Se possiedi o gestisci un'azienda con dipendenti e ti sei occupato tu stesso del tuo libro paga, potrebbe essere il momento di prendere in considerazione la possibilità di trovare una società di elaborazione delle buste paga. La buona notizia è che individuare il miglior servizio di buste paga per la tua piccola impresa non dovrebbe essere complicato perché ciò che fanno queste aziende è abbastanza semplice:
- Elaborano il tuo libro paga, ovvero si dividono gli stipendi e poi trasferiscono denaro nei conti dei dipendenti o stampano assegni fisici per te, e
- Preparano le dichiarazioni fiscali obbligatorie e periodiche, nonché i pagamenti delle imposte. Quindi generano anche tutte le dichiarazioni fiscali di fine anno necessarie, inclusi W2 e 1099.
Dire che il libro paga dovrebbe essere facile è vero Se la tua situazione è semplice e lineare. Tuttavia, anche così, anche se gestisci una microimpresa e sei l'unico dipendente, ci sono comunque alcuni fattori complicati che devi tenere a mente quando scegli un servizio o un software per la gestione degli stipendi.
Ad esempio, alcuni anni fa, gestivo un'azienda regionale di elaborazione paghe fuori New York e sono rimasto sorpreso da quanto complicato potesse essere il processo di configurazione per molti dei nostri clienti, la maggior parte dei quali erano piccole imprese con pochi dipendenti. Alcuni dipendenti sono stati pagati a ore mentre altri erano dipendenti stipendiati. Tuttavia, sebbene la maggior parte dei nostri clienti fosse 'piccola', dovevamo comunque essere estremamente cauti (come fai tu) perché gli errori possono essere costosi. In effetti, indipendentemente dalla situazione, eventuali errori nel pagamento dei dipendenti, dei fornitori di benefici, delle autorità fiscali, dei tribunali, ecc. possono avere un impatto molto negativo sulla tua attività.
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Quindi la linea di fondo è che, indipendentemente dalle dimensioni della tua attività, scegliere il giusto servizio di buste paga è fondamentale perché deve essere fatto bene, la prima volta e ogni volta.
Cosa cercavamo
Prima di iniziare, abbiamo cercato alcune funzionalità che ci hanno aiutato a determinare cosa fanno i migliori servizi di libro paga per i loro clienti. Ovviamente stavamo cercando un servizio che, come minimo, gestisse le basi del libro paga: cose come pagare i dipendenti con versamenti diretti o assegni stampati, preparare e compilare report fiscali trimestrali e di fine anno ed effettuare pagamenti corrispondenti.
Prezzi
Come con qualsiasi servizio aziendale, il prezzo sarà sempre una considerazione fondamentale. Ma come fai a sapere cosa cercare rispetto ai prezzi? Per cominciare, ti suggeriamo di cercare un servizio che offra un prezzo base fisso e poi aggiunga una tariffa extra predeterminata in base al numero di dipendenti che verranno pagati tramite il servizio paghe. Questa 'tassa di base' in genere include l'elaborazione del libro paga, la preparazione della dichiarazione dei redditi e il pagamento delle imposte sui salari. Le funzionalità aggiuntive avranno un costo aggiuntivo.
Attenzione: se la società di gestione degli stipendi non è trasparente sui prezzi, potresti voler continuare la ricerca. Sapere esattamente quanto pagherai non è chiedere molto. Alcune aziende rendono chiare le loro commissioni sul loro sito Web, ma capiscono anche questo: abbiamo scoperto che la maggior parte delle grandi società di gestione degli stipendi, come Paychex e ADP, non erano molto aperte sui prezzi sui loro siti e richiedevano invece di parlare con un venditore rappresentante per ottenere un preventivo. Lo scopo della chiamata di vendita non dovrebbe quindi essere una sorpresa: vogliono venderti. Detto questo, l'abbiamo fatto non trovare queste chiamate di vendita per essere un grande deterrente.
