È quasi il 2020 e la tecnologia gioca un ruolo molto significativo nel modo in cui comunichiamo. Questo è ovviamente vero sia come consumatori che come uomini d'affari. Sebbene la comunicazione sia ovviamente al centro del business, può anche diventare il tuo più grande punto dolente se non viene eseguita in modo efficiente. Le telefonate, ad esempio, se non programmate, possono essere una schifo in tempo reale e sono per lo più inutili nell'era della comunicazione digitale.
La messaggistica vocale, ovvero l'invio a qualcuno di una registrazione della tua voce, invece di inviare loro un normale messaggio di testo, può essere utile quando appropriato, ma può anche essere incredibilmente fastidioso e invadente se usato in modo sbagliato o troppo spesso.
Quindi, quando è efficace usare la voce e quando è fastidioso?
Innanzitutto, come sempre, pensa al tuo pubblico.
Questa è una regola empirica molto generale e si applica a tutti i livelli con la comunicazione e oltre. Qualunque cosa tu stia facendo ora, comunque stai per comunicare, pensa alla persona dall'altra parte.
Se la persona, ad esempio, è in riunione, forse inviarle 10 messaggi uno dopo l'altro non è una grande idea? Pensa a come viene poi ricevuto da loro. Buone probabilità che abbiano le notifiche abilitate alla fine, forse anche sonore. Un messaggio, una notifica possono essere ignorati e quella persona può continuare con la riunione. 10? Non così tanto.
I messaggi vocali richiedono che la persona ascolti, il che significa che deve interrompere la riunione per impegnarsi. Un semplice 'Sei nel mezzo di qualcosa o va bene inviare una nota vocale?' basterebbe.
Pensa sempre al pubblico.
Stai dando la priorità al tuo tempo rispetto al mio?
A un livello più profondo, quando mi chiami di punto in bianco, e di nuovo, stiamo parlando in un contesto aziendale, non parlando con te, mamma, in sostanza stai dicendo 'Voglio parlare ora e non mi interessa cosa stai facendo perché voglio parlare ora, quindi fermati e rispondi.'
Le note vocali non sono diverse. Non posso semplicemente leggerlo e scegliere di ignorare o impegnarmi. Sì, posso ignorare completamente il messaggio o la chiamata, ma a mio parere, questo è sia scortese da parte mia, sia anche poco responsabile poiché potrebbe essere qualcosa di importante che ho effettivamente bisogno di sapere in modo tempestivo.
Se invii un messaggio, posso leggere il tuo messaggio mentre finivo l'articolo che stavo scrivendo e scegliere di rispondere dopo. Se invii una nota vocale o chiami, devo interrompere quello che sto facendo per ascoltare o rispondere. Quindi sì, stai praticamente dando la priorità al tuo tempo rispetto al mio e non va bene. Non rubare tempo agli altri, comunica come se fosse quasi il 2020 e sii premuroso.
È una conversazione casuale o qualcosa che richiede la mia piena attenzione?
Ora, per essere chiari, sembro un messaggio contrario alla voce. Chiunque abbia mai parlato con me su WhatsApp sa che non è così. Se lo scenario specifico in cui mi trovo è appropriato e la conversazione richiede che tu ascolti il mio tono, i messaggi vocali possono essere molto efficaci.
Il punto importante qui è che, come la maggior parte delle cose, i messaggi vocali possono essere fantastici se usati in modo appropriato e non abusati.
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Se vuoi salutare qualcuno o dirgli che stai pensando a loro, un testo di una frase può fare il lavoro, non è necessario inviare una nota vocale per questo.
In generale, tutto questo è molto semplice e dovrebbe essere buon senso, che come tutti sappiamo non è molto comune oggi.
Quando scegli la tua forma di comunicazione, non tieni conto solo delle tue esigenze e della tua comodità, ma pensa anche alla persona con cui stai comunicando. È così difficile?
Inoltre, se stai pensando in questo momento, 'Wow, tutte queste regole, questo ragazzo ha bisogno di rilassarsi un po'', beh, probabilmente hai ragione, ma quando ricevi molti messaggi durante il giorno (cosa che facciamo tutti). e influisce sulla tua produttività, il modo in cui comunichiamo deve essere discusso.
