Un po 'meno di conversazione

Quando è stato? l'ultima volta che hai programmato un incontro e hai invitato otto persone invece delle tre persone che avevano davvero bisogno di essere lì semplicemente perché non volevi che nessuno si sentisse escluso?

Quando è stata l'ultima volta che hai inviato un'e-mail a tutta l'azienda che diceva qualcosa del tipo: 'Ehi, attenzione bevitori di caffè: se finisci la caraffa, preparane un'altra!' anche se in realtà c'è solo una persona che viola questa regola (ed è la tua co-fondatrice)?

Quand'è stata l'ultima volta che hai avuto una lunga discussione sulla tavolozza dei colori per la nuova brochure con un programmatore, che non ha nulla a che fare con la brochure ma sa di sicuro che non gli piace l'arancione?

Questi sono i sintomi di una malattia comune: troppa comunicazione .

Ora, sappiamo tutti che la comunicazione è molto importante e che molti problemi organizzativi sono causati dall'incapacità di comunicare. La maggior parte delle persone cerca di risolvere questo problema aumentando la quantità di comunicazione: inviando messaggi di posta elettronica in cc a tutti, facendo lunghe riunioni e invitando tutto lo staff, e chiedendo i due centesimi a tutti prima di prendere una decisione.

Ma i costi delle comunicazioni si sommano più velocemente di quanto pensi, specialmente nei team più grandi. Quello che una volta funzionava con tre persone in un garage che parlavano tra loro di tutto semplicemente non funziona quando il conteggio delle persone raggiunge 10 o 20 persone. Tutti quelli che non hanno bisogno di partecipare a quella riunione stanno uccidendo la produttività. Tutti quelli che non hanno bisogno di leggere quell'e-mail ne sono distratti. Ad un certo punto, la sovracomunicazione non è efficiente.

È un problema particolarmente insidioso per le start-up in rapida crescita. Quando sei molto piccolo e hai appena iniziato, non hai così tante persone, quindi tenere tutti aggiornati su tutto non richiede molto tempo. Ma man mano che diventi più grande, il numero di persone che potrebbero essere potenzialmente coinvolte in una particolare discussione aumenta, e la quantità di cose che stai facendo come azienda aumenta, e la quantità di tempo che puoi sprecare a comunicare eccessivamente diventa un problema serio.

Man mano che le aziende si espandono, le persone al loro interno iniziano a specializzarsi. A quel punto, alcuni manager concluderanno che hanno un problema di 'mantenere tutti sulla stessa pagina'. Ma spesso ciò che effettivamente hanno è un problema di 'impedire alle persone di intromettersi quando ci sono già abbastanza persone intelligenti che lavorano su qualcosa'.

Fred da Howard Stern patrimonio netto

Non è che Bob in Contabilità non abbia nulla di utile da dire sulla fotografia per la nuova campagna pubblicitaria. Sì, Bob ha un master in belle arti. Sì, Bob è un fotografo amatoriale. E forse ha anche un gusto migliore di quelli del marketing. Tuttavia, Bob non dovrebbe dire al responsabile marketing cosa fare, perché non è efficiente. In effetti, è altamente inefficiente.

Il costo della sovracomunicazione all'interno delle organizzazioni è stato approfondito da Fred Brooks nel suo libro del 1975, Il mitico mese dell'uomo . Brooks ha aiutato a eseguire il progetto OS/360 presso IBM, costruendo un gigantesco sistema operativo per i mainframe dell'azienda. A quei tempi, i computer erano macchine grandi, grandi quanto una stanza, raffreddate ad acqua, a volte con ben 256.000 byte di memoria principale. OS/360 è stato probabilmente il più grande progetto software mai tentato fino a quel momento. Ed esso era monumentalmente tardi.

Ogni volta che qualche aspetto del progetto era in ritardo, IBM assegnava alcune persone in più al compito. E quello che Brooks ha notato, che ancora sorprende la gente, è che non ha funzionato. La sua osservazione divenne nota come legge di Brooks: l'aggiunta di persone a un progetto in ritardo tende a farlo funzionare ancora più tardi.

Leggi di nuovo quella frase, perché non è intuitiva. Brooks ha scoperto che aggiungere persone a un progetto lo metterà ulteriormente in ritardo .