Garanzia di dichiarazione dei redditi
Le ragioni principali per assumere una società di elaborazione buste paga sono per aiutarti a gestire le buste paga (duh!), Ma anche per assisterti con il governo, le tasse e le dichiarazioni fiscali. Pertanto, un'altra cosa da cercare è la garanzia che non sarai responsabile per eventuali errori commessi dal processore; cose come perdere una scadenza per la dichiarazione dei redditi o non effettuare i pagamenti delle tasse (dovrebbero essere colpa del fornitore di servizi). In definitiva, sei responsabile di questo come piccolo imprenditore, ma dovresti fare ricorso se qualcun altro commette l'errore
Facilità d'uso
Questa è la chiave. Con quasi tutte le società di elaborazione paghe, devi eseguire tu stesso il lavoro di immissione dei dati e la società di gestione delle paghe si occupa di tutte le operazioni di back-end. Pertanto, una cosa da cercare è un sistema che offra un sistema di immissione dei dati facile e intuitivo. Se il sistema è difficile da usare, ci vorrà più tempo per fare il tuo libro paga.
Altre caratteristiche da cercare
Ci saranno invariabilmente cose specifiche per i singoli settori o potresti avere qualche caratteristica specifica che devi soddisfare (come il pagamento di mance o costi specifici del lavoro). Assicurati di tenere a mente queste cose mentre fai la tua analisi e, se hai una chiamata con uno dei loro rappresentanti, assicurati di sollevare queste cose durante la chiamata. Devi sapere che qualunque azienda tu scelga è abbastanza flessibile da soddisfare le tue esigenze individuali. Tieni presente, tuttavia, che più flessibile è il sistema, generalmente più costoso.
Nota dell'editore: cerchi servizi per il libro paga per la tua azienda? Se desideri informazioni che ti aiutino a scegliere quello che fa per te, usa il questionario qui sotto per avere il nostro partner, BuyerZone, fornirti informazioni gratuitamente:
I migliori servizi di elaborazione paghe
ADP
ADP è la più grande e probabilmente più nota società di elaborazione paghe negli Stati Uniti. ADP offre servizi ad aziende che vanno dalle piccole imprese di uno o due dipendenti fino alle multinazionali che superano i 1.000 dipendenti e oltre.
Con il servizio per le piccole imprese di ADP, riceverai il software e i servizi per il libro paga e la dichiarazione dei redditi che ti aspetteresti, ma anche alcuni vantaggi interessanti come il monitoraggio di orari e presenze, la pianificazione dei benefici e i servizi assicurativi. Offrono anche (a un costo aggiuntivo) varie opzioni per pagare i tuoi dipendenti, tra cui deposito diretto, carte VISA prepagate, consegna senza carta e persino assegni stampati già confezionati in buste. Il pacchetto base per le piccole imprese include anche la dichiarazione dei redditi di fine anno e la preparazione di W2 e 1099.
Come indicato, dovrai effettivamente parlare con un rappresentante per ottenere un preventivo da ADP, ma dal punto di vista del prodotto, forniscono un servizio di livello mondiale.
Paychex
L'altra grande azienda di elaborazione paghe è Paychex . Paychex offre servizi di buste paga per datori di lavoro medio-grandi e piccole aziende (meno di 50 dipendenti) con un prodotto chiamato 'Paychex Flex'. Questo è un sistema basato su cloud a cui puoi accedere da qualsiasi dispositivo e ti consente di elaborare le buste paga con pochi clic.
Con Paychex, come con Like ADP, per ottenere un preventivo, dovrai effettivamente parlare con una persona. E, come ADP, Paychex offre una vasta gamma di servizi aggiuntivi come servizi HR, PEO (Professional Employer Organization), sistemi contabili e persino prestiti alle piccole imprese.
Se stai cercando di ottenere servizi di libro paga di prim'ordine, le due sopra sono le società pubbliche più consolidate e superiori là fuori. Se vuoi garanzie, oltre a un'azienda che lavorerà per migliorare il suo prodotto, non devi guardare oltre questi due. Ma nota, pagherai un premio per il loro marchio e i loro prodotti. Se un prezzo basso è importante, continua a leggere.
