Aziende con 50 o meno dipendenti raramente hanno un dipartimento delle risorse umane formale; invece, i compiti dal reclutamento all'amministrazione dei benefici sono sparsi tra i colleghi: un responsabile della contabilità potrebbe gestire un fornitore di buste paga mentre i dipendenti di medio livello scrivono elenchi di lavoro e un manager fa assunzioni chiave.
Nel tempo, questo approccio frammentario diventa inefficiente. Se la tua azienda sta crescendo, quando è il momento di aggiungere un direttore delle risorse umane? Semplice, dicono gli esperti: quando le risorse di personale consumate dalle attività che possono essere gestite da un direttore delle risorse umane superano i costi di assunzione. Per alcune aziende, la creazione di un dipartimento delle risorse umane è un modo per consolidare i lavori in outsourcing come l'assunzione di consulenza e la manutenzione del libro paga sotto un'unica competenza.
'Per rendere utile avere qualcuno dedicato a tempo pieno alle risorse umane, devi avere una massa critica in ufficio', afferma Ellen Rudnick, direttore esecutivo del Polsky Center for Entrepreneurship presso l'Università di Chicago Booth School of Business.
Con varie funzioni critiche delle risorse umane - formazione dei dipendenti, definizione degli standard, libro paga, assunzione e licenziamento - raggruppate in un'unica posizione, è essenziale trovare la persona giusta per il lavoro di cui la tua azienda ha bisogno.
Alcune domande strategiche da considerare: se stai crescendo, potrebbe avere senso assumere un responsabile delle risorse umane che ha gestito un dipartimento per un'azienda che è due volte più grande della tua, anche se il costo, in termini di stipendio desiderato del candidato, sarà probabilmente più alto. Ricorda questo: vuoi un manager delle risorse umane che sia qualificato per aiutarti mentre cresci.
In secondo luogo, fino a che punto guarderete al vostro direttore delle risorse umane per stabilire la cultura della vostra azienda? Se vuoi davvero che una persona si basi sulla cultura che hai stabilito, puoi iniziare il processo di assunzione con l'aspettativa di assumere due persone: una per lavorare sulla cultura e una per assistere nella gestione di compiti più banali come le scartoffie coinvolti nella sponsorizzazione dei visti dei dipendenti o nell'amministrazione dei benefici.
Per identificare meglio cosa comporta la posizione che assumerai, dovresti iniziare prendendoti il tempo necessario per creare con cura una descrizione del lavoro.
Scava più a fondo: una lista di controllo per le assunzioni
Assumere un direttore delle risorse umane: la descrizione del lavoro
Il primo elemento sotto il titolo del lavoro dovrebbe essere una panoramica riepilogativa di quale sarà la posizione. Dovrebbe seguire un elenco di doveri e responsabilità lavorative. A seconda di ciò di cui la tua azienda ha bisogno in un direttore delle risorse umane, quell'elenco potrebbe includere la progettazione e l'amministrazione del dipendente politiche e programmi di retribuzione dei dipendenti, gestione delle retribuzioni incentivanti e della supervisione degli stipendi, amministrazione dei programmi di benefit per i dipendenti, supervisione del processo di assunzione e licenziamento del personale e gestione dei programmi di formazione dei lavoratori. I punti elenco funzionano meglio per organizzare queste responsabilità.
È fondamentale non dimenticare una frase ad effetto per includere ulteriori 'compiti assegnati', nel caso in cui il lavoro si trasformi nel tempo o qualcosa venga omesso. 'Fondamentalmente, è così che un'assunzione non torna e dice 'non era nella mia descrizione del lavoro', ha detto Roberta Chinsky Matuson, presidente del Northampton, Massachusetts Soluzioni per le risorse umane .
Quando la descrizione del lavoro è chiaramente definita e concordata dalla direzione, è il momento di scrivere e pubblicare l'elenco di lavoro, per il quale sono già state gettate le basi.
