La mia casella di posta in questo momento contiene 93 e-mail, 15 delle quali non lette. Quanti ne avete?
Negli ultimi anni, Inbox Zero è diventata una popolare tecnica di gestione del tempo. Sviluppato da Merlin Mann, Inbox Zero sostiene che la tua casella di posta in arrivo sia sempre vuota. I sostenitori di Inbox Zero si vantano di essere superiori a tutti noi. Poiché sono in grado di mantenere una casella di posta vuota, hanno ottenuto un cervello ordinato e possono concentrarsi meglio sulle cose importanti.
Questo mi fa impazzire. Inbox Zero è una completa perdita di tempo. Mi considero un esperto in poche cose al mondo e la gestione del tempo è una di queste. Avere una casella di posta attuale e minima è davvero prezioso, ma assicurarsi che la mia casella di posta sia a zero ogni giorno è uno spreco e una distrazione.
Ecco cinque tecniche di gestione del tempo che sceglierei su Inbox Zero in qualsiasi giorno della settimana:
1. Boomerang
Boomerang è un'estensione di Gmail. È il miglior strumento di gestione del tempo che ho scoperto nella mia carriera professionale. Se stai aspettando una risposta da un'e-mail che invii, puoi scegliere di far apparire quell'e-mail nella parte superiore della tua casella di posta in una data e un'ora successive a tua scelta, se non hai ricevuto una risposta entro quell'ora. Puoi anche comporre un'e-mail in qualsiasi momento della giornata e inviarla in un secondo momento. Scriverò spesso e-mail alle 23:00 o alle 6:00 e utilizzerò Boomerang per inviarle durante l'orario di lavoro, in modo da non disturbare i miei compagni di squadra.
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2. Trello
Trello è uno strumento gratuito di gestione delle attività, disponibile sia su web che su dispositivi mobili. Trello ti consente di dare priorità alle attività e formare vari elenchi. Puoi avere un elenco di 'Attività da fare oggi', un elenco di 'Chiamate da fare' e altro ancora. Le opzioni sono infinite.
Puoi persino inoltrare qualsiasi email a Trello. All'interno di una bacheca Trello, fai clic su 'Mostra menu', quindi su 'Altro', quindi su 'Impostazioni da email a scheda'. Troverai un indirizzo email univoco. Inoltra eventuali email a questo indirizzo email e verranno aggiunte alla tua bacheca Trello.
Questo è molto utile per tutte quelle e-mail che sono in realtà elementi 'da fare' e che non sono necessariamente sensibili al tempo, ma che si desidera affrontare ad un certo punto.
3. Filtri e-mail e annullamento dell'iscrizione
Entrambi hanno lo stesso scopo: saltare la posta in arrivo. L'annullamento dell'iscrizione alle liste di posta elettronica richiede tempo, ma è un enorme risparmio di tempo e vale la pena investire. Per le e-mail che desideri ricevere ma che non devi leggere, come i coupon per i tuoi negozi preferiti e le mailing list, imposta un filtro e-mail per saltare la tua casella di posta e andare direttamente a un'etichetta e-mail.
Ho un'etichetta chiamata 'Sconti e offerte'. In questo modo, ogni volta che sono sul mercato per uno sconto, vado semplicemente in questa cartella e vedo cosa è disponibile.
4. Elenco dei primi tre
Leggere le e-mail non appena arrivano è completamente arbitrario e reattivo, l'opposto di priorità e proattività.
Invece di essere ammanettato alla tua e-mail tutto il giorno, crea un elenco ogni mattina con le prime tre attività lavorative e le prime tre attività personali che intendi completare entro la fine della giornata. Conservo le mie prime tre liste in Trello. Anche la carta funziona, così come qualsiasi altro posto in cui scegli di conservare l'elenco. Le attività dovrebbero essere abbastanza piccole da poter essere completate.
Se devi scrivere una revisione delle prestazioni ed è prevista entro una settimana, i primi tre compiti potrebbero essere dedicarci 30 minuti oggi.
5. Disattiva TUTTE le notifiche e-mail
Sai chi sei: se non riesci a tenere una conversazione senza controllare il telefono o l'orologio, promettimi che ti impiegherai 10 minuti oggi e disattiverai le notifiche.
Credo che non dovrebbero esserci notifiche sui laptop e solo notifiche di messaggi di testo sui telefoni. L'apertura costante delle e-mail solo per rispondere immediatamente o per estrarle dalla posta in arrivo, anche se utilizzerai Boomerang per rimandarle a un altro giorno, richiede il cambio di attività senza interruzioni.
La ricerca ha dimostrato che il multitasking è inefficiente e quelli di noi che possono concentrarsi su un solo compito hanno un enorme vantaggio. Se non riesci a disattivare tutte le notifiche, disattivane quante più possibile.
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6. Dì solo di no
E infine, se tutto il resto fallisce, basta dire di no. È un mito che devi soddisfare tutte le richieste.
Non essere scortese e fantasma, ma se hai un compito che non sembra mai abbastanza importante da svolgere questa settimana, dì alla persona che non puoi aiutarla. Oppure, trova un modo per aiutarli che richiede cinque minuti o meno del tuo tempo. E, se conosci qualcun altro che potrebbe apprezzare l'opportunità di svolgere il compito, vedi se puoi collaborare e coinvolgere altri per assumere il lavoro.
