Le e-mail sono la valuta della comunicazione aziendale nel mondo di oggi. E sebbene ci siano schermi e fili tra mittenti e destinatari, mantenere un'adeguata cortesia ed etichetta è ancora importante. Divagare all'infinito o digitare frasi irrilevanti è altrettanto dannoso che sputare parole senza senso davanti a clienti o manager. Migliorare le tue capacità di comunicazione in questo modo è essenziale se vuoi avere successo negli affari.
Ogni giorno vengono inviate oltre 100 miliardi di e-mail e il tempo medio trascorso a leggerle è di 15-20 secondi. Sii breve, soprattutto perché il 65 percento di tutte le email viene aperto prima su uno schermo mobile più piccolo. Un modo per assicurarti che il tuo messaggio venga ricevuto, e che la tua reputazione non venga compromessa nel processo, è eliminare immediatamente queste 10 frasi senza senso dalle tue e-mail.
1. 'Si prega di essere informati...'
Questa frase è spesso usata perché suona professionale, ma è sempre inutile. Invece, sii diretto e conciso. Se ti prendi del tempo per scrivere un'e-mail, il destinatario sa già che il tuo intento è informarlo di qualcosa. Dire loro che lo farai è inconsciamente insultare la loro intelligenza.
2. 'Non esitate a contattarmi...'
Quando usi questa frase, stai ancora una volta affermando l'ovvio. Le persone ti contatteranno se sono interessate a ciò che hai inviato o se hanno una domanda relativa al tuo messaggio. Dal momento che possono esercitare la loro libertà di parola digitale da soli, non hanno bisogno che tu li inviti o che conceda loro l'accesso per rispondere.
3. 'Ho appena...'
Di recente, Ellen Leanse, fondatrice di Karmahacks, ha arruffato un po' quando ha denunciato l'uso eccessivo da parte delle donne della parola 'solo' nelle comunicazioni professionali. In un post su LinkedIn, Leanse si oppone alla parola, che sostiene che le donne usino da tre a quattro volte più frequentemente degli uomini, dicendo:
Cominciai a notare che 'solo' non significava essere educati: era un sottile messaggio di subordinazione, di deferenza. A volte era schivo. A volte anche doppio. Quando ho iniziato ad ascoltare davvero, mi sono reso conto che colpendolo da una frase quasi sempre chiariva e rafforzava il messaggio.
Che tu sia d'accordo con le sue conclusioni o meno (e molte altre voci di spicco non sono d'accordo), la sua discussione su 'solo' come una parola 'bambina', secondo il modello di Analisi Transazionale pubblicato da Eric Berne, merita qualche approfondimento. Nel frattempo, evita questa frase e scegli invece un linguaggio più definitivo.
4. 'Penso...'
I mittenti spesso includono 'Penso...' per ridurre al minimo il potenziale colpo di un rifiuto futuro, ma usando questa frase, stai dicendo al destinatario che non sei sicuro di te stesso. Ogni volta che comunichi, nelle e-mail o nella vita reale, devi sembrare sicuro del tuo messaggio. Se non lo fai, rischi che il destinatario ignori la tua opinione e avanzi con un'idea diversa. Rappresentare la fiducia sul posto di lavoro è la chiave del successo.
5. 'In allegato, trova...' o 'In allegato, trova...'
Può sembrare poco, ma in realtà nulla può essere racchiuso in un'e-mail. I file possono essere allegati, ma nulla può essere effettivamente inserito all'interno di un'e-mail. Nell'usare una di queste frasi, lo scrittore evita di usare il pronome 'io', ma fa sembrare la frase arcaica. Basta informare il lettore: 'Ho allegato...'
6. 'Spero che tu stia bene...'
Questa frase viene solitamente scritta in due occasioni. In un caso, appare subito prima che tu colpisca il destinatario con qualcosa di indesiderabile. L'altro è quando vuoi fingere una relazione stretta o un genuino interesse per qualcuno quando non ce n'è. Se sei sinceramente interessato al benessere di qualcuno, parlane direttamente piuttosto che usare questa frase di riempimento.
7. 'Pensavo di contattare...'
Non so voi, ma questa frase mi fa immaginare un bambino che si aggrappa a qualcosa fuori portata dalle restrizioni di un seggiolino per auto. Sembra anche molto timido e ritrae l'insicurezza. Invece, scrivi semplicemente il tuo messaggio o domanda e sii diretto. Invece di dire 'Pensavo di contattarti', di' 'Vorrei invitarti a pranzo per discutere della mia idea imprenditoriale'. I giri di parole non aiutano nessuno. Invece, rendi chiaro il tuo intento affinché il destinatario lo veda.
8. 'Posso scegliere il tuo cervello?'
Questo in pratica dice a chiunque stai inviando un messaggio che vuoi prendergli il suo tempo senza offrire nulla di valore in cambio. Invece, cerca di condividere un'intuizione interessante o utile con il destinatario, facendo sapere a quella persona che desideri una strada a doppio senso di collaborazione tra voi due in futuro.
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Quando ho allineato gli impegni di conversazione, ho scoperto che questo approccio schietto ha funzionato meglio, risultando in un tasso di successo del 52 percento nell'ottenere un messaggio di follow-up, rispetto a un tasso di risposta del 20-27 percento con gli altri metodi che ho provato.
9. 'A chi può interessare...'
Ci sono alcuni scenari in cui questa frase è appropriata, ma sono pochi e lontani tra loro. Se sai a chi interessa il tuo messaggio, rivolgiti direttamente a quella persona invece di nasconderti dietro questa introduzione. Usare la frase sopra invece di nominare l'individuo ti fa sembrare insicura e inutilmente formale. Premi il pulsante Elimina prima di inviare un'e-mail che include queste parole.
10. 'Cordiali saluti...'
In passato, questa frase era un'abbreviazione popolare di chiusure più colpite, ma nella comunicazione e-mail di oggi suona molto formale e non sincera. In genere, puoi chiudere un'email con un semplice 'Grazie' o semplicemente con il tuo nome. 'Cin cin' è un'altra opzione divertente che trasmette auguri senza sembrare soffocante o presuntuoso. In questi giorni, tutti capiamo quando un messaggio è finito. Non c'è bisogno di fare grandi sforzi con una chiusura formale.
Sali sul piatto e scrivi un'email migliore. I tuoi colleghi apprezzeranno la brevità dei tuoi messaggi e otterrai una risposta migliore quando le tue richieste saranno più chiare. Non c'è bisogno di fronzoli e riempitivi nelle e-mail. Dì semplicemente cosa intendi. I risultati parleranno da soli.
Quali frasi ti infastidiscono di più nelle email? Condividi i tuoi più grandi crucci di posta elettronica nei commenti qui sotto.
