Tutti vorremmo essere più produttivi. Ma come è possibile quando gli incarichi continuano ad accumularsi, l'ultima stagione di season L'arancione è il nuovo nero è appena apparso su Netflix e hai una raffica di e-mail, messaggi di testo e notifiche sui social media che ti distraggono?
Nell'ultimo mese ho avuto troppe cose da fare. Ho lasciato cadere la palla a destra ea sinistra. Questo è inaccettabile se sei un imprenditore. Ho persone che fanno affidamento su di me e non dovrei permettere che ciò accada. Mi ha portato a valutare cose che stanno uccidendo la mia produttività.
Il primo passo che dovevo fare era identificare i perditempo e stroncarli sul nascere in modo da poter rimanere produttivo. Ecco otto perditempo che ho notato uccidono la mia produttività e la maggior parte delle persone con cui lavoro.
1. Controllare costantemente le tue e-mail.
Non dovrebbe sorprendere che l'e-mail sia una delle perdite di tempo più grandi, se non la più grande. Dopotutto, ogni giorno vengono inviate più di 200 miliardi di e-mail ed è stato riscontrato che il dipendente medio controlla la propria posta elettronica 36 volte all'ora. E ne siamo tutti colpevoli. Non posso dirti quante volte ho scritto un articolo solo per essere distratto da una notifica via email, sia sul mio laptop che sullo smartphone.
Capisco perfettamente che non puoi lasciare un cliente o il tuo capo in sospeso non rispondendo a un'e-mail, ma molte volte riceviamo newsletter o coupon su cui finiamo per fare clic, il che ci porta a navigare in un sito web. Per rimanere produttivo, devi limitare la quantità di tempo che dedichi a controllare le tue e-mail.
Alcune organizzazioni hanno effettivamente installato filtri sui programmi di posta elettronica. Questo archivia tutti i messaggi in arrivo in modo che possano essere letti in seguito. Sebbene vietare l'e-mail sia un modo per risolvere questo problema, limitare i controlli dell'e-mail a determinati orari può essere altrettanto efficace. Ad esempio, puoi dedicare venti minuti, tre volte al giorno, a controllare e rispondere alle tue e-mail.
Se sei preoccupato per quelle notifiche che aumentano troppo la tua curiosità, puoi disattivare le notifiche sia sul laptop che sullo smartphone.
2. Non automatizzare i tuoi account sui social media.
Mentre i social media sono uno dei migliori strumenti per diffondere la consapevolezza del marchio, fare rete, rimanere aggiornati sulle ultime notizie del settore e incontrare amici o familiari, è un'altra enorme perdita di tempo. Trascorriamo infatti in media 118 minuti al giorno sui social. A meno che tu non sia un social media manager, non c'è bisogno che io passi così tanto tempo sui social media.
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Come per le tue e-mail, pianifica determinati momenti durante il giorno per guardare e aggiornare i tuoi canali social, ad esempio durante il tragitto da e per il lavoro. Puoi anche utilizzare blocchi come Cold Turkey e disattivare le notifiche. Ti suggerirei inoltre di utilizzare strumenti di gestione dei social media come Hootsuite in modo da poter pianificare in anticipo tutti gli aggiornamenti dei social media da un'unica dashboard.
3. Elenchi di cose da fare ingombranti.
Sia che tu scriva le tue liste di cose da fare su un taccuino o utilizzi uno strumento come Evernote, le liste di cose da fare possono essere un vero salvavita poiché riduce lo stress di cercare di ricordare cose come una riunione o quello che fai bisogno di ritirare presso il negozio di alimentari. Le liste di cose da fare possono anche aiutarti a tenerti in carreggiata evidenziando le attività più importanti che devi svolgere.
Affinché le liste di cose da fare siano efficaci e per evitare di essere sopraffatti, devi mantenere le tue liste brevi, di solito intorno a tre dei tuoi elementi più importanti al giorno. Dovresti anche scrivere le tue liste quella sera prima in modo che ti svegli la mattina e puoi iniziare ad affrontare la tua lista.
4. Multitasking.
Il multitasking non funziona. 'Quando si tratta di attenzione e produttività, il nostro cervello ha una quantità limitata', afferma Guy Winch, PhD, autore di Primo soccorso emotivo: strategie pratiche per il trattamento di fallimenti, rifiuti, sensi di colpa e altri danni psicologici quotidiani .
'È come un grafico a torta, e qualunque cosa su cui stiamo lavorando occuperà la maggior parte di quella torta. Non c'è molto da fare per altre cose, ad eccezione di comportamenti automatici come camminare o masticare una gomma.'
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Il multitasking spreca produttività perché quando passi avanti e indietro tra le attività la tua 'attenzione è dedicata all'atto di cambiare marcia'.
Fai una cosa alla volta. Una volta completata un'attività, puoi passare a quella successiva.
5. Essere un perfezionista.
Quando hai standard irrealisticamente elevati dedicherai più tempo di quanto dovresti a un'attività. Anche dopo che è stato completato, fai ancora delle revisioni per renderlo 'perfetto'. In altri casi, essere un perfezionista può farti perdere la testa perché le cose non sono andate per il verso giusto. Ciò significa che potresti rinunciare a un progetto su cui hai già iniziato a lavorare.
Ecco la cosa. La perfezione è un obiettivo impossibile che non solo uccide la tua produttività, ma è anche dannoso per la tua salute.
Superare questa mentalità non è un compito facile. Ma puoi iniziare concentrandoti sull'ottenere il tuo lavoro. Ad esempio, fai prima l'essenziale di un progetto. Puoi sempre tornare indietro e renderlo 'perfetto' in un secondo momento.
Potresti effettivamente notare che non è così male come pensavi. Devi anche accettare il fallimento. Succede a tutti noi. Invece di lasciarti consumare, impara dai tuoi errori in modo da non ripeterli.
6. Incontri inutili.
Sapevi che solo negli Stati Uniti ci sono 25 milioni di riunioni al giorno? Il problema è che i dirigenti hanno ammesso che questi incontri sono fallimenti, il che significa che le organizzazioni stanno sprecando tempo e denaro con riunioni non necessarie.
Se vuoi che le riunioni siano produttive, mantienile al di sotto dei 30 minuti, imposta aspettative chiare, invia materiale in anticipo, inizia e termina in orario e rimani concentrato. Ti consiglierei anche di chiedere se un incontro è davvero necessario o meno. Nella maggior parte dei casi è sufficiente una rapida e-mail o una telefonata.
7. Dire 'Sì'.
È comprensibile che tu non voglia deludere gli altri, ma non è possibile per te accontentare tutti. Ti stai rendendo un grave disservizio dicendo 'sì' a tutti poiché finisci per dimagrirti troppo.
Sii onesto con gli altri e informa che semplicemente non hai il tempo per condurre una riunione, scrivere un post sul blog o qualsiasi altra cosa stiano richiedendo. Puoi quindi offrirti di tornare alla loro richiesta quando hai la disponibilità.
8. Rimandare compiti più difficili.
Abbiamo tutti quei compiti che semplicemente non vogliamo svolgere o che troviamo troppo impegnativi. Alla fine rimandiamo quelle attività a un'altra volta e lavoriamo invece su quelle più semplici. Ciò non cambia il fatto che quell'attività scompaia. Invece di lasciarti ricadere sulla testa, devi solo stringere i denti e farcela.
Evitare questo tipo di procrastinazione ti assicura di rimanere produttivo giorno dopo giorno.
