Nell'era di Internet , potresti trovarti a fare clic su 'rispondi', a digitare una risposta rapida e a premere 'invia' senza pensare nemmeno a ciò che hai appena scritto. Ma gli esperti concordano sul fatto che il comportamento della tua posta elettronica ha il potenziale per sabotare la tua reputazione sia a livello personale che professionale. Inc.com si è messo in contatto con alcuni degli esperti di posta elettronica più esperti del settore e ha chiesto loro di valutare come perfezionare l'etichetta della posta elettronica.
1. Discutere solo di questioni pubbliche. Abbiamo tutti sentito le storie di un'e-mail 'privata' che è finita per essere passata all'intera azienda e, in alcuni casi, a tutta Internet. Una delle cose più importanti da considerare quando si tratta di etichettare la posta elettronica è se la questione di cui si sta discutendo è pubblica o qualcosa di cui si dovrebbe parlare a porte chiuse. Chiediti se l'argomento in discussione è qualcosa che scriveresti su carta intestata dell'azienda o affiggeresti su una bacheca affinché tutti possano vederlo prima di fare clic su 'Invia'. -- Judith Kallos ,
autore di E-Mail Etiquette Made Easy, E-Mail: Il manuale ed E-Mail: Una guida per scriverlo bene
2. Presentati brevemente. Non dare per scontato che la persona che riceve la tua e-mail sappia chi sei o si ricordi di averti incontrato. Se non sei sicuro che il destinatario riconosca il tuo indirizzo e-mail o il tuo nome, includi un semplice promemoria di chi sei in relazione alla persona a cui ti stai rivolgendo; non è necessaria una biografia formale ed estesa di te stesso. -- Peggy Duncan , esperto di produttività personale e autore di Supera il sovraccarico di posta elettronica con migliori abitudini, etichetta e Outlook 2007
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3. Non inviare 'e-mail arrabbiate'. Inviare e-mail con cattive notizie, licenziare un cliente o un venditore, esprimere rabbia, rimproverare qualcuno, denigrare altre persone nelle e-mail (in particolare se stai dicendo qualcosa di meno che gentile sul tuo capo) sono tutti i principali no-no. Poiché la posta elettronica può sembrare così informale, molte persone cadono in questa trappola. Ricorda sempre che la corrispondenza e-mail dura per sempre. -- Lindsey Pollak , esperto di carriera e luogo di lavoro, consulente per l'etichetta della posta elettronica e autore di Passare dal college alla carriera
4. Usa i punti esclamativi con parsimonia. Il numero massimo di punti esclamativi in una e-mail aziendale? Uno. Altrimenti rischi di sembrare infantile e poco professionale. -- Pollak
5. Fare attenzione con le informazioni riservate. Astenersi dal discutere di informazioni riservate nelle e-mail, come le informazioni fiscali di qualcuno o i dettagli di un affare altamente sensibile. Se l'e-mail dovesse finire nelle mani della persona sbagliata, potresti dover affrontare gravi ripercussioni, anche legali. -- Pietro Post , direttore dell'Emily Post Institute di Burlington, Vermont, che offre consigli sull'etichetta e risposte a domande sulle buone maniere come l'etichetta del matrimonio, i problemi dei genitori e le buone maniere a tavola.
