Alcuni giorni sembra che non importa quanto ci sforziamo, non possiamo anticipare i nostri programmi. Ci sono sempre attività che non vengono completate, chiamate che non vengono effettuate, e-mail che non ricevono risposta.
Ci sono 2 soluzioni per padroneggiare il tempo a cui molti imprenditori resistono:
- Delegazione
- Esternalizzazione
Ciò è particolarmente vero per gli imprenditori solisti che hanno spesso un budget ridotto e che potrebbero avere difficoltà con l'idea di rilasciare il controllo. A volte sembra più facile dire 'Lo farò da solo' piuttosto che investire tempo nel trovare qualcuno che ti aiuti.
Vedo tutte le mie attività quotidiane attraverso una finestra a 4 riquadri:
- Amo quello che devo fare e sono bravissimo a farlo.
- Non mi piace quello che devo fare, ma sono bravo a farlo.
- Mi piace quello che devo fare ma non sono bravo a farlo.
- Non mi piace quello che devo fare, e non lo faccio bene.
ioInoltre, mi chiedo: 'È questo il miglior uso del mio tempo? Potrei amare quello che devo fare e potrei farlo davverobene, ma posso esternalizzarlo a qualcun altro che può farlo meglio, più velocemente o più economico?
Il mio obiettivo è concentrarmi solo suattività che amo, che faccio bene e che sono il miglior uso del mio tempo.
Sembra un grande obiettivo, ma l'esecuzione è ciò che conta. Quindi, come trovi le risorse per gestire le attività che temiamo o le attività che vengono completate meglio da altri?
Delega ed eleva saggiamente Wi
Se hai dipendenti, il luogo naturale in cui delegare è interno in se disponi di risorse che eccellono in ciò di cui hai bisogno. Questo è un avvertimento importante.
Spesso i datori di lavoro cercheranno di aggiungere compiti al piatto di un dipendente perché sono disponibili, non perché sono le persone migliori per il lavoro. Ciò può portare a molti problemi, tra cui scarsa esecuzione, alta frustrazione e diminuzione del morale dei dipendenti.
Delegare un compito a un dipendente richiede lungimiranza e follow-up. La delega di maggior successo si verifica quando i datori di lavoro seguono questi passaggi:
1: Identificare chiaramente le attività e i risultati finali.
2: Determina a chi delegherai i compiti. Assicurati di non chiedere a qualcuno di assumersi ulteriori responsabilità che non sono in linea con i suoi punti di forza, talenti o prontezza. I dipendenti devono essere in grado di autogestirsi prima di assumersi la responsabilità di gestire gli altri.
3: Creare un piano di gestione per la persona assegnata a queste attività. Quando deleghiamo compiti, non cediamo la responsabilità o la proprietà di quel compito. Piuttosto, abbiamo aumentato la nostra responsabilità perché ora siamo responsabili delle prestazioni degli altri. La qualità delle nostre prestazioni è direttamente legata alle prestazioni di coloro che gestiamo.
4: Pianifica riunioni periodiche sullo stato con il/i dipendente/i ora responsabile/i di queste attività per assicurarti che non siano sovraccarichi e siano in grado di consegnare.
Esternalizzare in modo intelligente
Se non hai dipendenti a cui delegare, l'outsourcing è un ottimo modo per sgombrare il campo da tutto ciò che non dovresti fare. Soprattutto nell'ambiente online incentrato sulla piattaforma di oggi, in cui tutto si muove rapidamente, gli imprenditori devono rivolgersi a esperti specializzati per tenere il passo.
Una buona regola pratica per l'outsourcing è che tutto ciò che non è correlato alla tua competenza principale dovrebbe essere esternalizzato. A meno che tu non possa assolutamente giustificare una risorsa a tempo pieno per una funzione specifica, è meglio affidare a esperti che si concentrano a tempo pieno su una specifica disciplina, rimanere aggiornati con le competenze e le tecnologie necessarie e amano fare il lavoro.
Le aree in cui si applica sono:
- Gestione finanziaria/contabilità/contabilità
- Gestione dei social media, con competenze specifiche della piattaforma
- gestione IT
- Sviluppo e manutenzione web
- Gestione delle risorse umane
Fondamentalmente, tutte le funzioni che devi assolutamente avere per gestire la tua attività ma non sono correlate alla tua competenza sono ottimi candidati per l'outsourcing. Il tuo tempo viene utilizzato al meglio per costruire la tua strategia, incontrare potenziali clienti, costruire relazioni con dipendenti e clienti, sviluppare le tue capacità in linea con le tue competenze chiave e affermarti come un'autorità leader nel tuo settore.
Scegli con attenzione
Non mancano aziende apparentemente affidabili per gestire le tue attività critiche. La forza lavoro contingente/esternalizzata continua a crescere rapidamente. Sebbene queste tendenze forniscano più scelte, offrono anche maggiori opportunità per la mediocrità o il lavoro problematico. Se scegli di esternalizzare, sii selettivo. Controlla le referenze, inizia lentamente con un piccolo progetto e rimani impegnato fino a quando il tuo partner non si è dimostrato valido. Assicurati di avere una clausola rescissoria che ti liberi da un impegno fallito.
Cancellare le attività che consideri 'mali necessari' dal tuo calendario non solo ti farà risparmiare tempo prezioso, ma produrrà risultati migliori e ti renderà una persona più felice. Non vale il tempo necessario per delegare e esternalizzare? In bocca al lupo!
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