La maggior parte dei buoni leader aziendali non si tira indietro quando si tratta di proteggere le proprie aziende da minacce esterne come gli hacker. Ma cosa succede se la minaccia è sul? dentro , con i tuoi stessi dipendenti che ti rubano soldi?
Il problema si presenta dolorosamente spesso. In effetti, a sondaggio di oltre 1.200 persone di Chrome River Technologies, Inc. ha scoperto che un quarto degli intervistati è stato sorpreso a commettere frodi sulle spese. Questo comportamento sgradevole mette a rischio la capacità di completare le operazioni di base e di innovare, quindi è necessario eliminarlo il prima possibile.
I ladri tra noi
Il sondaggio Chrome River ha rilevato che gli uomini hanno molte più probabilità di attingere alle tue finanze rispetto alle donne. L'indagine ha rilevato che, rispetto alle femmine, i maschi sono
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- Quasi il doppio delle probabilità di commettere frodi sulle spese
- Più di quattro volte più probabilità di riempire una nota spese di $ 1.000
- Il 60,5 percento in più rispetto alle donne per riempire le note spese di $ 100- $ 499
- 62,2 percento in più di probabilità di non essere scoperti a falsificare le spese
- Ricezione di avvisi formali di frode sulle spese a un tasso superiore del 31,6% rispetto alle donne
Sesso a parte, il sondaggio di Chrome River ha anche scoperto che le frodi sulle spese sono più comuni tra i lavoratori di medio livello (58,1%). Anche i lavoratori più giovani (quelli di età inferiore ai 44 anni) rubano di più, rappresentando l'82,9% dei casi di frode sulle spese.
Cosa spinge a rubare
Ora, questo significa che le donne sono meno avide o più oneste degli uomini? Non necessariamente. Ma suggerisce che esistono norme culturali e sistemiche che consentono loro di rubare alle aziende più spesso e di essere scoperti a tassi relativamente bassi. Gli uomini tradizionalmente hanno detenuto autorità negli affari, ad esempio, e questo potrebbe portare alcuni maschi a sentirsi sia autorizzati che protetti.
Anne Becknell, SVP, Strategic Solutions for Chrome River, afferma che parte di ciò che porta gli uomini ad avere una maggiore incidenza e valore in dollari delle frodi è che la loro propensione al rischio è maggiore rispetto alle donne. Hanno più fiducia nella loro capacità di invertire il sistema e hanno maggiori probabilità di aumentare la posta in gioco se rubare importi inferiori è un successo.
Ma sfortunatamente, parte del comportamento potrebbe essere appreso direttamente, con anche la collusione in abbondanza.
'[Gli uomini] generalmente giustificano le loro azioni incolpando l'azienda', afferma Becknell. '[Fanno] affermazioni come 'se l'azienda decidesse di licenziare 100 dipendenti in modo da poter realizzare i propri profitti, non perderebbero il sonno per le famiglie colpite'. [...] E un 'preferito dai fan' è che gli è stato insegnato dai loro manager come 'giocare al sistema' e hanno continuato a portare avanti quando pensano che questa sia una tradizione accettabile.'
I lavoratori di livello inferiore potrebbero evitare di rubare perché non vogliono rischiare di sgretolare il lavoro e le basi della carriera che devono costruire. Probabilmente presumono che i datori di lavoro cercheranno di verificare non solo le competenze, ma anche l'integrità nei primi mesi o anni di lavoro. I lavoratori di livello medio, al contrario, potrebbero rischiare il furto una volta che sentono di aver guadagnato la fiducia dell'azienda e perché potrebbero sentirsi ingiustamente compensati dato il lavoro che hanno svolto e ciò che hanno i loro capi esecutivi. In questo senso, potresti vedere il furto come un tentativo passivo-aggressivo di far fronte all'invidia e affermare autorità e dominio. Allo stesso modo, i lavoratori più giovani potrebbero cercare di affermarsi, dato che si trovano ad affrontare un mercato del lavoro più ristretto e condizioni economiche più dure rispetto alle generazioni precedenti.
Tenere lontane le mani non autorizzate dai tuoi soldi
Becknell afferma che c'è riluttanza all'interno delle aziende a parlare e ammettere i fallimenti delle frodi sulle spese. E mentre le sanzioni possono essere dure (ad esempio, licenziamento, divulgazione pubblica richiesta o persino carcere), molte aziende fanno solo il minimo. Secondo il sondaggio, ad esempio, di quelli catturati per frode sulle spese, oltre il 75% ha affermato che un avvertimento è stata la conseguenza più grave che hanno avuto. Ma Becknell sottolinea alcuni passaggi proattivi chiave che è possibile adottare per prevenire casi di frode sulle spese e ridurre la necessità di azioni disciplinari.
1. Stabilire una politica di spesa chiara ed equa che, sebbene non rigoroso fino al risentimento dei dipendenti, è privo di vaghezza. La politica dovrebbe mostrare sensibilità ai dipendenti che viaggiano regolarmente.
2. Offri ai dipendenti ottimi strumenti. La triste realtà, asserisce Becknell, è che la maggior parte dei manager si limita a timbrare i rapporti che riceve, considerando le recensioni come troppo difficili. Ma con i moderni sistemi di spesa, spesso puoi trovare modi per applicare automaticamente le tue politiche, il che impedisce ai casi di frode di sfuggire ai revisori dei conti, riduce il carico di lavoro personale e fa risparmiare tempo. Cerca strumenti che semplifichino il processo di invio delle spese generali, ma rendano difficile inviare reclami eccessivamente gonfiati o fraudolenti.
3. Audit in modo selettivo. Gli strumenti automatizzati possono identificare le singole transazioni con un maggiore potenziale di frode. In generale, controlla i primi 10 rapporti di tutti i nuovi assunti per verificare la comprensione e la conformità alla politica. Quindi verifica ogni decimo rapporto presentato. Poiché a volte le tasse devono essere pagate in anticipo, preparati a guardare indietro anche ai tuoi rapporti. In questo modo, puoi correlare le ricevute di spesa con le date di eventi specifici (es. seminari, fiere) che puoi verificare hanno avuto luogo.
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4. Coinvolgi le risorse umane. Poiché le frodi sulle spese possono derivare da comportamenti appresi, quando i manager scoprono una frode tra i propri dipendenti, le risorse umane dovrebbero fornire consulenza a tali manager. La consulenza può ricordare a tutte le parti potenziali sanzioni, che spesso scoraggiano la maggior parte delle frodi future. Può anche ritenere i manager responsabili della revisione dei report e aiutare i manager a riconoscere il ruolo che potrebbero aver svolto nella situazione. Infine, le risorse umane possono garantire che i funzionari diano un'occhiata più da vicino agli altri rapporti di quei manager.
In ogni fase, la trasparenza nelle comunicazioni con i dipendenti è un must.
'Una delle cose più importanti da ricordare', conclude Becknell, 'è che la maggior parte delle persone è intrinsecamente onesta, e qualsiasi frode che commette è perché a) è facile da fare, eb) perché non pensano di ottenere catturato. Se riesci a rimuovere questi due elementi, il tasso diminuirà drasticamente.'
