Quando ricevi quasi 150 email di lavoro ogni giorno , la tua casella di posta può rapidamente diventare la rovina della tua esistenza.
Quella sofferenza aumenta esponenzialmente quando sei il leader di un'azienda.
Quindi, in che modo i massimi dirigenti come Bill Gates e Tim Cook gestiscono il loro travolgente flusso di posta in arrivo?
Il CEO di Amazon Jeff Bezos inoltra le email urgenti con un carattere aggiunto.
Quando un il cliente invia un'e-mail a Bezos per lamentarsi su qualcosa relativo ad Amazon, cosa che possono fare facilmente, Bezos inoltra spesso il messaggio alla persona appropriata all'interno dell'azienda, aggiungendo solo un carattere: '?'
'Quando i dipendenti di Amazon ricevono un'e-mail con punto interrogativo Bezos, reagiscono come se avessero scoperto una bomba ad orologeria', Businessweek riportato nel 2013 . 'In genere hanno poche ore per risolvere qualsiasi problema segnalato dall'amministratore delegato e preparare una spiegazione approfondita di come si è verificato, una risposta che verrà esaminata da una serie di manager prima che la risposta venga presentata a Bezos stesso'.
Il CEO di LinkedIn Jeff Weiner invia meno email.
La regola d'oro per la gestione della posta elettronica, secondo Weiner, è che se vuoi meno posta, invia meno posta.lui scrive su LinkedIn che la regola gli è venuta in mente in una precedente azienda quando, dopo che due colleghi contenti della posta elettronica hanno lasciato l'azienda, il traffico della sua casella di posta è diminuito di quasi il 30%.
'A quanto pare, non erano solo le loro e-mail a generare tutta l'attività della posta in arrivo: erano le mie risposte alle loro e-mail, le risposte delle persone che sono state aggiunte a quei thread, le risposte delle persone che quelle persone hanno successivamente copiato , e così via', scrive Weiner.
Continua: 'Dopo aver riconosciuto questa dinamica, ho deciso di condurre un esperimento in cui non avrei scritto un'e-mail a meno che non fosse assolutamente necessario. Risultato finale: materialmente meno email e una casella di posta molto più navigabile. Da allora ho cercato di attenermi alla stessa regola».
La cofondatrice di Birchbox, Katia Beauchamp, fa sì che i dipendenti includano una scadenza per la risposta.
Il CEO del servizio in abbonamento beauty-sample detto a Lifehacker insistere sul fatto che le persone del team indichino quando hanno bisogno di una risposta in tutte le e-mail è uno dei suoi migliori trucchi per risparmiare tempo.'Rende la priorità molto più veloce', ha detto.
Il CEO di Zappos Tony Hsieh impiega un team a tempo pieno di ninja di posta elettronica.
In un affascinante thread di Quora sulle abitudini di posta elettronica del CEO, Michael Chen, un risponditore che una volta ha incontrato Hsieh, ha scritto che il CEO di Zappos gli ha detto che aveva un team di quattro o cinque gestori di posta elettronica a tempo pieno.
'Fatto divertente, penso che i loro titoli ufficiali siano Email Ninja', ha detto Chen.
Jonathan M. Tisch, dirigente di Loews, non inizia mai un'e-mail con 'I'.
'Il mio capo mi ha detto che ogni volta che scrivi una lettera - e ora si applica alle e-mail di oggi - non iniziare mai un paragrafo con la parola 'io', perché questo invia immediatamente un messaggio che sei più importante della persona che con cui stai comunicando,' Tisch detto Adam Bryant del New York Times.
Dice che dover pensare a come iniziare una frase senza 'io' ti aiuta a diventare uno scrittore migliore e ti insegna come pensare davvero a un problema.
Il CEO di Apple Tim Cook legge la maggior parte delle sue oltre 700 e-mail.
Il CEO che si sveglia alle 3:45 ogni giorno each detto durante un'intervista con ABC che riceve tra le 700 e le 800 email al giorno:E ho letto la maggior parte di quelli... Ogni giorno, ogni giorno. Sono un maniaco del lavoro.