Scava più a fondo: visualizza un modello di descrizione del lavoro di esempio
Assumere un direttore delle risorse umane: come determinare il compenso
Per trovare uno stipendio equo da offrire, un piccolo imprenditore o un responsabile delle assunzioni dovrebbe contattare un'agenzia o due che si occupano di studi sulle retribuzioni delle risorse umane. Le informazioni sullo stipendio medio del responsabile delle vendite, in particolare se sono specifiche del settore, possono costare una commissione. Puoi prendere quei dati e combinarli con le conoscenze raccolte da PayScale.com o Salary.com e gli attuali elenchi di lavoro online per ottenere un quadro accurato di ciò che i candidati si aspettano.
Detto questo, è perfettamente corretto chiedere ai candidati le loro aspettative di stipendio in termini di base più commissione più benefici. Vale anche la pena chiedere che tipo di scala salariale il candidato si aspetta per il resto del suo staff.
Per mantenere il giusto stipendio, per le piccole aziende che aggiungono il loro primo personale delle risorse umane, Jamie Resker, presidente e fondatore di Employee Performance Solutions, suggerisce di cercare l'assunzione perfetta che è forse solo da tre a cinque anni nella loro carriera - un rappresentante delle risorse umane junior che ha lavorato duramente per qualcun altro e, sebbene desideroso, non è ancora uscito da solo.
'Qualcuno che ha una rete di risorse e molta motivazione per stare da solo è perfetto', dice Resker. 'Qualcuno che è forse coinvolto in alcune organizzazioni professionali, in modo che possano attingere ad altri strumenti, ad esempio, le loro politiche di telelavoro e aiutarli a portare risorse'.
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Assumere un direttore delle risorse umane: attrarre i candidati giusti
Oltre alla panoramica e all'elenco delle responsabilità che si trovano nella descrizione del lavoro, un ottimo elenco di lavoro incorpora le caratteristiche comportamentali desiderate della tua assunzione ideale. Se non sei sicuro di questi tratti temporali ed esperienziali, Matuson suggerisce di guardarti intorno.
'Se hai dipendenti, guardi i tuoi artisti di punta e guardi cosa hanno in comune', dice. 'In una start-up, l'impiegato ideale è qualcuno che può svolgere più compiti, che ha un'elevata energia e può cambiare gioco all'istante. Una persona che lavorerà bene in uno studio legale è molto diversa.'
Ad esempio, per un direttore delle risorse umane, tratti comportamentali ammirevoli potrebbero includere fiducia, auto-direzione, motivazione, responsabilità e capacità di ascoltare e comunicare in modo efficace. Una riga nell'elenco risultante potrebbe leggere: 'Il candidato ideale avrà eccellenti capacità di comunicazione verbale e sarà in grado di adattarsi a gestire situazioni in rapido cambiamento. La posizione richiede anche forti capacità di networking, ragionamento e gestione del tempo. Un candidato deve essere in grado di mantenere la fiducia in attività quali colloqui, ricerca e valutazione dei dipendenti.'
Successivamente, includi almeno un paragrafo che descriva in dettaglio le qualifiche minime, compreso il background educativo ed esperienziale preferito. Essere dettagliati aiuterà a restringere il pool di candidati.
Il background educativo ed esperienziale preferito può anche incorporare caratteristiche comportamentali. Invece di un punto elenco che dice ' 10+ anni di esperienza richiesta ,' considerare qualcosa sulla falsariga di ' Giocatore di squadra con forti capacità di leadership e 10 o più anni di capacità dimostrata di gestire efficacemente.'
Se la tua paura è un'ondata di candidati, elencare uno stipendio potrebbe restringere il pool. Altrimenti, gli esperti suggeriscono che non è necessario - limita anche la tua capacità di negoziare con un candidato in seguito.
Con l'elenco completo, pubblicalo sul sito di lavoro della tua azienda, se ne hai uno. Completalo con elenchi in pubblicazioni commerciali mirate e media specializzati e post su siti di lavoro online. Se siti come Craigslist.org e Monster.com sembrano troppo di interesse generale, non preoccuparti. Nell'era dei siti di ricerca spider come Indeed.com e SimplyHired.com, il tuo annuncio verrà scansionato dai motori di ricerca e i candidati qualificati avranno l'opportunità di trovare il tuo post.