Come può essere? Bene, quando aggiungi una nuova persona a una squadra, quella persona deve comunicare e coordinarsi con tutte le altre persone della squadra. Questo non sembra un grosso problema, ma lo è. Il nuovo ragazzo non sa cosa sta succedendo, quindi qualcun altro nella squadra - qualcuno che solo la scorsa settimana stava facendo un lavoro produttivo - deve interrompere il suo lavoro e mostrare a questo principiante le corde.

Più grande è la squadra, peggio è. Quando hai un team di una persona, non hai requisiti di comunicazione. Nessuna.

Aggiungi una seconda persona e ora hai un'unica connessione: Adam e Mary devono parlarsi di tanto in tanto.

melissa "missy" rothstein

Ora aggiungi una terza persona, diciamo, Srinivas, e improvvisamente siamo passati da una connessione a tre, poiché Srinivas deve parlare con Adam e Mary.

Aggiungi una quarta persona. Sto finendo i nomi qui per aiutarmi -- OK: Britney. Se la aggiungiamo e ha bisogno di coordinarsi con tutti loro, ottieni sei connessioni.

Per gli inclini alla matematica, la formula è che se hai n persone nella tua squadra, ce ne sono (n^Due-n)/2 connessioni. Questo grafico illustra come questo diventa un problema:

Come puoi vedere, i costi delle comunicazioni iniziano ad aumentare abbastanza rapidamente fino a quando, nei team di grandi dimensioni, tutto ciò che chiunque ha tempo di fare è coordinarsi con tutti gli altri e nessuno riesce a portare a termine alcun lavoro. Nel 2006, Moishe Lettvin, un ex programmatore di Microsoft, ha scritto un post sul blog descrivendo l'anno trascorso a coordinare l'elenco di elementi che sarebbero stati presenti in un menu in Windows Vista, il menu che usi per spegnere il computer. (Vedere Il Crapfest dell'arresto di Windows .) Lettvin ha pensato che 43 persone avessero tutte una voce nella progettazione di questo menu. Quarantatre! Secondo la formula di Brooks, ciò significa gestire 903 connessioni. Lettvin afferma di aver trascorso così tanto tempo in attività di coordinamento che, in 12 mesi, ha prodotto meno di 200 righe di codice.

Come capo, devi progettare modi per ridurre i percorsi di comunicazione. Elimina le mailing list a livello aziendale o almeno addebita $ 1,50 per inviarle. Smetti di fare grandi riunioni. Hai bisogno di una cultura in cui le persone non si innervosiscono perché non sono state incluse in una riunione, il che significa che hai bisogno di una cultura che premi le persone per fare il loro lavoro e disapprova l'ingerenza nel lavoro di altre persone.

E in ogni progetto, assegna una persona per assicurarti che la comunicazione avvenga, ma solo la comunicazione giusta. Altrimenti la squadra comincerà ad avere lunghi incontri con tutti i presenti e, francamente, le persone socializzeranno, blovieranno, parleranno e discuteranno di cose a cui non interessano davvero solo per ascoltare la propria voce.

Penso che questo sia probabilmente uno di quei casi in cui il vecchio stile di gestione degli anni '50 ha accidentalmente fatto qualcosa di giusto. In quelle aziende in stile General Motors, avevano almeno un'idea di come le informazioni necessarie per spostarsi su e giù per organigrammi ordinati e irreggimentati, il che ha mostrato un minimo di riconoscimento che la risposta giusta non è che ogni singola persona nell'organizzazione ha bisogno di attenzione a tutto.

Quando hai avviato la tua azienda, probabilmente hai fatto un ottimo lavoro di comunicazione. Tutti si dicevano tutto. E ai tuoi clienti è piaciuto molto, perché quando hanno chiamato per chiedere informazioni sul loro ordine di acquisto, tutti sapevano dove si trovava. Ma man mano che diventi più grande, non puoi continuare a raccontare a tutti di ogni ordine di acquisto, quindi devi inventare sistemi di comunicazione specifici in modo che siano esattamente le persone giuste a scoprirlo e nessun altro. Non perché è confidenziale. Perché è una perdita di tempo.

Joel Spolsky è il co-fondatore e CEO di Fog Creek Software e l'ospite del popolare blog Joel on Software. Per un archivio delle sue rubriche, vai su www.inc.com/author/joel-spolsky .