Il CEO di Microsoft Bill Gates ha la fortuna di avere troppo poche e-mail per preoccuparsi della posta in arrivo zero.
Gates ha detto 'Oggi' nel 2013 che riceveva solo tra le 40 e le 50 email al giorno.
«Quindi ne elabori alcuni e di notte torni da altri. Assicurati che se rimandi qualcosa, ti rifarai più tardi', ha spiegato.
La cofondatrice di Huffington Post, Arianna Huffington, ha tre email no-no.
Arianna Huffington (al centro) con le figlie Isabella e Christina Huffington.Huffington ha tre semplici regole per la posta elettronica :
1. Niente email per mezz'ora prima di andare a letto.
2. Non correre alle e-mail non appena si sveglia.
3. Nessuna e-mail mentre è con i suoi figli.
'L'ultima volta che mia madre si è arrabbiata con me prima di morire è stato quando mi ha visto leggere la mia email e parlare con i miei figli allo stesso tempo', ha scritto Huffington nel suo libro, ' Prosperare .' '[E] essere connessi in modo superficiale al mondo intero può impedirci di essere profondamente connessi a coloro che ci sono più vicini, inclusi noi stessi.'
Il CEO di Etsy Chad Dickerson ha un sistema per ricordare i contatti.
Il CEO del mercato online detto Fast Company che devi avere un sistema per tutto, non importa quale sia.
che etnia è scott disick
Ad esempio, ogni volta che incontra qualcuno di nuovo e aggiunge le sue informazioni di contatto alla sua rubrica, include una nota su quando si sono incontrati e di cosa hanno discusso. In questo modo, ogni volta che invia un'e-mail a qualcuno, può fare riferimento direttamente al loro incontro prima di andare avanti.
Il fondatore e CEO di Hint Water, Kara Goldin, si sveglia presto per controllare la posta elettronica.
Goldin considera la sua mattina una parte fondamentale della sua giornata e dedica le prime ore del mattino per controllare la sua posta elettronica e programmare.Dice che si dirige direttamente alla sua casella di posta alle 5:30 perché 'farlo mi dà una chiara comprensione di come saranno le prossime 12 ore e quali saranno le mie priorità una volta arrivato in ufficio'.
Il CEO e fondatore di Hootsuite, Ryan Holmes, perde la posta elettronica.
Quando è sopraffatto dalla sua casella di posta, A Holmes piace 'dichiarare bancarotta della posta in arrivo' ed eliminare tutto così può ricominciare da capo.
Raccomanda di farlo solo una volta ogni pochi anni e gli operatori dovrebbero aggiungere un messaggio di esclusione di responsabilità alla loro firma e-mail dopo aver eliminato i messaggi non letti. Qualcosa del tipo: 'Scusa se non sono tornato alla tua ultima email. Per diventare un comunicatore migliore nel 2015, ho recentemente dichiarato bancarotta e-mail', consiglia.
Il presidente esecutivo di Google, Eric Schmidt, risponde rapidamente a ogni email.
Nel suo libro ' Come funziona Google ', ha scritto l'ex CEO di Google, 'La maggior parte delle persone migliori e più impegnate che conosciamo agiscono rapidamente sulle loro e-mail, non solo per noi o per pochi mittenti selezionati, ma per tutti.'
Anche se la risposta è un semplice 'capito', Schmidt afferma che essere reattivi stabilisce un circuito di comunicazione positivo e una cultura incentrata sul merito.
Randi Zuckerberg, fondatore e CEO di Zuckerberg Media, mette in attesa la posta elettronica.
Zuckerberg racconta Marie Claire che ha due regole importanti quando si tratta di e-mail:
1. Aspetta almeno 20 minuti dopo essersi svegliata prima di controllare.
2. Rimanda l'invio di e-mail quando sa di sentirsi eccessivamente emotiva.
'Probabilmente tirerai un sospiro di sollievo per non averlo inviato dopo averlo letto di nuovo', dice.
Questo storia è apparso per la prima volta su Business Insider .