Una volta che le domande iniziano ad arrivare, sta a te selezionarle e scoprire chi si adatta alle tue qualifiche e con chi vorresti parlare. Anche gli esperti dicono che questo processo è sempre soggettivo.
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Assumere un direttore delle risorse umane: intervistare i candidati
Se il colloquio sembra intimidatorio, ricorda che i tuoi obiettivi chiave sono scoprire: questo candidato può davvero fare il lavoro e si adatterà alla cultura del lavoro della mia azienda? Naturalmente, queste sono solo le basi. A questo, aggiungi la scoperta se il candidato possiede i tratti comportamentali desiderati che hai già definito.
'In un colloquio, vuoi esaminare le responsabilità e le competenze lavorative, e poi l'altro componente è il comportamento', afferma Jamie Resker, presidente e fondatore di Employee Performance Solutions. 'Soprattutto in una start-up, l'imprenditore in genere desidera qualcuno che sia come l'argilla modellabile, non qualcuno che abbia la personalità di un tondino d'acciaio. Andranno con il flusso? Perché una piccola impresa funziona in modo molto diverso da una grande azienda».
Semplice? Creare domande che suscitino risposte che mostrino facilmente le risposte a queste domande potrebbe non essere così facile come sembra. Chiedere a un candidato se funziona bene sotto pressione è probabile che susciti semplicemente un 'sì'. Facendole una domanda che applica direttamente la pressione, come ' Cosa ti fa pensare di essere migliore per questo lavoro rispetto a tutti gli altri candidati? ' o ' Con quale collega del tuo ultimo lavoro non andavi d'accordo e come hai gestito quella situazione? ' è più efficace e probabilmente darà una risposta significativa. Le ipotesi sul futuro impiego di un candidato presso la tua azienda possono essere ancora più rivelatrici.
Quando poni queste domande comportamentali e aperte, ascolta non solo il contenuto della risposta di un candidato, ma anche la voce e le modalità dietro di essa.
Matuson dice: 'Sono piuttosto letargici? Sono onesti con te? Hanno fatto la cosa giusta? Hanno chiesto aiuto quando ne avevano bisogno? Dopo un po' diventa davvero ovvio che questa persona è intraprendente, o lavora sodo, o prende buone decisioni.'
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Assunzione di un direttore delle risorse umane: verifica delle referenze
Il controllo delle referenze di un candidato è la parte più trascurata della pratica di assunzione, ma gli esperti dicono che è assolutamente essenziale. Molti datori di lavoro chiedono anche che i candidati accettino i controlli della storia creditizia e gli screening dei farmaci pre-assunzione; quelli sono facoltativi, e spesso dipendono dalla vocazione.
Di tre referenze, fai una conversazione telefonica con almeno due e presta attenzione al tono della raccomandazione di una referenza, non solo al suo contenuto. La maggior parte delle persone ritiene che non sia saggio ostacolare l'occupazione futura di un ex dipendente, quindi i riferimenti esperti non diranno nulla di negativo. Un consiglio: lascia un messaggio in segreteria che dica: 'Gradirei essere richiamato solo se ritieni che questo candidato sia eccezionale'. Se un referente crede veramente nel candidato, risponderà rapidamente alla chiamata. Se non ricevi risposta da loro, puoi leggere anche quello.
Gli esperti di risorse umane raccomandano anche di provare a controllare un riferimento che sia non raccomandato dal candidato: dai la caccia a una persona sul posto di lavoro più recente del candidato (ad esempio su LinkedIn) che avrebbe dovuto conoscerlo bene e chiedi un parere.
E quando hai un controllo di riferimento al telefono, cosa dovresti chiedere? Resker, presidente di Employee Performance Solutions, afferma: 'Una domanda che mi piace fare è 'se la persona avrebbe potuto essere più efficace, cosa avrebbe potuto fare diversamente'. Piuttosto che chiedere una debolezza, che può metterli a disagio.'
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Assumere un direttore delle risorse umane: altre buone pratiche
• I grandi candidati dovrebbero naturalmente seguire un colloquio con una chiamata o un'e-mail, in modo che sia facile invitarli di nuovo per una seconda riunione. Fallo e consenti ad altri manager di incontrare potenziali candidati al secondo colloquio prima di offrire una posizione. Una seconda o terza opinione è preziosa.