6. Rispondere in modo tempestivo. A meno che non si lavori in un qualche tipo di capacità di emergenza, non è necessario essere disponibili nel momento in cui arriva un'e-mail. A seconda della natura dell'e-mail e del mittente, è accettabile rispondere entro 24-48 ore. -- Duncan
7. Astenersi dall'inviare battute. 'Grazie' e 'Oh, OK' non fanno avanzare la conversazione in alcun modo. Sentiti libero di mettere 'Nessuna risposta necessaria' nella parte superiore dell'e-mail quando non prevedi una risposta. -- Duncan
8. Evita di usare scorciatoie per parole reali, emoticon, gergo o slang. Le parole di uomini d'affari cresciuti che utilizzano scorciatoie come '4 u' (invece di 'per te'), 'Gr8' (per grande) nelle e-mail relative agli affari non sono accettabili. Se non metti una faccina sorridente o un'emoticon sulla tua corrispondenza commerciale, non dovresti inserirla in un messaggio di posta elettronica. Qualsiasi di quanto sopra ha il potenziale per farti sembrare meno che professionale. -- Duncan
9. Tienilo pulito. Niente infastidisce i destinatari più di quando le persone rispondono e lasciano i messaggi disordinati, ad esempio una catena di posta elettronica che include caret eccessivi (>>>) o pagine e pagine di indirizzi di posta elettronica che non sono stati protetti utilizzando Ccn. Puoi eliminare i caret selezionando il testo, Ctrl+F per utilizzare il comando Trova e sostituisci per trovare un caret e sostituirli tutti con niente. Puoi eliminare tutti gli indirizzi e-mail semplicemente cancellandoli. Puliscilo, quindi invialo. -- Duncan
10. Sii chiaro nella riga dell'oggetto. Con le caselle di posta intasate da centinaia di e-mail al giorno, è fondamentale che l'oggetto arrivi al punto. Dovrebbe essere ragionevolmente semplice e descrittivo di ciò di cui hai scritto. Aspettati che qualsiasi e-mail con un oggetto carino, vago o oscuro venga cestinata. Inoltre, prova la riga dell'oggetto con la stessa attenzione con cui proveresti il resto dell'e-mail. -- Inviare
11. Non essere scambiato per spam. Evita le righe dell'oggetto tutte maiuscole, tutte minuscole e quelle che includono URL e punti esclamativi, che tendono a sembrare spam al destinatario. -- Judith Kallos ,
autore di E-Mail Etiquette Made Easy, E-Mail: Il manuale ed E-Mail: Una guida per scriverlo bene
12. La riga dell'oggetto deve corrispondere al messaggio. Non aprire mai una vecchia e-mail, premere Rispondi e inviare un messaggio che non ha nulla a che fare con quello precedente. Non esitate a cambiare argomento non appena cambia il thread o il contenuto della catena di posta elettronica. -- Peggy Duncan , esperto di produttività personale e autore di Supera il sovraccarico di posta elettronica con migliori abitudini, etichetta e Outlook 2007
13. Fornire un avviso quando si inviano allegati di grandi dimensioni. L'invio di allegati di grandi dimensioni senza preavviso può intasare la casella di posta del destinatario e causare il rimbalzo di altre e-mail importanti. Se stai inviando qualcosa che supera i 500 KB, i mittenti dovrebbero chiedere: 'Ti dispiace se ti invio un allegato? Quando sarebbe il momento migliore per te?' -- Kallos
14. Non più di due allegati e fornire un nome logico. A meno che non sia stato specificamente richiesto, astenersi dall'inviare un messaggio con più di due allegati. Inoltre, dai ai file allegati un nome logico in modo che il destinatario conosca a colpo d'occhio l'oggetto e il mittente. -- Duncan
15. Invia o copia altri solo in base alla necessità di sapere. Prima di fare clic su Rispondi a tutti o inserire nomi nelle righe Cc o Ccn, chiediti se tutti i destinatari hanno bisogno delle informazioni nel tuo messaggio. Se non lo fanno, perché inviarlo? Prenditi del tempo per inviare i tuoi messaggi alle persone giuste. -- Duncan
16. Attenzione al 'rispondi a tutti'. Non premere 'rispondi a tutti' a meno che ogni membro della catena di posta elettronica non debba saperlo. Vuoi assicurarti di non inviare a tutti in un elenco la tua risposta, se avevano bisogno di sapere o meno. -- Duncan
