Creare un'e-mail aziendale efficace è diventata una sorta di arte perduta. Sempre più professionisti ricevono corrispondenze con saluti impersonali o assenti, errori di ortografia, mancanza di struttura e contenuti poco chiari. Queste e-mail scritte male possono avere un impatto negativo sul mittente o addirittura scoraggiare qualcuno dal fare affari con loro.
Ecco perché è così importante prestare attenzione a galateo e buone pratiche quando si comunica con contatti di lavoro, colleghi e dipendenti via e-mail. Di seguito, un gruppo di leader aziendali ha condiviso i propri suggerimenti per scrivere l'e-mail aziendale perfetta e perché ogni suggerimento è così efficace.
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Usa un oggetto chiaro e pertinente.
Potresti avere la migliore e-mail del mondo, ma se la riga dell'oggetto è piatta, probabilmente non verrà mai aperta. Ecco perché l'oggetto della tua email è così importante.
'Evita gli argomenti vaghi o generici e assicurati che sia chiaro di cosa stai discutendo', afferma Kalin Kassabov, fondatore e CEO di ProTexting . 'Se si tratta di un messaggio per qualcuno che non conosci bene, potresti menzionare il contesto, ad esempio 'Re: Our Conversation at the XYZ Virtual Conference.''
Sii breve.
Con così tante e-mail che arrivano nella tua casella di posta, probabilmente non ti piacerebbe leggere un'e-mail lunga e multiparagrafo - e nemmeno la persona a cui stai inviando l'e-mail, afferma Kelsey Raymond, co-fondatore e presidente di Influenza & Co.
'Se ti ritrovi a scrivere più di quattro paragrafi in un'e-mail, chiedi se sarebbe meglio come una telefonata', dice Raymond.
Digli perché.
La maggior parte delle email mira a convincere qualcuno a compiere un'azione specifica dopo averla letta. Sia che tu stia chiedendo qualcosa a un collega o proponendo i tuoi servizi a un potenziale cliente, spiegagli perché stai facendo la richiesta.
'Ad esempio, 'Ehi Clara, potresti leggere quel foglio di calcolo per aiutare la nostra presentazione all'azienda A' o 'Ciao Mark, i nostri servizi aumenterebbero i lead verso il tuo imbuto di vendita. Se sei interessato, parliamone'', afferma Samuel Thimothy, co-fondatore di OneIMS . 'Se riesci a vendere quello che c'è dentro per loro, li influenzi.'
Aggiungi un invito all'azione.
Oltre a spiegare il motivo della tua e-mail, assicurati di aggiungere un invito all'azione (CTA) alla fine, afferma Stephanie Wells, co-fondatrice e CTO di Forme Formidabili .
'L'aggiunta di un CTA offre ai tuoi abbonati un altro posto in cui navigare in modo che possano continuare a interagire con il tuo marchio al di fuori della loro casella di posta', osserva Wells. 'Il collegamento al tuo sito web porterà lì traffico mirato e sposterà i clienti attraverso la canalizzazione di vendita in modo da poter aumentare le tue conversioni.'
Sii amichevole e ottimista.
Spesso è difficile interpretare il tono e le emozioni di una persona tramite mezzi basati sul testo, quindi Matt Wilson, co-fondatore di Under30Esperienze , raccomanda di essere estremamente amichevole e ottimista per disarmare qualsiasi potenziale malinteso.
'Sii molto diretto nel contenuto della tua e-mail, ma se inizi e finisci con un entusiasmo extra o con esclamazioni, questo può aiutare qualcuno a interpretare il tono dell'e-mail come più positivo', afferma Wilson. 'Quando le persone sono stanche o pigre, dimenticano che le e-mail spesso non vengono bene e vanno incontro a problemi'.
Personalizzalo e rendilo rilevante.
Nicole Munoz, fondatrice e CEO di Nicole Munoz Consulting , consiglia ai professionisti di includere la personalizzazione e la riprova sociale nelle e-mail aziendali.
'Le persone vogliono sapere che c'è una buona ragione per leggere l'e-mail e che il loro tempo è stato speso bene', spiega Munoz. 'Per dimostrarlo, assicurati che l'email sia pertinente per loro.'
Prova diverse righe dell'oggetto e copia.
Quando Reuben Yonatan, fondatore di SaasList , e il suo team stava inviando e-mail con i post degli ospiti, hanno imparato a creare l'e-mail perfetta testando diversi elementi e monitorando i risultati.
'Abbiamo notato, ad esempio, che quando abbiamo dato due opzioni per un titolo, abbiamo ottenuto un coinvolgimento maggiore', afferma Yonatan. 'Alcune prove ed errori, insieme ad analisi e aggiustamenti, ti aiuteranno a creare un'e-mail aziendale perfetta per il tuo scopo.'
Prima bozza, quindi aggiungi l'email del destinatario.
L'unica cosa peggiore di una mail scritta male? Un'e-mail scritta a metà che è stata inavvertitamente inviata prima di essere completata. Per evitare questo incidente, Diana Goodwin, fondatrice e CEO di MarketBox , scrive sempre prima il corpo e l'oggetto dell'e-mail, quindi aggiunge l'e-mail del destinatario come ultimo passaggio.
'Anche quando sono di fretta, l'e-mail è sempre l'ultima per evitare l'invio accidentale o prematuro di e-mail', afferma Goodwin. 'Anche l'attivazione dell'annullamento dell'invio in Gmail è un vero toccasana.'
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