quel timer
L'uso del timer è una parte fondamentale della regola, quindi non dimenticarlo. Come tutti nel mondo degli affari sanno, 'facciamo ciò che misuriamo'.
Questo vale anche per la regola dei 10 minuti: devi usare un timer o un orologio per tenere traccia di quanto tempo stai spendendo per le cose. Gli smartphone lo rendono più facile con le loro app timer integrate, ma qualsiasi orologio con una lancetta dei minuti lo farà. Qualunque cosa tu faccia, non indovinare, perché se il tuo circa 10 minuti diventano sempre 20, non stai massimizzando la tua produttività.
A volte, impiegherai meno di 10 minuti su un'attività (più tempo indietro, evviva!), e a volte suonerà la sveglia e sarai ancora al telefono (no, non sto suggerendo di riagganciare quando suona la sveglia). Non sentirti in colpa per averci investito, prendine nota per la prossima volta.
Ad esempio, se un collega tende a divagare, premetti la tua prossima conversazione dicendole che hai 10 minuti per fare un brainstorming. E se avessi davvero bisogno di più tempo? Anche questo va bene: tenere traccia del tempo impiegato ti fornirà informazioni su come lavori, in modo da poter pianificare meglio la tua giornata la prossima volta.
La regola dei 10 minuti in azione
Uno dei miei esempi preferiti di questa regola in azione si è verificato alcuni anni fa, quando un team su cui stavo lavorando ha ricevuto la temuta telefonata delle 16:00 da un cliente che reindirizzava il lavoro che avremmo presentato la mattina seguente. Ugh, tanto per una serata rilassante!
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C'erano due grandi pezzi di lavoro coinvolti, quindi abbiamo diviso la nostra squadra di quattro persone a metà. Ciascuno dei nostri due sotto-team aveva all'incirca lo stesso numero di diapositive PowerPoint da rinnovare, con quantità simili di analisi, quindi avremmo dovuto impiegare circa la stessa quantità di tempo per completarle.
Ho detto al mio compagno di squadra che volevo davvero finire per le 18:00 in modo da poter andare a cena, e lui ha accettato, ma era dubbioso sulla nostra capacità di farlo. Quindi, abbiamo contato le pagine, divise per le due ore rimaste nel giorno, e abbiamo scoperto che se potessimo raggiungere una velocità di 10 minuti per pagina, avremmo abbastanza tempo per completarla, più un buffer per tutto ciò che risulta essere particolarmente difficile. Ricaricati, abbiamo diviso le pagine, impostato il timer e iniziato a girare. Per farne un gioco, abbiamo tenuto un conteggio sulla lavagna di quante pagine ciascuno di noi ha completato al di sotto o al di sopra dei 10 minuti.
Alle 18:00 avevamo finito e ci sentivamo davvero bene. L'altra squadra che non ha usato la regola dei 10 minuti? Hanno finito intorno alle 9.
La sfida è aperta. Per il tuo prossimo compito oggi, tira fuori il tuo timer e provalo tu stesso. L'orologio sta ticchettando!
