Il mese scorso ho avuto la fortuna di passare un po' di tempo a parlare con Tom Sant, il massimo esperto mondiale di scrittura di proposte . Questo post contiene il suo aggiornamento su tendenze di scrittura delle proposte, insieme ad altre indicazioni che mi ha dato in passato.
1. Comprendi il concetto
Una proposta è uno strumento di vendita, non un pacchetto informativo. Lo scopo della proposta è di creare un caso persuasivo che porti a una vendita. Per vincere l'attività, la tua proposta deve superare i seguenti ostacoli:
- So chi è questo? Se è la prima volta che il cliente sente parlare di te, la tua proposta verrà respinta.
- Questa proposta è conforme? Se il cliente ha fornito un modello per la proposta, le proposte che non seguono tale modello verranno eliminate.
- Ha senso questa proposta? Se il sommario esecutivo non definisce correttamente il problema o propone una soluzione ragionevole, la proposta verrà scartata.
- La soluzione fornisce valore? Delle proposte che hanno raggiunto il minimo come sopra definito, quella che vincerà sarà quella che fornirà il maggior valore.
I passaggi rimanenti forniscono un metodo per creare una proposta che superi tutti e quattro gli ostacoli.
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2. Ricerca il cliente.
La proposta non vincerà se non scoprirai i veri criteri decisionali e decisori del cliente. Questi possono essere molto diversi dai criteri e dai decisori definiti in una richiesta di proposta (RFP).
Devi quindi ricercare il cliente - preferibilmente intervistando persone nei vari gruppi coinvolti nella decisione - per capire cosa è veramente in corso.
Si prega di notare che i diversi gruppi avranno probabilmente diversi 'take' su ciò che è necessario e utilizzeranno termini diversi per descrivere la situazione. Se la tua proposta verrà valutata sia da ingegneri che da contabili, ad esempio, dovrai comprenderli entrambi ed essere in grado di comunicare con entrambi.
3. Gettare le basi appropriate.
La tua proposta verrà respinta a meno che tu non abbia svolto attività di marketing e vendita che stabiliscano il riconoscimento nella mente del decisore. Ci sono due modi per farlo:
Crea una presenza pubblica. Si tratta di pubblicità, social network, pubbliche relazioni, sponsorizzazione di conferenze, invio di relatori a conferenze, pubblicazione di newsletter e così via.
Crea una presenza personale. Consiste nello stabilire il riconoscimento attraverso chiamate di vendita, riunioni con i clienti, e-mail, note, messaggi e telefonate.
4. Analizza il tuo approccio.
Ora che hai fatto le tue ricerche e hai gettato le basi, fai un brainstorming sulla situazione del cliente e sul tuo approccio per aiutarlo. Usa queste domande per iniziare la discussione:
- Qual è il problema o il problema del cliente?
- Perché questo problema è importante per loro?
- Quali parti dell'azienda sono interessate da questo problema?
- Quali obiettivi aziendali non vengono raggiunti a causa di questo problema?
- In che modo il cliente misurerà il successo della soluzione?
- Di queste misure di successo, qual è la più importante per loro?
- Cosa, precisamente, proporremo?
- Come faremo questo lavoro?
- Che prova possiamo offrire che siamo qualificati e competenti?
- Quale promessa quantitativa (proposta di valore) siamo disposti a fare?
- Come possiamo dimostrare che il valore che ci proponiamo di offrire è credibile?
5. Scrivi il sommario esecutivo.
Contrariamente alla credenza popolare, il sommario esecutivo NON è un riassunto dei contenuti della proposta. È una sintesi dei problemi di base, della soluzione proposta e dei risultati promessi. I riassunti esecutivi efficaci sono strutturati in questo modo:
- Problema, bisogno o obiettivo.
- Risultato previsto.
- Panoramica della soluzione.
- Chiamare all'azione.
Leggi di più: Come scrivere un riassunto esecutivo
6. Scrivi il corpo della proposta.
Il corpo contiene spiegazioni dettagliate su come svolgerai il lavoro, le persone coinvolte, la tua precedente esperienza di successo in questo settore, i clienti precedenti che hai aiutato su progetti simili e le prove della tua competenza principale e della stabilità finanziaria.
In molti casi, il cliente avrà già definito la struttura della proposta o fornito un modello. Se è così, segui quella struttura Esattamente . Secondo Sant, le decisioni vengono solitamente prese in base al sommario esecutivo, ma non seguire un modello ti squalifica automaticamente, a prescindere.
7. Modifica il tutto senza pietà.
L'aspetto è importante quanto il contenuto. Non dovrebbero esserci errori grammaticali evidenti e un minimo assoluto di errori tipografici. Se è incluso il boilerplate (materiale standardizzato da altre proposte), deve essere accuratamente personalizzato per adattarsi alla situazione del cliente.
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Siate estremamente attenti a modificare eventuali passaggi che potrebbero contenere i nomi di altre società per le quali il boilerplate è stato utilizzato in passato. Molte proposte sono state scartate semplicemente perché l'autore della proposta ha lasciato il nome di uno dei concorrenti del cliente in un paragrafo sollevato da una vecchia proposta.
Se prendi sul serio una proposta, ti consiglio caldamente, oltre a fare la tua modifica interna, di assumere un copyeditor indipendente per esaminare l'intera proposta. Io uso Testo puro , ma sono sicuro che ci sono altri servizi che sono quasi altrettanto buoni.
