CONTABILITÀ

La contabilità è stata definita 'il linguaggio degli affari' perché è lo strumento di base per tenere il punteggio dell'attività di un'impresa. È con la contabilità che un'organizzazione registra, riporta e valuta gli eventi e le transazioni economiche che interessano l'impresa. Già nel 1494 si conosceva l'importanza della contabilità per il successo di un'impresa. In un libro di matematica pubblicato quell'anno e scritto dal frate francescano Luca Paciolo, l'autore cita tre cose che ogni mercante di successo deve avere. Le tre cose sono contanti o credito sufficienti, un sistema di contabilità per tenere traccia di come sta e un buon contabile per far funzionare il sistema.

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I processi contabili documentano tutti gli aspetti della performance finanziaria di un'azienda, dai costi del personale, alle spese in conto capitale e altri obblighi ai ricavi delle vendite e al patrimonio netto. La comprensione dei dati finanziari contenuti nei documenti contabili è considerata essenziale per ottenere un quadro accurato del vero benessere finanziario di un'impresa. Armate di tale conoscenza, le aziende possono prendere decisioni finanziarie e strategiche appropriate per il loro futuro; al contrario, dati contabili incompleti o imprecisi possono paralizzare un'azienda, indipendentemente dalle sue dimensioni o dal suo orientamento. L'importanza della contabilità come barometro della salute aziendale (passato, presente e futuro) e strumento di navigazione aziendale si riflette nelle parole dell'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), che ha definito la contabilità come 'attività di servizio'. La contabilità, ha affermato l'AICPA, ha lo scopo di 'fornire informazioni quantitative, principalmente di natura finanziaria, sulle attività economiche che dovrebbero essere utili nel prendere decisioni economiche, facendo scelte ragionate tra linee d'azione alternative'.

Il sistema contabile di un'azienda contiene informazioni rilevanti per un'ampia gamma di persone. Oltre agli imprenditori, che si affidano ai dati contabili per valutare i progressi finanziari della loro impresa, i dati contabili possono comunicare informazioni rilevanti a investitori, creditori, manager e altri che interagiscono con l'azienda in questione. Di conseguenza, la contabilità è talvolta suddivisa in due sottoinsiemi distinti, contabilità finanziaria e contabilità di gestione, che riflettono le diverse esigenze informative degli utenti finali.

La contabilità finanziaria è una branca della contabilità che fornisce a persone esterne all'azienda, come investitori o funzionari di prestito, informazioni qualitative riguardanti le risorse economiche, gli obblighi, le prestazioni finanziarie e il flusso di cassa di un'impresa. La contabilità di gestione, d'altra parte, si riferisce ai dati contabili utilizzati da titolari di attività commerciali, supervisori e altri dipendenti di un'impresa per misurare lo stato di salute dell'impresa e le tendenze operative.

PRINCIPI CONTABILI GENERALMENTE ACCETTATI

I principi contabili generalmente accettati (GAAP) sono le linee guida, le regole e le procedure utilizzate per la registrazione e la rendicontazione delle informazioni contabili nei rendiconti finanziari certificati. Per avere un mercato economico vivace e attivo, i partecipanti al mercato devono avere fiducia nel sistema. Devono essere certi che le relazioni e i rendiconti finanziari prodotti dalle società siano affidabili e basati su alcuni principi contabili standard. Il crollo del mercato azionario del 1929 e le sue conseguenze hanno mostrato quanto l'incertezza possa essere dannosa per il mercato. I risultati delle audizioni del Comitato bancario e valutario del Senato degli Stati Uniti sul crollo del 1929 causarono indignazione pubblica e portarono alla regolamentazione federale del mercato dei titoli, nonché una spinta per lo sviluppo di organizzazioni professionali progettate per stabilire principi contabili standardizzati e per supervisionare la loro adozione.

Varie organizzazioni hanno influenzato lo sviluppo dei principi contabili moderni. Tra questi ci sono l'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), il Financial Accounting Standards Board (FASB) e la Securities and Exchange Commission (SEC). I primi due sono organizzazioni del settore privato; la SEC è un'agenzia del governo federale.

