La casella di posta elettronica di Merlin Mann è piena di confusione. È imbarazzante per lui ammetterlo. È il tizio che ha inventato il concetto di posta in arrivo zero.
Mann è un guru della produttività che ha lanciato il sito Web 43folders.com nel 2004. Ben presto ha iniziato a predicare il vangelo della posta in arrivo zero negli articoli sul suo sito. Il newyorkese lo descrisse come un 'sistema di gestione della posta elettronica rivoluzionario'. Mann ha dato un Google Tech Talk sulla posta in arrivo zero. Ha preso piede a macchia d'olio.
Raggiungere la casella di posta zero è diventato così ricercato che l'app molto popolare Mailbox ha progettato la sua intera strategia di prodotto per raggiungere la casella di posta zero. Quando sei arrivato lì, hai ricevuto un glorioso messaggio 'Hai finito' su una bella immagine. L'immagine cambiava ogni volta, ludicando l'esperienza. (Dropbox ha acquisito Mailbox e l'ha chiusa nel 2016.)
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Ma Mann dice che lo stiamo facendo male. In un'intervista a Wired UK , spiega come tutti abbiamo perso il punto sulla posta in arrivo zero e cosa dovremmo fare invece.
Smetti di trattare la posta in arrivo zero come un mezzo per raggiungere un fine.
Cosa c'è di così utile nell'azzerare la posta in arrivo? Potrebbe essere essere in grado di dire che l'hai fatto. Si sente bene. Tuttavia, a causa del volume di email che riceviamo in questi giorni, forse non è più un obiettivo ammirevole.
Quando Mann ha svelato per la prima volta il concetto di posta in arrivo zero, aveva una casella di posta. Oggi ne abbiamo dozzine in più che potrebbero essere considerate caselle di posta.
E-mail di lavoro
E-mail personale
DM di Twitter
Facebook Messenger
DM di Instagram
allentato
Messaggi di testo
Mann ha detto Cablata dovresti analizzare come stai spendendo il tuo tempo su queste varie caselle di posta. Se la tua attenzione è così scarsa perché rispondi continuamente ai messaggi provenienti da tutti questi luoghi, non sorprende che tu ti senta stressato.
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Abbi un po' di grazia con te stesso. Accetta che non puoi fare tutto. Dimentica di rispondere ad ogni singolo messaggio. Lasciare indugiare alcune delle cose meno importanti ti darà un po' di pace.
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Ma questa non è una scusa per rinunciare e smettere di rispondere a qualsiasi cosa. I ricercatori Microsoft hanno scoperto che ignorare le e-mail era un segno rivelatore di un cattivo manager. Devi ancora rimanere in cima agli elementi prioritari nella tua casella di posta. Sta a te decidere quali sono queste priorità.
Diffida dell'approccio clean slate.
Anno nuovo, decennio nuovo. Perché non optare per l'opzione nucleare e premere cancella su tutto? Pulisci la lavagna e ricomincia da capo.
È un'idea terribile, dice Mann. Invece, identifica le aree chiave di interesse. Forse puoi premere Elimina su un certo tipo di email, come notifiche o promozionali.
Ma risparmia le cose importanti. Inizia a formulare una strategia per valutare ciò che è importante e ciò che non lo è. Esistono vari metodi per ridurre al minimo il tempo speso per la posta elettronica. Mann suggerisce di dedicare del tempo tre volte al giorno per recuperare la posta in arrivo. Alcuni esperti di produttività consigliano di non controllare la posta elettronica per prima cosa al mattino, così puoi concentrarti invece su attività di lavoro profonde.
Queste strategie potrebbero non funzionare per tutte le persone, specialmente quelle il cui lavoro richiede risposte rapide alle e-mail. Se hai una certa flessibilità riguardo alla posta elettronica, ecco alcuni approcci:
Elimina l'app di posta elettronica dal telefono quando sei in vacanza. Niente panico. È facile scaricare di nuovo l'app quando sei di nuovo online.
Se devi inviare un'e-mail nei fine settimana o durante le ore dispari per recuperare il ritardo, pianificali per arrivare durante l'orario di lavoro. Questo è particolarmente importante se ricopre un ruolo di leadership in modo da dare l'esempio e non perpetuare una cultura sempre attiva. Se invii email per tutti i fine settimana, anche i tuoi subordinati diretti riterranno di averne bisogno.
Disattiva le notifiche, e-mail e altro, in modo da non essere costantemente distratto da ping urgenti ma non necessariamente importanti.
