La pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è un metodo per utilizzare la tecnologia informatica per collegare varie funzioni, come contabilità, controllo dell'inventario e risorse umane, in un'intera azienda. ERP ha lo scopo di facilitare la condivisione delle informazioni, la pianificazione aziendale e il processo decisionale a livello aziendale. L'ERP ha avuto una forte visibilità a metà degli anni '90 e si stava ancora sviluppando energicamente a metà degli anni 2000, un decennio dopo. ERP ha goduto di una grande popolarità tra i grandi produttori tra la metà e la fine degli anni '90. La maggior parte dei primi sistemi ERP consisteva in computer mainframe e programmi software che integravano i vari sistemi più piccoli utilizzati in diverse parti di un'azienda. Poiché i primi sistemi ERP potevano costare fino a 2 milioni di dollari e impiegare fino a quattro anni per essere implementati, il mercato principale per i sistemi erano le aziende Fortune 1.000.
'Durante gli anni '90, la maggior parte delle grandi aziende industriali ha installato sistemi di pianificazione delle risorse aziendali, ovvero enormi applicazioni informatiche che consentono a un'azienda di gestire tutte le sue operazioni (finanza, pianificazione dei requisiti, risorse umane ed evasione degli ordini) sulla base di un unico, insieme integrato di dati aziendali', hanno scritto Dorien James e Malcolm L. Wolf in Il trimestrale McKinsey . 'ERP ha promesso enormi miglioramenti in termini di efficienza, ad esempio intervalli più brevi tra ordini e pagamenti, requisiti di personale di back-office inferiori, inventario ridotto e servizio clienti migliorato. Incoraggiate da queste possibilità, le aziende di tutto il mondo hanno investito circa 300 miliardi di dollari in ERP durante il decennio.'
Alla fine degli anni '90 le vendite dei sistemi ERP iniziarono a rallentare. Alcuni produttori avevano riscontrato problemi di implementazione. Anche altri fattori hanno iniziato a influenzare i sistemi ERP sia nella progettazione che nella distribuzione. Molte aziende hanno sviluppato stretti rapporti con clienti e fornitori e hanno iniziato a condurre affari su Internet su vasta scala. Le piccole reti basate su PC sono diventate molto più veloci, flessibili ed economiche dei mainframe. Dopo la lenta ripresa dalla crisi economica degli anni 2000, l'ERP è diventato molto più strettamente associato ai sistemi basati sul web, che lo hanno anche riportato alla ribalta. Nel 2006, ad esempio, banchiere americano la rivista ha intervistato esperti nel settore bancario che hanno visto l'ERP come un nuovo strumento nel commercio elettronico business-to-business, con gli ERP che comunicano tra loro tramite il Web.
VANTAGGI E SVANTAGGI DI ERP
Quando l'idea è stata presentata per la prima volta, l'ERP era una soluzione interessante per molte grandi aziende perché offriva così tanti potenziali usi. Ad esempio, lo stesso sistema potrebbe essere utilizzato per prevedere la domanda di un prodotto, ordinare le materie prime necessarie, stabilire programmi di produzione, tenere traccia delle scorte, allocare i costi e progettare misure finanziarie chiave. L'ERP 'agisce come una spina dorsale di pianificazione per i processi aziendali principali di un'azienda', ha scritto Gary Forger Movimentazione moderna dei materiali . 'Oltre a dirigerne molti, il sistema collega anche questi vari processi utilizzando i dati provenienti da tutta l'azienda. Ad esempio, un tipico sistema ERP gestisce funzioni e attività diverse come distinte base, inserimento ordini, acquisti, contabilità fornitori, risorse umane e controllo delle scorte, solo per citare alcuni dei 60 moduli disponibili. Se necessario, ERP è anche in grado di condividere i dati di questi processi con altri sistemi software aziendali.' Un altro importante vantaggio dei sistemi ERP era che consentivano alle aziende di sostituire un groviglio di complesse applicazioni informatiche con un unico sistema integrato.
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Nonostante questi potenziali vantaggi, tuttavia, i sistemi ERP continuano a generare un costo. L'implementazione richiede un notevole impegno di tempo da parte del dipartimento IT (Information Technology) dell'azienda o di professionisti esterni. Un articolo in informatica , ad esempio, citando un sondaggio su 100 organizzazioni, ha mostrato che solo il 5% dei manager IT 'è stato in grado di installare i pacchetti ERP immediatamente'. D'altra parte, solo il 9% ha segnalato un lavoro di personalizzazione molto significativo. Inoltre, poiché i sistemi ERP interessano la maggior parte dei principali reparti di un'azienda, tendono a creare cambiamenti in molti processi aziendali. L'implementazione dell'ERP richiede quindi nuove procedure, formazione dei dipendenti e supporto sia manageriale che tecnico. Di conseguenza, molte aziende considerano il passaggio all'ERP un processo lento e doloroso. Una volta completata la fase di implementazione, alcune aziende hanno difficoltà a quantificare i vantaggi ottenuti dall'ERP.