L'AICPA ha svolto un ruolo importante nello sviluppo dei principi contabili. Nel 1937 l'AICPA creò il Committee on Accounting Procedures (CAP), che emanò una serie di Accounting Research Bulletins (ARB) con lo scopo di uniformare le pratiche contabili. Questo comitato fu sostituito dall'Accounting Principles Board (APB) nel 1959. L'APB mantenne la serie ARB, ma iniziò anche a pubblicare una nuova serie di pronunciamenti, denominati Pareri dell'Accounting Principles Board. A metà del 1973, un consiglio privato indipendente chiamato Financial Accounting Standards Board (FASB) sostituì l'APB e si assunse la responsabilità dell'emissione degli standard di contabilità finanziaria. Il FASB rimane il principale determinante dei principi contabili finanziari negli Stati Uniti. Composto da sette membri che prestano servizio a tempo pieno e ricevono un compenso per il loro servizio, il FASB identifica i problemi di contabilità finanziaria, conduce ricerche relative a questi problemi ed è incaricato di risolverli. È richiesto un voto a maggioranza assoluta (vale a dire, almeno cinque a due) prima che venga emessa un'aggiunta o una modifica agli Statements of Financial Accounting Standards.

La Financial Accounting Foundation è l'organizzazione madre di FASB. La fondazione è governata da un Consiglio di fondazione di 16 membri nominato tra i membri di otto organizzazioni: AICPA, Financial Executives Institute, Institute of Management Accountants, Financial Analysts Federation, American Accounting Association, Securities Industry Association, Government Finance Officers Association e National Associazione dei Revisori dei Conti. Un Financial Accounting Standards Advisory Council (circa 30 membri) fornisce consulenza al FASB. Inoltre, nel 1984 è stata istituita una task force per le questioni emergenti (EITF) per fornire una guida tempestiva al FASB su nuove questioni contabili.

La Securities and Exchange Commission, un'agenzia del governo federale, ha l'autorità legale per prescrivere principi contabili e pratiche di rendicontazione per tutte le società che emettono titoli quotati in borsa. Tuttavia, la SEC si è raramente avvalsa di questa autorità, sebbene di tanto in tanto sia intervenuta o abbia espresso le sue opinioni su questioni contabili. La legge degli Stati Uniti richiede che le società soggette alla giurisdizione della SEC presentino rapporti alla SEC fornendo informazioni dettagliate sulle loro operazioni. La SEC ha ampi poteri per richiedere la divulgazione al pubblico in modo equo e accurato nei rendiconti finanziari e per proteggere gli investitori. La SEC stabilisce i principi contabili in relazione alle informazioni contenute nei rapporti che richiede alle società registrate. Questi rapporti includono: Modulo S-X, una dichiarazione di registrazione; Modulo 10-K, un rapporto annuale; Modulo 10-Q, un rapporto trimestrale delle operazioni; Modulo 8-K, un rapporto utilizzato per descrivere eventi significativi che possono influenzare l'azienda; e Proxy Statements, che vengono utilizzati quando la direzione richiede il diritto di voto tramite deleghe per gli azionisti.

Il 20 dicembre 2002 la SEC ha proposto una serie di modifiche alle regole e alle forme che impone alle società di sua competenza. Questi cambiamenti sono stati imposti come parte del passaggio del Sarbanes-Oxley Act del 2002. Questa legge è stata motivata, in parte, da scandali contabili che sono venuti alla luce che hanno coinvolto aziende note come Enron, WorldCom, Tyco, Global Crossing, Kmart, e Arthur Andersen per citarne alcuni.

SISTEMA DI CONTABILITÀ

Un sistema contabile è un sistema informativo gestionale preposto alla raccolta e all'elaborazione di dati utili ai decisori nella pianificazione e nel controllo delle attività di un'organizzazione aziendale. Il ciclo di elaborazione dei dati di un sistema contabile comprende la struttura complessiva di cinque attività associate al monitoraggio delle informazioni finanziarie: raccolta o registrazione dei dati; classificazione dei dati; elaborazione (compresi calcolo e sintesi) dei dati; mantenimento o conservazione dei risultati; e rendicontazione dei risultati. Il mezzo principale, ma non unico, attraverso il quale questi risultati finali vengono diffusi agli utenti sia interni che esterni (come creditori e investitori) è il rendiconto finanziario.

