Sei frustrato perché non hai fatto abbastanza.
Non sei solo. La mancanza di tempo (e la mancanza di gestione del tempo) è un'epidemia e un virus che divora la tua produttività.
Certo, ci sono migliaia di modi per gestire il tempo. Smartphone, pianificatori, lavagne bianche: ci sono strumenti a bizzeffe. Ma a meno che tu non consideri e perfezioni l'unica variabile che è la stessa in ogni scenario di gestione del tempo, nessuna quantità di strumenti, tattiche o gadget ti aiuterà.
Quella variabile è la tua mente. Il modo in cui pensi al tempo e come lo organizzi nella tua mente è la chiave.
Sai già che saltare da una cosa all'altra, da un progetto all'altro, spegnere gli incendi può essere esilarante, ma non è sostenibile o produttivo a lungo termine. Ecco alcuni modi per pensare al tempo e fare di più.
1. Prenditi due minuti per immaginare la tua giornata produttiva.
Prima di alzarti dal letto, o mentre inizi la tua routine mattutina, fissa un appuntamento con la mente. Trascorri due minuti immaginando la tua giornata tranquilla e produttiva. Immagina di rispondere alle emergenze con facilità e grazia, lavorando diligentemente e in modo concentrato sui tuoi progetti, gestendo tutte le tue e-mail e i messaggi in arrivo. Immaginati con una scrivania pulita, appuntamenti che producono risultati e una disposizione felice.
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2. Crea un tema e una promessa personale.
Forse stai lavorando a molti progetti e tutti hanno bisogno della tua attenzione. Puoi creare un tema per la tua giornata che ti ricordi come affronterai questi compiti, non come svolgerli. Prendi un foglietto adesivo (mi piacciono quelli rosa acceso) e scrivi questo:
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'Oggi il mio tema è __________' e riempi lo spazio vuoto con come affronterai oggi. Forse il tuo tema è 'positività' o 'pace' o 'grazia' o 'veloce' o 'concentrato'. Attaccalo da qualche parte dove puoi fare riferimento ad esso durante il giorno per ricordarti la tua promessa personale per come sarai oggi.
Puoi anche fare un tema per una settimana, un mese, un anno e anche per un'ora! I temi sono più sciolti degli obiettivi, ma ti permetteranno di rimanere in linea con i progetti e rimanere calmo ed equilibrato per tutto il tempo.
3. Prendi appuntamenti con te stesso.
Per rispettare te stesso e il tuo tempo, fissa degli appuntamenti con te stesso sul tuo calendario. E tienili. A volte il tuo appuntamento con te stesso sarà semplicemente un'ora per affrontare alcuni compiti. Va bene, purché rispetti te stesso tanto quanto rispetteresti chiunque altro con un appuntamento. Non essere tentato di cancellare te stesso a causa dell'emergenza di qualcun altro.
Quindi cosa fai quando qualcuno chiama per fissare un appuntamento durante l'orario programmato con te stesso? Digli che sei impegnato e offrigli un'altra volta. Se ti senti ansioso di perdere un cliente o un'opportunità, pensala in questo modo. Quando prendi un appuntamento con il dentista, dici loro quando sarai lì e ti aspetti che si destreggi, o adatti il tuo appuntamento al loro programma e alla loro disponibilità?
Il dentista ti dice esattamente a che ora puoi scegliere di sederti sulla sua sedia, non è il contrario. Dovrebbe essere lo stesso per te.
4. Pianifica la tua settimana per tipi di attività.
Innanzitutto, determina i tipi di attività che svolgi regolarmente. Questi possono includere amministrazione, e-mail, scrittura di proposte, appuntamenti e così via. Pianifica periodi di tempo regolari per svolgere questo tipo di attività. Prendi gli appuntamenti con i clienti al mattino e rispondi al pomeriggio. Metti questi blocchi di tempo sul tuo calendario e attieniti a loro per la massima produttività.
5. Oppure pianifica la tua settimana in base al tipo di orario.
Esistono quattro tipi di tempo: Focus, Flessibile, Famiglia e Tempo libero. (Sì, c'è tempo libero ma devi crearlo - non succede solo).
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Il focus e il tempo flessibile sono i più usati sul lavoro. Pianifica l'attenzione o il tempo ininterrotto all'ora. Quindi spegni tutto ciò che è una distrazione e mettiti al lavoro. Il tempo in famiglia è ovvio. Trova il tempo per la famiglia per mantenere l'equilibrio e la felicità nella tua vita. Il tempo libero significa libero da ciò che si avere fare e fare quello che vuoi volere fare.
Educa i tuoi colleghi e chiunque possa interromperti durante il tuo Focus Time sui tuoi piani. Potresti voler avere un segnale speciale 'non disturbare' o un gancio per la porta, un segno visibile, che stai trascorrendo del tempo ininterrotto e che sarà disponibile in seguito.
6. Allena il tuo cervello per mettersi al lavoro durante il tempo di messa a fuoco.
Sviluppa un rituale che alleni il tuo cervello a concentrarsi sul tempo. La musica funziona bene. Usa un auricolare e scegli musica che non ha parole, solo toni calmanti. Inizia la musica subito prima di volerti concentrare. Fallo ogni volta e molto presto ti ancorerai alla concentrazione ogni volta che la musica suona.
Fai queste poche cose o inizia con una e la tua produttività aumenterà.