SOLUZIONI ERP PER LE PICCOLE IMPRESE
Poiché le vendite di sistemi ERP alle grandi aziende manifatturiere hanno iniziato a rallentare, alcuni fornitori hanno spostato la loro attenzione su aziende più piccole. Secondo un sondaggio della ricerca AMR riportato in Movimentazione moderna dei materiali , il mercato complessivo dei sistemi ERP è cresciuto del 21% nel 1998, nonostante il fatto che le vendite ad aziende con ricavi superiori a 1 miliardo di dollari siano diminuite del 14% nello stesso periodo. 'Le applicazioni ERP non sono più solo roba da grandi aziende', ha osservato Constance Loizos in Settimana dell'industria . 'Mentre le aziende manifatturiere da miliardi di dollari stanno ora completando le loro implementazioni ERP, i clienti di medie dimensioni, testimoni dei processi aziendali migliorati dei leader del mercato manifatturiero, stanno iniziando a perfezionare le proprie operazioni'¦. Invariabilmente la ragione più sostanziale per le aziende di implementare ERP è che senza di esso, rimanere competitivi è un'impossibilità pratica. Il mondo degli affari si sta avvicinando sempre di più a un modello completamente collaborativo e ciò significa che le aziende devono condividere sempre più con i propri fornitori, distributori e clienti le informazioni interne che un tempo proteggevano con tanta forza.'
Naturalmente, le piccole e medie imprese, così come quelle coinvolte nei servizi piuttosto che nelle industrie manifatturiere, hanno risorse, infrastrutture ed esigenze diverse rispetto alle grandi società industriali che hanno fornito il mercato originale per i sistemi ERP. I fornitori dovevano creare una nuova generazione di software ERP che fosse più facile da installare, più gestibile, richiedesse meno tempo di implementazione e comportasse minori costi di avvio. Molti di questi nuovi sistemi erano più modulari, il che consentiva di procedere con l'installazione a piccoli incrementi con un minore supporto da parte dei professionisti dell'informatica. Altre piccole imprese hanno scelto di esternalizzare le proprie esigenze ERP ai fornitori. Per un importo fisso, il venditore avrebbe fornito la tecnologia e il personale di supporto necessari per implementarla e mantenerla. Questa opzione si è spesso rivelata più semplice ed economica rispetto all'acquisto e all'implementazione di un intero sistema, in particolare quando il software e la tecnologia sembravano diventare obsoleti nel giro di pochi anni.
ERP E INTERNET
Un'altra tendenza nello sviluppo e nell'utilizzo di ERP riguarda i fornitori che mettono il software a disposizione delle aziende clienti su Internet. Conosciuto come ERP ospitato o ERP distribuito sul Web, questa tendenza ha anche contribuito a rendere i sistemi ERP disponibili per le piccole imprese. Quando un'azienda sceglie di eseguire i propri sistemi ERP tramite un host basato sul Web, il software non viene acquistato o installato dall'azienda cliente. Al contrario, risiede sul computer host del fornitore, dove i client vi accedono tramite una connessione Internet. 'Piuttosto che disperdere l'ERP in più siti aziendali e sostenere i costi di molti server necessari per eseguire il software, l'ERP distribuito sul Web centralizza il sistema', ha osservato Forger. 'Utilizzando il Web per accedere a un singolo sistema ERP in una posizione centrale, le aziende possono ridurre i propri investimenti IT su due fronti: hardware e personale'.
L'esecuzione di sistemi ERP su un computer host solleva le piccole imprese dalla necessità di acquistare un computer mainframe o assumere specialisti di tecnologia dell'informazione per supportare il sistema. Inoltre, questa disposizione consente alle aziende clienti di risparmiare denaro pagando solo per le applicazioni ERP che utilizzano anziché dover acquistare un certo numero di moduli. In effetti, i fornitori di ERP agiscono come fornitori di servizi applicativi (ASP) per diverse aziende clienti. 'I sistemi forniti dagli ASP sono particolarmente attraenti per le start-up che non possono prevedere in modo affidabile i loro futuri volumi di affari, non possono permettersi di pagare per sistemi ERP di primo livello e non vogliono sostituire continuamente i più economici, meno capaci sistemi man mano che le loro attività crescono', hanno spiegato James e Wolf.
L'ERP SI ESPANDE LUNGO LA CATENA DI FORNITURA
I sistemi ERP tradizionali riguardavano l'automazione dei processi e la connessione di sistemi informativi disparati all'interno di un'impresa. Ma alla fine degli anni '90, un numero crescente di aziende ha rivolto la propria attenzione all'esterno, alla collaborazione e alla creazione di collegamenti tecnologici con altre aziende della catena di approvvigionamento. 'Sempre più i produttori dei paesi sviluppati stanno diventando parte della linea di progettazione e produzione dei loro clienti', ha scritto Richard Adhikari in Settimana dell'industria . 'Una pianificazione rigorosa richiede l'automazione della catena di approvvigionamento e le funzioni di pianificazione delle risorse aziendali e l'implementazione di collegamenti di comunicazione elettronica'. I fornitori di ERP hanno risposto a questa tendenza integrando i sistemi ERP con altri tipi di applicazioni, come l'e-commerce, e persino con le reti informatiche di fornitori e clienti. Questi sistemi ERP interconnessi sono noti come soluzioni aziendali estese.
