Le politiche delle risorse umane sono le regole e le linee guida formali che le aziende mettono in atto per assumere, formare, valutare e premiare i membri della propria forza lavoro. Queste politiche, se organizzate e diffuse in una forma facilmente utilizzabile, possono servire a prevenire molti malintesi tra dipendenti e datori di lavoro sui loro diritti e doveri nel luogo di lavoro. Si è tentati, come nuovo proprietario di una piccola impresa, di concentrarsi sulle preoccupazioni dell'azienda in questione e di rimandare il compito di redigere una politica delle risorse umane. Tutti gli analisti aziendali e gli avvocati del lavoro consiglieranno a un nuovo imprenditore di mettere per iscritto una politica, anche se è semplice redatta da un modello standard. Avere policy scritte è importante in modo che sia chiaro a tutti quali sono le policy e che vengono applicate in modo coerente ed equo in tutta l'organizzazione. Inoltre, quando le questioni relative ai diritti dei dipendenti e alle politiche aziendali vengono presentate ai tribunali federali e statali, è prassi normale presumere che le politiche delle risorse umane dell'azienda, scritte o verbali, siano parte di un contratto di lavoro tra il dipendente e l'azienda. Senza politiche chiaramente scritte, l'azienda è in svantaggio.
Le piccole imprese, e in particolare le start-up, non possono permettersi di sprecare tempo e risorse preziose in lunghe controversie politiche o cause legali potenzialmente costose. Avere una politica delle risorse umane in atto fin dall'inizio può aiutare a evitare questa situazione. L'imprenditore che si prende il tempo necessario per stabilire politiche solide e complete delle risorse umane sarà molto meglio equipaggiato per avere successo nel lungo periodo rispetto all'imprenditore che si occupa di ogni decisione politica mentre esplode. È molto più probabile che quest'ultimo stile ad hoc produca decisioni incoerenti, non informate e legalmente discutibili che potrebbero paralizzare un'attività altrimenti prospera. Come affermano molti consulenti di piccole imprese, le politiche delle risorse umane applicate in modo incoerente o basate su dati errati o incompleti comporteranno quasi inevitabilmente un calo del morale dei lavoratori, un deterioramento della fedeltà dei dipendenti e una maggiore vulnerabilità alle sanzioni legali. Per contribuire a garantire che le politiche di gestione del personale siano applicate in modo equo, sia gli imprenditori che i consulenti raccomandano che le piccole imprese producano e mantengano una registrazione scritta delle proprie politiche HR e dei casi in cui tali politiche sono entrate in gioco.
ARGOMENTI COPERTI DA POLITICHE HR AZIENDALI
I proprietari di piccole imprese dovrebbero assicurarsi di affrontare i seguenti problemi di base delle risorse umane quando mettono insieme le loro politiche del personale:
- Politiche per le pari opportunità di lavoro
- Classificazioni dei dipendenti
- Giorni lavorativi, giorni di paga e anticipi di paga
- Compenso per lavoro straordinario
- Periodi dei pasti e periodi di pausa
- Detrazioni sui salari
- Politiche per le vacanze
- Vacanze
- Giorni di malattia e congedo personale (per lutto, incarico di giuria, voto, ecc.)
- Valutazioni delle prestazioni e aumenti di stipendio
- Miglioramento delle prestazioni
- Politiche di cessazione
I modelli che possono essere utilizzati per creare un primo documento di politica delle risorse umane sono disponibili da molte fonti. Due di queste fonti che sono affidabili e offrono informazioni su una gamma completa di questioni occupazionali sono la National Human Resource Association e la Society for Human Resource Managers. Ciascuno mantiene un sito Web con informazioni sui servizi che fornisce e punta ad altri fornitori di servizi affidabili. Questi siti Web sono, rispettivamente, http://www.humanresources.org e http://www.shrm.org/.
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Un'ampia gamma di questioni può essere affrontata nelle politiche delle risorse umane, a seconda della natura dell'attività in questione. Esempi di tali questioni includono le politiche di promozione; prestazioni mediche/dentistiche fornite ai dipendenti; utilizzo di attrezzature/risorse aziendali (accesso a Internet, uso personale di fax e telefoni, ecc.); continuità delle politiche; molestie sessuali; abuso di sostanze e/o test antidroga; fumare; politiche di orario flessibile e telelavoro; piani pensionistici, di partecipazione agli utili e pensionistici; rimborso spese dipendenti (per spese di viaggio e altre spese connesse allo svolgimento dell'attività aziendale); assistenza ai bambini o agli anziani; assistenza educativa; procedure di reclamo; privacy dei dipendenti; codici di abbigliamento; parcheggio; posta e spedizione; e sponsorizzazione di attività ricreative.
