Il solo avvio dell'app di posta elettronica ti fa irrigidire le spalle. E l'eccitazione per quella vacanza imminente è rovinata dal pensiero di essere accolto a casa da migliaia di e-mail senza risposta.
Se leggere e rispondere alle e-mail ti lascia esausto e oppresso, è il momento di tieni sotto controllo la tua casella di posta .
Questo non funziona
Se sei come la maggior parte delle persone, fai clic su messaggi specifici per vedere cosa sta succedendo. A volte, rispondi. A volte contrassegni qualcosa come letto. Altri messaggi che leggi poi li chiudi, possibilmente 'stellandoli', con l'intenzione di ritornarci più tardi.
Questo non funziona perché non riesci quasi mai a tornare da loro. Nel frattempo, arrivano nuove email che spingono i più vecchi più in basso nella lista... e più lontano dalla tua coscienza.
Man mano che la tua casella di posta diventa ingombra e inceppata, anche la tua mente. E tutte quelle e-mail incustodite ti tormentano la mente come la Spada di Damocle.
Non c'è da stupirsi che tu non possa concentrarti. Non c'è da stupirsi che i messaggi cadano attraverso le crepe. Non c'è da stupirsi che tu sia stressato.
Cambia il modo in cui pensi alla tua casella di posta
Due semplici cambiamenti di paradigma possono avere un impatto tettonico sulla tua casella di posta:
Cambio di paradigma n. 1: le email non dovrebbero rimanere nella tua casella di posta.
Pensa alla tua casella di posta come al bancone della tua cucina e a una casella di posta piena di nuovi messaggi come un grande sacco di generi alimentari. Non lasceresti quella spesa sul bancone, vero?
No, metteresti le cose deperibili in frigo, le scatolette nella credenza, lo zucchero e la farina nella dispensa. Hai reso l'idea.
Allora perché lasci tutte quelle email nella tua casella di posta? Mettili via!
Cambio di paradigma #2. È meglio cercare che ordinare.
C'era una volta, dovevi ordinare ogni email in una sorta di struttura di cartelle elaborata. Ma quei giorni sono ormai lontani.
Il modo migliore per 'riporre' le email in questi giorni è, non appena le hai gestite, archiviarle.
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Ora, non preoccuparti, il messaggio non è sparito. Puoi trovarlo quando vuoi utilizzando la funzione di ricerca dell'app di posta elettronica.
Metti in pratica questi cambiamenti di paradigma
Come si applicano questi paradigmi fondamentali? Mi piace prendere in prestito un quadro che il mio amico Ari Meisel descrive nel suo libro, Meno attività, più vita .
Ogni volta che ti siedi per controllare le tue e-mail, devi fare qualcosa per ogni e-mail.
Come nota a margine, disattiva le notifiche e-mail e non controllare la presenza di nuove e-mail ogni cinque minuti. Blocca, diciamo 30 minuti alla volta, e controlla la posta solo 2-3 volte al giorno.
Ora, quando guardi una nuova email, esegui immediatamente una delle seguenti operazioni:
Affrontarla
Se ci vorranno solo 1-3 minuti, vai avanti e rispondi all'e-mail. Quindi archiviarlo.
Cancellalo
Se non ci sono azioni da intraprendere sull'e-mail, eliminala archiviandola. In effetti, 'elimini' l'e-mail dalla tua casella di posta, ma sarai comunque in grado di trovarla in seguito, se necessario.
Rimandalo
Ora, se devi rispondere a un'e-mail, ma non puoi farlo in questo preciso momento, puoi rimandarla in uno dei seguenti modi:
- Spostalo in una cartella Da fare
- Aggiungi l'e-mail a Gmail Tasks (o una funzione simile nella tua app di posta elettronica)
- Invialo via email al tuo account Asana, per trasformarlo in un'attività
- Usa Boomerang, un plugin gratuito, per rispedirti l'e-mail in una data futura
Seguendo i passaggi precedenti, le tue e-mail smetteranno di accumularsi nella tua casella di posta.
Dove andare da qui?
D'ora in poi, agisci su ogni singola email per rimuoverla dalla tua casella di posta: gestiscila, eliminala (archiviala) o rimandala. Qualunque cosa tu faccia con le tue nuove email, non lasciarle nella tua casella di posta!
E per quanto riguarda l'arretrato di e-mail nella tua casella di posta?
Scegli una soglia o un periodo in cui le email di una certa età non sono più importanti. Ad esempio, prendi tutte le email più vecchie di sei settimane (o qualunque soglia tu scelga), contrassegnale come lette e archiviale.
Per le email rimanenti, mettile via, una volta per tutte.
L'operazione potrebbe richiedere alcune ore, ma prima che tu te ne accorga, hai raggiunto Inbox Zero.
La tua casella di posta, così come la tua mente, è diventata ordinata. Ora puoi respirare facilmente e goderti di nuovo l'e-mail.