SicuroPaghe
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SurePayroll è di proprietà di Paychex e si rivolge ai piccoli datori di lavoro. SurePayroll fornisce una piattaforma basata su cloud, deposito diretto, buste paga online e servizi di dichiarazione dei redditi. In particolare e bene, non ci sono costi di installazione e puoi trovare un preventivo effettivo sul sito.
Ecco un esempio: ho compilato il modulo di preventivo sul sito SurePayroll, indicando che gestivo un'azienda con cinque dipendenti, li pagavo due volte al mese e non avevo esigenze particolari (come il pagamento delle mance). Il preventivo che ho ricevuto era di $ 49,99 al mese e $ 5 per dipendente al mese. Ciò includeva anche l'elaborazione illimitata, quindi se pagassi il mio personale settimanalmente, sarebbe lo stesso prezzo. Per la mia piccola azienda di cinque dipendenti, il preventivo che ho ricevuto era di $ 74,99 al mese per elaborare il mio libro paga. Dolce.
Libro paga quadrato
Square fornisce anche una soluzione basata su cloud. Una cosa bella di Square è che offre la possibilità ai dipendenti di inserirsi nel sistema delle buste paga, il che è molto bello dal punto di vista della facilità d'uso. Square offre tutti i servizi di una società di elaborazione paghe che ti aspetteresti ed è molto chiaro sul prezzo dei suoi servizi.
Utilizzando lo stesso esempio di cinque dipendenti di cui sopra, il costo totale per l'abbonamento è stato di $ 50, un terzo in meno rispetto a Sure Payroll. In particolare, la tariffa era per un abbonamento mensile di $ 25 più $ 5 per dipendente.
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Una parola di cautela è che Square attualmente copre solo 19 stati, quindi se non ti trovi in uno di essi o hai dipendenti virtuali in uno degli stati per cui attualmente non offrono servizi, dovrai trovare un altro fornitore.
Saggio libro paga
Si dice che Sage abbia il più alto tasso di fidelizzazione dei clienti nel settore, e non è una cosa da poco.
Sage ha prodotti su misura per aziende di tutte le dimensioni. Per le aziende con meno di 10 dipendenti, il loro prodotto si chiama 'Sage Payroll Essentials'. Sage Payroll Essentials include deposito diretto, dichiarazioni e pagamenti fiscali, servizio clienti online (tramite chat), accesso online a buste paga, W2 e 1099. Una caratteristica particolarmente interessante è che ha un'interfaccia diretta con QuickBooks e questo semplifica davvero la tenuta dei registri. Il costo di Essentials è di $ 49,95 al mese.
Se hai bisogno di qualcosa di più robusto, il servizio completo di paghe di Sage rivaleggia con le più note società di paghe. Include il monitoraggio di orari e presenze, conformità delle risorse umane, piani 401k, verifica dei numeri di previdenza sociale e funzionalità estese di esportazione della contabilità generale. Per valutare il loro servizio completo sarà necessario richiedere un preventivo.
Ci sono letteralmente dozzine di altre società di elaborazione paghe. Abbiamo deciso di concentrare la nostra attenzione su queste aziende più grandi e note, principalmente per illustrare alcune delle differenze chiave di cui dovresti essere a conoscenza. Ti suggeriamo, oltre a controllare queste società, di andare su Google ed eseguire una ricerca per ' elaborazione buste paga vicino a me 'Questo ti fornirà un elenco di fornitori di servizi nella tua zona.
La linea di fondo
I servizi di libro paga che presentiamo sopra sono tutti servizi molto buoni e probabilmente saresti soddisfatto di uno di essi. Sì, dovrai lavorare un po' e avere alcune conversazioni, ma ottenere una terza parte per gestire il tuo libro paga e le tasse ti libererà per fare cose più importanti nella tua attività.
Nota dell'editore: cerchi servizi per il libro paga per la tua azienda? Se desideri informazioni che ti aiutino a scegliere quello che fa per te, usa il questionario qui sotto per avere il nostro partner, BuyerZone, fornirti informazioni gratuitamente:
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