Gli elementi della contabilità sono gli elementi costitutivi da cui sono costruiti i bilanci. Secondo il Financial Accounting Standards Board (FASB), gli elementi finanziari primari direttamente correlati alla misurazione delle prestazioni e della posizione finanziaria di un'impresa sono i seguenti:

Attività: probabili benefici economici futuri ottenuti o controllati da una particolare entità a seguito di transazioni o eventi passati.
Reddito complessivo: la variazione del patrimonio netto (patrimonio netto) di un'entità durante un determinato periodo a seguito di transazioni e altri eventi e circostanze da fonti non proprietarie. Il reddito complessivo include tutte le variazioni del patrimonio netto durante un periodo eccetto quelle risultanti da investimenti da parte dei proprietari e distribuzioni ai proprietari.
Distribuzioni ai proprietari: diminuzione del patrimonio netto (patrimonio netto) di una particolare impresa a seguito del trasferimento di attività, della prestazione di servizi o dell'assunzione di passività ai proprietari.
Patrimonio netto: l'interesse residuo nelle attività di un'entità che rimane dopo aver dedotto le passività. In un'entità aziendale, l'equità è l'interesse della proprietà.
Spese: eventi che consumano attività o comportano passività durante un periodo dalla consegna o fornitura di beni o servizi e dallo svolgimento di altre attività che costituiscono l'attività principale o centrale in corso dell'entità.
Utili: aumenti del patrimonio netto (patrimonio netto) da transazioni periferiche o accessorie. Gli utili derivano anche da altre operazioni, eventi e circostanze che influenzano l'entità durante un periodo, ad eccezione di quelli che risultano da ricavi o investimenti da parte dei soci. Gli investimenti dei proprietari sono incrementi del patrimonio netto derivanti da trasferimenti di valori da altre entità per ottenere o aumentare quote di proprietà (o capitale) in esso.
Passività: probabili sacrifici futuri di benefici economici derivanti da obbligazioni attuali di trasferire attività o fornire servizi ad altre entità in futuro a seguito di transazioni o eventi passati.
Perdite—diminuzioni del patrimonio netto (attività nette) da operazioni periferiche o accessorie di un'entità e da tutte le altre operazioni, eventi e circostanze che influenzano l'entità durante un periodo. Le perdite non includono le perdite di capitale derivanti da spese o distribuzioni ai proprietari.
Ricavi: flussi in entrata o altri miglioramenti di attività, regolamento di passività o una combinazione di entrambi durante un periodo di consegna o produzione di beni, prestazione di servizi o conduzione di altre attività che costituiscono le operazioni principali o centrali in corso dell'entità.

BILANCIO D'ESERCIZIO

I rendiconti finanziari sono il modo più completo per comunicare informazioni finanziarie su un'impresa. Un'ampia gamma di utenti, da investitori e creditori a direttori di budget, utilizza i dati in esso contenuti per guidare le proprie azioni e decisioni aziendali. I rendiconti finanziari generalmente includono le seguenti informazioni:

Stato patrimoniale (o stato patrimoniale): riassume la posizione finanziaria di un'entità contabile in un determinato momento, rappresentata dalle sue risorse economiche (attività), obbligazioni economiche (passività) e patrimonio netto.
Conto economico: riassume i risultati delle operazioni per un determinato periodo di tempo.
Rendiconto finanziario: riassume l'impatto dei flussi di cassa di un'impresa sulle sue attività operative, finanziarie e di investimento in un determinato periodo di tempo.
Rendiconto degli utili non distribuiti: mostra gli aumenti e le diminuzioni degli utili trattenuti dall'azienda in un determinato periodo di tempo.
Prospetto delle variazioni del patrimonio netto—riporta le variazioni nel conto separato del patrimonio netto di un'entità, inclusi gli investimenti per distribuzioni ai soci durante il periodo.

Le note al bilancio sono considerate parte integrante di una serie completa di rendiconti finanziari. Le note in genere forniscono informazioni aggiuntive alla fine della dichiarazione e riguardano questioni quali i metodi di ammortamento e inventario utilizzati nelle dichiarazioni, i dettagli del debito a lungo termine, le pensioni, i contratti di locazione, le imposte sul reddito, le passività potenziali, i metodi di consolidamento e altre questioni. I principi contabili significativi sono generalmente indicati come nota iniziale o come sintesi che precede le note al bilancio.