17. Alza il telefono. Quando un argomento ha molti parametri che devono essere spiegati o negoziati e genereranno troppe domande e confusione, non gestirlo via e-mail. Inoltre, la posta elettronica non deve essere utilizzata per cancellazioni dell'ultimo minuto di riunioni, pranzi, interviste e mai per notizie devastanti. Se hai un dipendente o un amico a cui devi dare cattive notizie, è preferibile una telefonata. Se si tratta di notizie che devi consegnare a un gruppo numeroso, l'e-mail è più pratica. -- Duncan
18. Valuta l'importanza della tua posta elettronica. Non abusare dell'opzione ad alta priorità. Se usi eccessivamente questa funzione, poche persone la prenderanno sul serio. Una soluzione migliore consiste nell'utilizzare righe descrittive dell'oggetto che spieghino esattamente di cosa tratta un messaggio. -- Duncan
19. Mantieni la privacy. Se stai inviando un messaggio a un gruppo di persone e hai bisogno di proteggere la privacy della tua lista, dovresti sempre usare 'Ccn'. Inoltre, evita di fornire indirizzi e-mail a terzi (come Evite, newsletter, ecc.). Assicurati che gli indirizzi che consegni volontariamente a terzi rimangano con loro, soprattutto quando il servizio che offrono è gratuito. -- Duncan
20. Sii breve e arriva al punto. La lunga e-mail è una cosa del passato. Scrivi in modo conciso, con molto spazio bianco, in modo da non sopraffare il destinatario. Assicurati che quando guardi ciò che stai inviando non sembri un peso da leggere - sentiti libero di usare i punti elenco. La persona che legge la tua e-mail non dovrebbe dover scavare attraverso diversi paragrafi per capire cosa stai chiedendo. È necessario indicare lo scopo dell'e-mail nelle prime due frasi. Sii chiaro e sii davanti. -- Lindsey Pollak , esperto di carriera e luogo di lavoro, consulente per l'etichetta della posta elettronica e autore di Passare dal college alla carriera
21. Conosci il tuo pubblico. La tua e-mail di saluto e di approvazione dovrebbe essere coerente con il livello di rispetto e formalità della persona con cui stai comunicando. Inoltre, scrivi per la persona che lo leggerà - se tendono ad essere molto educati e formali, scrivi in quella lingua. Lo stesso vale per un ricevente che tende ad essere più informale e rilassato. -- Lindsey Pollak , esperto di carriera e luogo di lavoro, consulente per l'etichetta della posta elettronica e autore di Passare dal college alla carriera
22. Includi sempre una firma. Non vorrai mai che qualcuno debba cercare come mettersi in contatto con te. Se sei esperto di social media, includi anche tutte le informazioni sui social media nella tua firma. La tua firma e-mail è un ottimo modo per far sapere di più alle persone, soprattutto quando il tuo indirizzo e-mail non include il tuo nome completo o la tua azienda. -- Pollak
23. Utilizzare un risponditore automatico solo quando necessario. Una risposta automatica che dice: 'Grazie per il tuo messaggio di posta elettronica. Ti risponderò appena posso' è inutile. Tuttavia, una cosa che questi messaggi fanno benissimo è avvisare gli spammer che la tua e-mail è reale e che possono aggiungerti alla loro lista di spam. -- Peggy Duncan , esperto di produttività personale e autore di Supera il sovraccarico di posta elettronica con migliori abitudini, etichetta e Outlook 2007
24. Forma il tuo personale. Gli imprenditori dovrebbero assicurarsi che il loro personale sia addestrato alle comunicazioni e-mail - non dare per scontato che sappiano cosa stanno facendo e cosa è considerato professionale. Imposta standard di posta elettronica a cui tutti in azienda dovrebbero attenersi. -- Pollak
25. La tua e-mail è un riflesso di te. Ogni e-mail che invii aumenta o diminuisce la tua reputazione. Se la tua e-mail è sparsa, disorganizzata e piena di errori, il destinatario sarà incline a pensare a te come a un uomo d'affari sparso, negligente e disorganizzato. Le opinioni degli altri sono importanti e nel mondo professionale, la loro percezione di te sarà fondamentale per il tuo successo. -- Pietro Post , direttore dell'Emily Post Institute di Burlington, Vermont, che offre consigli sull'etichetta e risposte a domande sulle buone maniere come l'etichetta del matrimonio, i problemi dei genitori e le buone maniere a tavola.
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