Nota dell'editore: l'editorialista di Inc.com Alison Green risponde alle domande sui problemi del posto di lavoro e della gestione: tutto da come trattare con un capo di microgestione a come parlare con qualcuno della tua squadra dell'odore corporeo.
Un lettore scrive:
Ho un dipendente che è estremamente dettagliato in ogni modo. Questo può essere fantastico in alcuni casi, ma ogni volta che parla (in una riunione o solo uno contro uno) è estremamente prolissa. Di solito dirà la stessa cosa in tre modi diversi e poi riassumerà. Le sue e-mail e i suoi progetti scritti sono romanzi.
Trovo che sia completamente all'oscuro del problema; spesso prima di un incontro in cui siamo tutti d'accordo di essere brevi, io farò la mia parte (sperando di essere un esempio) ma lei non se ne accorge.
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La mia preoccupazione principale è che le persone la ignorino davvero mentre continua a parlare. Voglio che abbia successo, quindi voglio davvero darle il feedback e gli strumenti di cui ha bisogno. Mi rendo conto che è così com'è, e non sono sicuro che possa essere cambiata. Hai qualche consiglio?
Risposte verdi:
Hai assolutamente ragione che questa abitudine la tratterrà professionalmente; più sale in alto nella scala e più si trova di fronte a manager di livello superiore, più diventa importante per lei distillare un messaggio fino all'essenziale e trasmetterlo in modo rapido e conciso.
Supponendo che il resto del suo lavoro sia buono - e quindi vale la pena investire a breve termine del tuo tempo per aiutarla a migliorare in quest'area - ecco cosa suggerisco:
1. Siediti con lei e dì che vuoi avere una conversazione seria con lei su un'abitudine lavorativa. Spiega che trasmettere informazioni in modo più conciso non è solo una preferenza di stile; è una necessità aziendale ed è qualcosa su cui hai bisogno che lei lavori attivamente. Dille che sei preoccupato che ciò abbia un impatto su di lei professionalmente e che continuerà a farlo, e che il suo lavoro è buono e merita che le persone prestino attenzione, ma non lo faranno se non trova un modo per comunicare più conciso.
2. Darle linee guida specifiche. Non è sufficiente dire 'mantieni le cose più brevi', perché il suo misuratore di calibrazione è spento. Non può dire quando qualcosa è troppo lungo. Quindi è necessario precisarlo. Ad esempio, potresti dirle che nessun promemoria dovrebbe essere più lungo di una pagina e che ciascuno dovrebbe essere scritto principalmente in elenchi puntati, le email non dovrebbero essere più lunghe di tre brevi paragrafi e le presentazioni non dovrebbero durare più di X minuti; dovrebbe osservare per quanto tempo gli altri parlano alle riunioni e non parlare più a lungo di così lei stessa.
3. Istruiscila attivamente per andare avanti. Ad esempio, quando le assegni un progetto scritto, assegnale un numero massimo di pagine all'inizio. Se è preoccupata di non essere in grado di includere tutte le informazioni che ritiene dovrebbero essere incluse, parlane con lei. Quando senti che cosa è preoccupata non si adatta, spiega perché X è importante includere ma Y non lo è. Spiega che i decisori di livello superiore in particolare non lo fanno volere tutte le informazioni. Vogliono conclusioni e conclusioni di alto livello e poter contare sul fatto che ciò sia stato supportato dal pensiero e dalla ricerca prima che arrivasse a loro in modo che non debbano dedicare il loro tempo a quella parte. Alcune persone sinceramente non se ne rendono conto e sentono che il loro lavoro non sarà credibile o sembrerà incompleto se non includono tutti i dettagli rilevanti sull'argomento.
4. Non fare affidamento sul fatto che raccolga suggerimenti , ad esempio se all'inizio della riunione chiedi a tutti di essere brevi o sei tu stesso un esempio. Non funziona, quindi dovrai essere più esplicito. Invece, potresti dire in una riunione: 'Jane, potresti darci una panoramica di un minuto di X?' O quando siete solo voi due, 'Questo è più di quello di cui ho bisogno; Confido che tu abbia i dettagli coperti senza che io debba essere nel giro. Quali sono le parti su cui hai bisogno del mio contributo?'
5. E infine, assicurati di darle un feedback lungo la strada , che si tratti di 'L'inizio della tua presentazione alla chiamata è stato fantastico, ma penso che tu abbia iniziato a perdere persone quando hai parlato dei dettagli su come funzionerà il nuovo software' o 'Questo memo è un ottimo esempio di come metti in pratica ciò che di cui abbiamo parlato, e mi piace come hai trasmesso tutte le informazioni di alto livello in un modo facile da scremare.'
Se sei disposto a investire un po' di tempo per farlo, dovresti vedere un vero cambiamento nei prossimi mesi oppure no. Se non lo fai, la mancanza di miglioramento potrebbe significare che ha meno o nessuna opportunità di presentarsi davanti al senior management, o che non sarà mai la tua prima scelta per progetti di alto profilo, o che influisce sulla sua capacità di progredire nel organizzazione. Oppure potrebbe semplicemente significare che dovrai continuare a inviarle i progetti con le istruzioni per accorciarli.
Qualunque siano le probabili conseguenze, parlane esplicitamente con lei in modo che sia chiaro quale sia il compromesso che sta facendo. Ma con un paio di mesi di coaching mirato su questo, penso che tu abbia buone possibilità di aiutarla a migliorare significativamente.
Vuoi inviare una tua domanda? Mandalo a alison@askamanager.org .
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