I sistemi ERP si sono espansi per includere diverse nuove funzioni. Ad esempio, le funzioni di integrazione delle applicazioni collegano l'ERP ad altri sistemi software che influiscono sulla catena di approvvigionamento. Le funzioni di visibilità offrono alle aziende una panoramica dell'inventario e del suo stato mentre si sposta lungo la catena di approvvigionamento. Il software di pianificazione della catena di approvvigionamento aiuta a creare piani ottimali per la produzione e la consegna delle merci. Allo stesso modo, il software di gestione delle relazioni con i clienti personalizza il modo in cui un fornitore tratta individualmente ciascun cliente. ERP è stato anche adattato per supportare l'e-commerce facilitando l'evasione e la distribuzione degli ordini, semplificando il processo di approvvigionamento elettronico e tenendo traccia delle informazioni sui clienti e sui loro ordini.
SCEGLIERE UN FORNITORE ERP
I principali fornitori del settore sono SAP della Germania; Oracolo; J.D. Edwards; PeopleSoft; e Baan dei Paesi Bassi. Gli sforzi di marketing dei leader continuano a rivolgersi a grandi clienti aziendali e si sono concentrati sull'automazione della produzione, della distribuzione, delle risorse umane e dei sistemi finanziari. Ma numerosi fornitori più piccoli sono attivi nel mercato al servizio di clienti aziendali più piccoli e si sono concentrati su applicazioni di nicchia.
Loizos ha delineato una serie di fattori che le piccole imprese devono considerare nella scelta di un fornitore ERP. Ad esempio, ha sottolineato che l'implementazione di un sistema ERP è una decisione importante per la tecnologia dell'informazione che richiede tempo e risorse, quindi le aziende dovrebbero evitare di scegliere un fornitore troppo rapidamente. Invece, ha raccomandato alle piccole imprese di valutare attentamente le loro esigenze e di elaborare un elenco di problemi aziendali che si aspettano che il sistema ERP le aiuti a risolvere. Loizos ha anche suggerito alle aziende di ricercare a fondo i potenziali fornitori di ERP, esaminando la loro reputazione nel settore, ma anche controllando le referenze e intervistando i clienti precedenti. Ha raccomandato di evitare più fornitori, se possibile, e di assicurarsi che il fornitore scelto sia appropriato per la crescita futura e i piani di espansione della piccola impresa. Infine, ha osservato che le aziende dovrebbero garantire che il finanziamento del progetto sia in atto prima della firma del contratto.
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I FATTORI DI UN'IMPLEMENTAZIONE DI SUCCESSO ERP
Una volta che una piccola impresa ha deciso di installare un sistema ERP e selezionato un fornitore, ci sono una serie di passaggi che l'azienda può intraprendere per garantire un'implementazione di successo. Nel suo articolo, Forger ha osservato che è più probabile che l'implementazione dell'ERP abbia successo se l'azienda la posiziona come un problema aziendale strategico e lo integra con uno sforzo di riprogettazione del processo. Naturalmente, il sistema ERP dovrebbe adattarsi alla strategia complessiva dell'azienda e aiutarla a servire i propri clienti. Potrebbe anche essere utile trovare un leader appassionato per il progetto e selezionare un team di progetto dedicato e interfunzionale. Il proprietario di una piccola impresa dovrebbe assicurarsi che queste persone abbiano il potere di prendere decisioni sul processo di implementazione dell'ERP.
Forger consiglia alle aziende di attaccare il progetto di implementazione in fasi brevi e mirate, lavorando a ritroso da scadenze mirate per creare un senso di urgenza. Può essere utile iniziare con i sistemi più basilari e poi espandersi ad altre aree funzionali. Forger suggerisce inoltre di utilizzare tecniche di gestione del cambiamento per gestire la dimensione umana del progetto, poiché l'ERP richiede un grande supporto da parte delle aree interessate dell'azienda. Infine, sottolinea che una volta che il sistema ERP è in atto, le aziende devono interpretare i dati raccolti con attenzione e precisione se il sistema deve contribuire alla pianificazione aziendale.
Sebbene i sistemi ERP possano sembrare complessi e costosi, anche le piccole imprese trovano sempre più necessario investire in tale tecnologia per rimanere competitive. 'I sistemi ERP vengono implementati oggi per fornire una base stabile per un numero crescente di aziende in tutti i segmenti, dalle dot-com alle principali case automobilistiche', ha scritto Dave Morrison in Gestione CMA . 'Il numero di implementazioni lungo la catena di approvvigionamento e nelle piccole e medie imprese è in costante crescita poiché i costi iniziali vengono ridotti insieme al costo complessivo di proprietà. Le versioni preconfigurate e pre-testate stanno ora tagliando efficacemente i costi di implementazione riducendo la complessità e i rischi del progetto. Questi nuovi sistemi stanno fornendo un netto vantaggio nello sviluppo e forniscono alla produzione un prodotto stabile e completamente testato. La metodologia è in continua evoluzione ei risultati sono molto positivi.'
BIBLIOGRAFIA
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