Ci sei stato. Il progetto è critico. C'è poco tempo e la posta in gioco è alta. La pressione è attiva. Non c'è spazio per errori. Se lo fai bene, tutto è felice e tu sei l'eroe. Se sbagli, la tragedia colpisce e tutti, incluso il tuo cliente, il tuo staff e probabilmente la tua famiglia a casa ti vedranno come un perdente.
Richard Phillips, CEO di Pilot Freight Services, lavora ogni giorno sotto questo tipo di pressione. La sua azienda gestisce la logistica per le grandi aziende che devono consegnare, allestire e lavorare in molte aree del mondo con poco o nessun margine di errore.
Alla sua azienda viene spesso chiesto di gestire operazioni uniche o complesse. 'Di solito, quando ci viene chiesto di fare qualcosa di straordinario, è anche fondamentale per il cliente,' ha rivelato Phillips. 'I nostri primi sforzi sono sempre attivi e si svolgono su autostrade, in magazzini affollati, su catrame aeroportuali e in località remote in tutto il mondo'. Le fortune e, a volte, le vite delle persone possono essere in gioco. Fare le cose bene la prima volta è di solito l'unica opzione.
Phillips, un membro della Young Presidents' Organization (YPO), ha condiviso alcuni ottimi consigli su come assicurarsi che tu e il tuo team non cederete sotto pressione quando la missione è critica.
1. Mantenere una cultura della responsabilità.
Garantire che un progetto venga eseguito correttamente la prima volta pone un'enorme quantità di responsabilità su coloro che sono coinvolti. Se non sono pronti ad assumersi questa responsabilità, il fallimento potrebbe essere imminente. ' Ogni dipendente Pilot sa di essere responsabile di ogni spedizione nel nostro sistema, ' ha detto Phillips. ' Non esiste il problema di qualcun altro.'
2. Mantenere una cultura della proprietà.
È una buona cosa essere responsabili e molte persone possono avere un ruolo da svolgere in un grande progetto. Ma qualcuno deve essere responsabile del successo complessivo. 'Anche se ogni dipendente è responsabile di ogni spedizione, ogni spedizione appartiene principalmente a una persona, oa un team, che sa che deve essere proattivo nella gestione del processo se vogliamo avere successo', elaborato Phillips.
3. Mantenere una cultura della verità.
Gli errori sono spesso inevitabili in situazioni ad alto rischio. Con una pressione così alta, alcune persone potrebbero sentirsi obbligate a evitare di dire tutta la verità quando qualcosa non va, se non altro per salvare il lavoro. Phillips si assicura che la sua gente sia incoraggiata a dire la verità, indipendentemente dal risultato. 'Ogni dipendente Pilot sa che segnalare un potenziale problema è sempre una buona cosa,' ha affermato. 'Anche se le notizie sono cattive.'
4. Studia ampiamente il progetto.
In una missione complessa e ad alto rischio, qualsiasi dettaglio perso potrebbe portare al disastro. 'Conosci assolutamente tutto ciò che puoi sui clienti e su cosa stai facendo per loro prima di iniziare. Conoscere le esigenze dei clienti. Conoscere le loro operazioni,' ha aggiunto Phillips. ' Per noi ciò significa che non solo sappiamo che una spedizione è fondamentale. Sappiamo perché. È fragile? In che senso è fragile? Conosci i fornitori. Quante volte sono in ritardo? Come desiderano che i loro materiali vengano prelevati? Controlla il meteo. Conoscere l'altezza delle porte del molo. Assicurarsi che il cancello dell'ascensore sia funzionante. Controlla di nuovo il tempo. Conosci gli orari di apertura di ogni struttura in cui potresti ritirare o lasciare le merci. Conosci il nome della guardia di sicurezza fuori orario. Ha un animale domestico? Conosci il nome dell'animale. La cosa più importante è sapere esattamente di cosa sei capace e cosa farai. Spesso puoi acquisire esperienza senza rischi se impari tutto ciò che puoi sul mondo in cui stai operando.'
5. Sapere quando dire 'No' a un cliente.
È fantastico essere sempre un eroe, a meno che tu non possa farlo. 'Se c'è un rischio significativo di fallimento, il tuo cliente ti ringrazierà per averlo detto,' consigliato Phillips. 'Otterrai credibilità, migliorerai la relazione con i clienti e, cosa più importante, li servirai in modo appropriato'.
6. Inizia in piccolo per appianare i nodi.
Quando hai una grande operazione che deve essere perfetta fin dall'inizio, devi creare il tuo banco di prova. 'Sappiamo che ci sono sempre conseguenze in caso di fallimento, ma se possiamo provare un programma in una o due città e poi fermarci e imparare le nostre lezioni prima di lanciare un programma a livello globale, possiamo risparmiarci un sacco di grattacapi', Phillips condiviso.
7. Comunica costantemente con i membri del tuo team.
La conoscenza è inutile in uno scenario di squadra a meno che non sia condivisa. Lasciare qualcuno fuori dalla comunicazione potrebbe portare a errori imprevisti quando la pressione aumenta. 'Parla con i tuoi colleghi e quando parlano con te, ascolta,' ha dichiarato Phillips. 'Ci sono pochissimi problemi che possono sorgere che non possono essere risolti, se li conosci.'
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8. Mantieni le parti esterne nel giro.
Tutti, sia all'interno che all'esterno del tuo team, devono lavorare in sincronia per portare a termine i progetti critici. Non lasciare al caso che i tuoi team esterni sappiano cosa sta succedendo. 'Rimani in contatto con ogni fornitore e sappi come stanno pianificando di eseguire la loro parte dell'operazione', osservò Phillips. Sottolinea inoltre la necessità di gestire le aspettative dei clienti lungo il percorso. 'Rimani in contatto con il cliente e tienilo aggiornato su cosa sta succedendo. Fallo anche quando le cose stanno andando come previsto. Sì, è noioso. Nel mio mondo, noia equivale a successo.'
9. Avere un piano di emergenza... per tutto.
Phillips deve gran parte del suo successo alle capacità di pianificazione del suo team. Pensando in anticipo a ogni possibile contingenza e soluzione, risparmiano tempo e stress quando le cose effettivamente vanno male, anche se è uno scenario che non si aspettavano. 'Sapete esattamente come risponderete se il fornitore è in ritardo, se l'aereo ha problemi meccanici, se c'è una tempesta di neve nel Midwest', ha sottolineato Phillips. 'Le tre di notte sono di solito un brutto momento per cercare di essere creativi. Quindi risolvete in anticipo i vostri problemi innovativi.'
10. Crea una squadra che vuole avere successo.
Il successo nei progetti mission-critical avviene quando tutti giocano felicemente insieme. I tuoi dipendenti, fornitori e clienti devono avere fiducia e desiderare che il progetto sia degno e realizzabile. Prenditi cura di loro come individui e sostienili come una squadra in modo che insieme possiate compiere miracoli. 'Quando tutti e tre questi gruppi agiscono come un'unica comunità, i problemi sono rari e c'è ben poco che non può essere risolto', concluse Phillips.
Ogni settimana Kevin esplora storie esclusive all'interno del (YPO), la prima organizzazione peer-to-peer al mondo per amministratori delegati, eleggibile a partire dai 45 anni.