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• Istituire un programma che premi gli attuali dipendenti per la segnalazione di candidati idonei. Le persone all'interno dell'organizzazione possono riconoscere gli altri che si adatterebbero bene ed è improbabile che scelgano qualcuno che non farebbe il loro dovere.
• Sia nell'annuncio di lavoro che nel colloquio, poni solo obblighi legali e poni solo domande legali. In qualità di datore di lavoro, non è consentito porre domande su età, razza, credo, orientamento sessuale o stato civile di una persona.
• Nonostante un buon istinto, non assumere mai sul posto. Prenditi del tempo per rivedere tutti i candidati intervistati, sia per avere la possibilità di riflettere sia perché vuoi essere in una posizione negoziale forte quando si discute di compensazione.
• Una volta trovato un candidato ideale che hai intervistato e verificato, fai un'offerta tempestiva e porta quella persona a bordo il prima possibile. Non dimenticare che hanno cercato attivamente una posizione ideale e potrebbero ricevere più offerte in rapida successione.
Scava più a fondo: evita di commettere errori
Assunzione di un direttore delle risorse umane: on-boarding del nuovo assunto
La parola d'ordine in questo momento è 'on-boarding' per assicurarsi che un nuovo dipendente sia aggiornato e produttivo il più rapidamente possibile.
Prima ancora che il nuovo dipendente entri dalla porta, c'è molto da fare. Resker riassume la mentalità da adottare per i manager: 'I datori di lavoro dimenticano che è molto spaventoso iniziare un nuovo lavoro. Pensandoci dal punto di vista di un dipendente - non sanno nemmeno dove si trovano le cose - come fanno a sapere che stanno soddisfacendo le aspettative.'
Il primo obiettivo dovrebbe essere quello di assicurarsi che la postazione di lavoro sia allestita e pulita. Il computer dovrebbe essere pronto per l'uso e dovrebbe essere la loro targhetta sulla porta e i loro biglietti da visita sulla scrivania, non quelli di un incendio recente.
'Quando lavori in queste piccole aziende, sei sempre a corto di personale, non hai mai tempo', dice Rudnick. 'Ma è davvero importante prendersi il tempo che non è necessario per aggiornare rapidamente un nuovo dipendente.'
Una cosa che aiuta è avere una politica aziendale, comprese le linee guida e le procedure per i dipendenti. Anche se non si dispone di un reparto risorse umane, è essenziale disporre di politiche sulle risorse umane sin dal primo giorno, affermano gli esperti. Non solo faciliterà la transizione al nuovo lavoro per i dipendenti, che sapranno cosa ci si aspetta (non è mai divertente dover chiedere a un nuovo capo 'qual è la politica delle ferie?' il primo giorno), ma proteggerà anche la tua azienda da potenziali problemi legali futuri. Prendere in considerazione l'inclusione dell'orario di lavoro previsto, della presenza in ufficio e dell'uso personale accettabile dell'elettronica e dello spazio aziendale. Rilegarlo in una guida o avere una guida online per i dipendenti sempre disponibile per il personale è la soluzione migliore.
I manager dovrebbero considerare prioritario pianificare un incontro faccia a faccia con un nuovo dipendente entro il primo o due giorni e porre domande mirate su come si sentono e su cosa pensano che li aiuterebbe nel loro lavoro che non è stato fornito.
Guardando al futuro, un'azienda intenzionata a mantenere i suoi nuovi dipendenti dovrebbe programmare check-in regolari. Matuson suggerisce a un manager di effettuare il check-in con un'assunzione dopo 30, 60 e 90 giorni, solo per chiedere quali modifiche potrebbero suggerire e consentire loro di porre eventuali domande persistenti in modo senza pressioni.
Scava più a fondo: ottieni il massimo dalla formazione dei dipendenti
Assumere un direttore delle risorse umane: un'altra nota
Se tutto questo sembra opprimente (ehi, non hai ancora un direttore delle risorse umane, quindi nessuno sta giudicando), ci sono servizi per l'impiego, cacciatori di teste e consulenti di assunzione a cui puoi appaltare tutto o parte di questo processo.
