Il termine 'diario' significa 'giornaliero'. In un contesto aziendale, il termine ha finito per indicare le tariffe giornaliere utilizzate dai dipendenti per le spese sostenute durante i viaggi per attività commerciali. È probabile che queste tariffe differiscano a seconda che il dipendente viaggi nella sua zona di residenza, lontano da casa o all'estero. L'indennità giornaliera è l'importo dato a un viaggiatore per coprire le spese come vitto, alloggio e intrattenimento in relazione allo svolgimento delle funzioni di servizio per un'azienda.
In genere, il dipartimento delle risorse umane di un'organizzazione stabilirà le tariffe giornaliere per il rimborso delle spese di viaggio dei dipendenti, nonché le politiche per l'invio di moduli per le spese di viaggio e per la documentazione di tutte le spese approvate. Gli importi giornalieri sono normalmente fissati in anticipo. I dipendenti in genere possono richiedere le spese effettive sostenute o utilizzare tariffe giornaliere stabilite o combinare questi metodi. Ad esempio, il dipendente può richiedere un importo giornaliero per i pasti e richiedere i costi effettivi per l'alloggio, a condizione che le spese di alloggio non superino l'indennità giornaliera per l'alloggio.
REGOLAZIONE TARIFFE GIORNALIERE
Le tariffe giornaliere sono stabilite per una serie di aree, tra cui viaggi aerei nazionali, viaggi aerei internazionali, alloggio, noleggio auto, furgoni e camion, altri trasporti, pasti e intrattenimento, uso del telefono, spese varie rimborsabili e non rimborsabili e viaggi assicurazione. Le aziende possono anche specificare agenzie e programmi di viaggio preferiti e stabilire politiche per il pagamento delle spese di viaggio e delle tariffe giornaliere.
Le aziende che non fissano le proprie tariffe possono utilizzare importi giornalieri in base alle normative di viaggio federali degli Stati Uniti. Gli importi giornalieri variano in base alla città. Le tariffe giornaliere per i pasti negli Stati Uniti vengono stabilite ogni gennaio. Le tariffe giornaliere per pasti esteri sono rilasciate su base mensile. Le organizzazioni di norma applicano una tariffa giornaliera per meno di un'intera giornata di viaggio. I regolamenti dell'IRS e i requisiti di rendicontazione che disciplinano le diarie variano. Per i dipendenti, se la diaria richiesta supera la tariffa giornaliera federale per il luogo e la durata del viaggio specificati, l'importo in eccesso è considerato reddito dichiarabile e viene aggiunto al W-2 del dipendente. Per gli appaltatori indipendenti, i pagamenti giornalieri effettuati a tali persone costituiscono reddito dichiarabile e saranno riportati sul modulo 1099M.
È importante che un'azienda stabilisca chiari importi giornalieri e politiche di viaggio prima che i dipendenti vengano assunti e inizino a viaggiare per l'azienda. Ad esempio, un'azienda deve decidere se rimborsare le telefonate personali dei dipendenti durante il viaggio, se rimborsare i dipendenti per l'utilizzo di telefoni cellulari, ecc. Altre decisioni includono le commissioni per la conversione della valuta per i viaggi internazionali, i trasporti via terra (taxi, autobus, metropolitana, ecc.), spese per il centro benessere dell'hotel, lavanderia/lavaggio a secco/stiratura abiti, consegna/spese di spedizione durante la notte, parcheggio e pedaggi, mance e tasse per visti/passaporti/consolati.
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Come vantaggio per i dipendenti, alcune aziende considerano il pagamento di servizi extra per premiare, motivare o trattenere i dipendenti in mercati del lavoro ristretti. Alcuni articoli giornalieri da considerare possono includere: quote associative al club delle compagnie aeree, quote annuali per carte di credito personali, parrucchieri, abbigliamento o articoli da toeletta, quote del country club, spese relative alle vacanze o ai giorni personali presi prima, durante o dopo un viaggio di lavoro, tasse per il golf, bagagli e valigette, riviste, libri, giornali, materiale di lettura personale, bevande alcoliche del minibar, film (compresi film in volo e in hotel), manutenzione ordinaria/messa a punto dell'automobile personale, pensione per animali domestici, noleggio aggiornamenti di auto, saune, massaggi, lustrascarpe o commissioni di traveller's cheque statunitensi.
ESEMPI GIORNALIERI
Il Comitato per l'indennità giornaliera, di viaggio e di trasporto esiste per garantire che vengano emanate norme uniformi di viaggio e di trasporto per i membri dei sette rami delle forze armate statunitensi (Esercito, Marina, Aeronautica, Corpo dei Marines, Guardia costiera, Amministrazione nazionale oceanica e atmosferica, e Servizio Sanitario Pubblico). L'obiettivo di questi regolamenti è il rimborso giusto ed equo dei membri in uniforme e del personale civile.
Il governo degli Stati Uniti, attraverso il Dipartimento di Stato degli Stati Uniti, fornisce indennità giornaliere per viaggi in aree estere al posto del rimborso delle spese di soggiorno effettive. Le indennità sono fornite ai dipendenti e alle persone a carico aventi diritto per le spese giornaliere durante lo stato di viaggio temporaneo nelle località elencate per affari ufficiali lontano da un incarico o incarico ufficiale. Le tariffe stabilite sono importi massimi. In base ai regolamenti di viaggio implementati dall'Amministrazione dei servizi generali e dalle singole agenzie federali, i funzionari autorizzati sono tenuti a ridurre le tariffe massime necessarie per mantenere un livello di pagamento coerente con le spese di viaggio necessarie. Sono stabiliti importi separati per vitto e alloggio più eventuali spese di viaggio. L'importo massimo dell'alloggio è destinato a coprire sostanzialmente il costo dell'alloggio presso strutture adeguate, idonee ea prezzi moderati. La quota pasti e spese accessorie è destinata a coprire sostanzialmente il costo dei pasti e le spese di viaggio accessorie come lavanderia e pulitura a secco.
BIBLIOGRAFIA
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Tessitore, Pietro. 'Il menu dell'IRS per le spese giornaliere per i pasti'. Affari della nazione . maggio 1999.