PROFESSIONE CONTABILE

Ci sono due tipi principali di contabili: contabili privati, che sono impiegati da un'impresa per svolgere servizi di contabilità esclusivamente per quell'azienda, e contabili pubblici, che funzionano come esperti indipendenti ed eseguono servizi di contabilità per un'ampia varietà di clienti. Alcuni contabili pubblici gestiscono le proprie attività, mentre altri sono impiegati da società di revisione contabile per soddisfare le esigenze contabili dei clienti dell'azienda.

Un contabile pubblico certificato (CPA) è un contabile che ha 1) soddisfatto determinati requisiti di istruzione ed esperienza stabiliti dalla legge statale per la pratica della contabilità pubblica e 2) ha ottenuto un punteggio accettabile in un rigoroso esame nazionale di tre giorni. Tali persone ottengono la licenza per esercitare la contabilità pubblica in un particolare stato. Questi requisiti di licenza sono ampiamente accreditati con il mantenimento dell'integrità del settore dei servizi contabili, ma negli ultimi anni questo processo di licenza ha attirato critiche da parte dei legislatori e di altri che favoriscono la deregolamentazione della professione. Alcuni segmenti della comunità imprenditoriale hanno espresso preoccupazione per il fatto che la qualità della contabilità ne risentirebbe se tali cambiamenti fossero implementati e gli analisti indicano che le piccole imprese prive di importanti dipartimenti contabili interni sarebbero particolarmente colpite.

L'American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) è l'organizzazione professionale nazionale dei CPA, ma esistono numerose organizzazioni all'interno della professione contabile per soddisfare le esigenze specifiche di vari sottogruppi di professionisti contabili. Questi gruppi vanno dall'American Accounting Association, un'organizzazione composta principalmente da educatori contabili, all'American Women's Society of Certified Public Accountants.

LA CONTABILITA' E IL PICCOLO PROPRIETARIO

'Un buon commercialista è il consulente esterno più importante di cui dispone il proprietario di una piccola impresa', secondo il Rivista per imprenditori Consulente per le piccole imprese . 'I servizi di un avvocato e di un consulente sono vitali durante periodi specifici nello sviluppo di una piccola impresa o nei momenti di difficoltà, ma è il contabile che, su base continuativa, ha il maggiore impatto sul successo o sul fallimento finale di un piccola impresa.'

Quando avviano un'impresa, molti imprenditori consultano un professionista della contabilità per conoscere le varie leggi fiscali che li riguardano e per familiarizzare con la varietà di documenti finanziari che dovranno mantenere. Tali consulenze sono particolarmente consigliate per gli aspiranti imprenditori che prevedono di acquistare un'attività o un franchising, che intendono investire una notevole quantità di denaro nell'attività, prevedono di detenere denaro o proprietà per i clienti o intendono incorporare.

Se un imprenditore decide di avvalersi dei servizi di un contabile da incorporare, dovrebbe assicurarsi che il contabile abbia esperienza nel trattare con piccole società, poiché l'incorporazione porta con sé una raffica di nuove forme e requisiti finanziari. Un contabile esperto può fornire preziose informazioni su vari aspetti della fase di avvio.

Allo stesso modo, quando si indaga sull'eventuale acquisto o concessione in licenza di un'impresa, un potenziale acquirente dovrebbe avvalersi dell'assistenza di un contabile per esaminare i bilanci del licenziante-venditore. L'esame dei rendiconti finanziari e di altri dati finanziari dovrebbe consentire al contabile di determinare se l'attività è un investimento redditizio. Se un potenziale acquirente decide di non utilizzare un contabile per esaminare i rendiconti finanziari del licenziante-venditore, dovrebbe almeno assicurarsi che i rendiconti finanziari che sono stati offerti siano stati adeguatamente verificati (un CPA non timbrerà o firmerà un rendiconto finanziario che non è stato adeguatamente verificato e certificato).