VANTAGGI DELLE POLITICHE FORMALI DELLE RISORSE UMANE
I proprietari di piccole imprese che hanno preparato e aggiornato buone politiche di gestione del personale hanno citato diversi modi importanti in cui contribuiscono al successo delle imprese. Molti osservatori hanno sottolineato che anche le migliori politiche vacilleranno se gli imprenditori oi manager incaricati di amministrare tali politiche sono negligenti o incompetenti nel farlo. Ma per quelle aziende che sono in grado di amministrare le proprie politiche HR in modo intelligente e coerente, i vantaggi possono maturare in diverse aree:
Comunicazione con i dipendenti . Un manuale sulla politica delle risorse umane ben scritto e presentato con cura può stabilire il tono che un nuovo imprenditore desidera mantenere all'interno della propria attività. Tale politica serve anche a diffondere informazioni su ciò che i dipendenti possono aspettarsi dall'azienda e su ciò che il datore di lavoro si aspetta dai dipendenti in merito alle prestazioni lavorative e al comportamento durante il lavoro.
Comunicazione con manager e supervisori . Le politiche formali possono essere utili ai manager e ad altro personale di supervisione che devono affrontare decisioni di assunzione, promozione e ricompensa riguardanti le persone che lavorano sotto di loro.
Risparmio di tempo . Politiche prudenti e complete di gestione delle risorse umane possono far risparmiare alle aziende una notevole quantità di tempo di gestione che può poi essere dedicato ad altre attività aziendali, come lo sviluppo di nuovi prodotti, l'analisi della concorrenza, le campagne di marketing, ecc.
Limitare il contenzioso . I membri delle comunità legali e aziendali concordano sul fatto che le organizzazioni possono fare molto per eliminare le minacce legali da attuali o ex dipendenti scontenti semplicemente creando e applicando una serie equa e completa di politiche del personale.
APPORTARE MODIFICHE ALLE POLITICHE HR ESISTENTI
Le aziende in genere devono apportare regolarmente revisioni alle politiche HR stabilite, man mano che l'azienda cresce e gli ambienti normativi e aziendali in cui opera si evolvono. Tuttavia, di fronte alla sfida dell'aggiornamento delle politiche delle risorse umane, è importante che le piccole imprese procedano con cautela. Ad esempio, se un dipendente chiede al proprietario di una piccola impresa se può fare il telelavoro da casa un giorno alla settimana, il proprietario può considerare la richiesta ragionevole e relativamente innocua. Ma anche variazioni minime nella politica del personale possono avere ripercussioni che vanno ben oltre i parametri inizialmente visibili della richiesta. Se al dipendente viene concesso il permesso di lavorare da casa un giorno alla settimana, gli altri dipendenti chiederanno lo stesso beneficio? Il dipendente si aspetta che l'azienda paghi il conto per qualsiasi aspetto dell'attività di telelavoro: acquisto di computer, modem, ecc.? I clienti o i fornitori si affidano al dipendente (o ai dipendenti) per essere in ufficio cinque giorni alla settimana? Gli altri dipendenti hanno bisogno che il lavoratore sia in ufficio per rispondere alle domande? La natura del carico di lavoro del dipendente è tale da consentirgli di portare a casa un lavoro significativo? Potete implementare la variazione del telelavoro in prova?
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I proprietari di piccole imprese devono riconoscere che i cambiamenti nella politica delle risorse umane hanno il potenziale per avere un impatto, in un modo o nell'altro, su ogni persona dell'azienda, Compreso il proprietario. Le modifiche proposte dovrebbero essere esaminate con attenzione e in consultazione con altri all'interno dell'organizzazione che potrebbero riconoscere potenziali insidie che altri manager, o il titolare dell'azienda stessa, potrebbero non essere riusciti a rilevare. Una volta apportato un cambiamento nella politica, dovrebbe essere diffuso ampiamente ed efficacemente in modo che tutti all'interno dell'azienda lavorino sempre sulla stessa politica delle risorse umane.
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