Una volta in attività, l'imprenditore dovrà valutare le entrate, il tasso di espansione, le spese in conto capitale e una miriade di altri fattori nel decidere se assicurarsi un contabile interno, un servizio di contabilità o un servizio di contabilità e preparazione fiscale di fine anno. È meno probabile che le ditte individuali e le società di persone abbiano bisogno di un commercialista; in alcuni casi, saranno in grado di soddisfare le modeste esigenze contabili della propria attività senza ricorrere a un aiuto esterno. Se un imprenditore rifiuta di cercare un aiuto professionale da un contabile su questioni finanziarie, è possibile trovare informazioni contabili pertinenti in libri, seminari, agenzie governative come la Small Business Administration e altre fonti.

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Anche se un piccolo imprenditore decide di non assicurarsi un commercialista, troverà molto più facile soddisfare i requisiti contabili dell'azienda se vengono seguiti alcuni principi di contabilità di base. Questi includono il mantenimento di una rigida divisione tra record personali e aziendali; mantenere sistemi contabili separati per tutte le transazioni commerciali; creazione di conti correnti separati per personale e aziendale; e conservare tutti i documenti aziendali, come fatture e ricevute.

SCEGLIERE UN CONTABILE

Mentre alcune piccole imprese sono in grado di gestire le proprie esigenze contabili senza il beneficio del personale contabile interno o di un'attrezzatura contabile professionale, la maggior parte sceglie di avvalersi dell'aiuto di professionisti della contabilità. Ci sono molti fattori che il proprietario di una piccola impresa deve considerare quando cerca un contabile, tra cui la personalità, i servizi resi, la reputazione nella comunità imprenditoriale e le spese.

La natura dell'attività in questione è anche una considerazione nella scelta di un contabile. I proprietari di piccole imprese che non prevedono una rapida espansione hanno poco bisogno di una società di contabilità nazionale, ma le iniziative imprenditoriali che richiedono investitori o richiedono un'offerta pubblica di azioni possono trarre vantaggio dall'associazione con una società di contabilità consolidata. Molti proprietari di aziende in crescita selezionano un contabile intervistando diverse potenziali società di revisione contabile e richiedendo proposte che, idealmente, dettagliano l'esperienza di offerta pubblica dell'azienda nel settore, descrivono i contabili che gestiranno il conto e stimano le commissioni per la revisione e altre proposte Servizi.

Infine, un'azienda che utilizza un contabile professionista per occuparsi di questioni contabili è spesso meglio attrezzata per dedicare tempo ad altri aspetti dell'impresa. Il tempo è una risorsa preziosa per le piccole imprese e i loro titolari, e secondo il Rivista per imprenditori Consulente per le piccole imprese , 'I contabili aiutano gli imprenditori a rispettare una serie di leggi e regolamenti che interessano le loro pratiche di conservazione dei registri. Se trascorri il tuo tempo cercando di trovare risposte alle molte domande a cui i contabili possono rispondere in modo più efficiente, non avrai il tempo di gestire correttamente la tua attività. Trascorri il tuo tempo facendo ciò che sai fare meglio e lascia che i contabili facciano ciò che sanno fare meglio.'

Il piccolo imprenditore può, ovviamente, rendere le cose molto più facili sia per la sua azienda che per il contabile mantenendo registri contabili adeguati durante tutto l'anno. I registri ben tenuti e completi di beni, ammortamenti, entrate e uscite, inventario e guadagni e perdite in conto capitale sono tutti necessari affinché il contabile possa concludere il suo lavoro; le lacune nella documentazione finanziaria di un'azienda non fanno che aumentare il tempo del contabile e, quindi, la sua commissione per i servizi resi.

Non devono essere trascurate le potenziali intuizioni gestionali che possono essere acquisite da uno studio di bilanci adeguatamente preparati. Molte piccole imprese considerano la contabilità principalmente come un onere burocratico e qualcosa il cui valore è principalmente nell'aiutare a rispettare i requisiti di rendicontazione del governo e i preparativi fiscali. La maggior parte degli esperti del settore sostiene che le piccole imprese dovrebbero riconoscere che le informazioni contabili possono essere una componente preziosa dei sistemi gestionali e decisionali di un'azienda, poiché i dati finanziari forniscono l'indicatore finale del fallimento o del successo della direzione strategica e filosofica di un'azienda.