Molte organizzazioni oggi che lottano con il cambiamento e non riescono a realizzare la loro visione finale trascorrono innumerevoli giorni, settimane e mesi - per non parlare delle risorse - cercando di capire perché non riescono a eludere le barriere che si frappongono sulla loro strada. E spesso, non riescono a definire bene quali siano queste barriere.
Ho scritto un articolo nel 2013 in cui parlavo del mentalità da silo e alcuni dei modi in cui le organizzazioni possono fare progressi nell'eliminazione della struttura e delle barriere comportamentali che impediscono la comunicazione, la collaborazione e, in definitiva, il successo.
La mentalità del silo può essere definita come una mentalità presente quando alcuni dipartimenti o settori non desiderano condividere informazioni con altri nella stessa organizzazione. Questo tipo di mentalità ridurrà l'efficienza nell'operazione complessiva, ridurrà la fiducia e il morale e potrebbe contribuire alla scomparsa di una cultura aziendale produttiva.
Silo è un termine commerciale che è stato passato e discusso in molti tavoli del consiglio di amministrazione negli ultimi 30 anni. A differenza di molti altri termini di gestione alla moda, questo è un problema che non è scomparso nel corso degli anni. I silos dipartimentali sono visti come un problema crescente per la maggior parte delle organizzazioni di tutte le dimensioni. È dovere dei leader esecutivi e della direzione preparare e dotare i propri team della mentalità e della visione adeguate per abbattere queste distruttive barriere organizzative.
Una lezione dai militari
In molti dei miei scritti, associo l'ambiente economico globale in continua trasformazione alla realtà militare post 11 settembre. Pochi anni dopo l'inizio delle guerre, le forze americane e della coalizione iniziarono a rendersi conto che il meccanismo militare del ventesimo secolo non avrebbe funzionato contro un nemico pericoloso, dinamico e ampiamente decentralizzato. Avevamo a nostra disposizione i migliori guerrieri, specialisti dell'intelligence e organizzazioni civili, ma non eravamo abbastanza agili per muoverci alla velocità richiesta da queste guerre.
Nelle squadre Navy SEAL - e nel plotone, truppa e livello di squadra, ci avviciniamo alla leadership, alla collaborazione e alla comunicazione in modo decentralizzato. Ma immagina di accumulare tutte le altre forze convenzionali, agenzie di intelligence e forze alleate in tutto il mondo cercando di lavorare verso un'unica missione. E quell'unica missione è stata compresa chiaramente da tutti? Significava cose diverse per persone diverse? Il 'cosa' era chiaramente definito ma il 'come' era definito in modo più generico da unità diverse?
All'inizio, molti sarebbero stati d'accordo che sì, le forze della coalizione che lavoravano per sedare le insurrezioni e sconfiggere Al Qaeda in Iraq, per esempio, avevano visioni sconnesse su come raggiungere questo ambizioso obiettivo. Perché? In gran parte a causa di una visione vaga, burocrazie e silos organizzativi.
Le tradizionali strutture gerarchiche, le sottoculture trasversali e i metodi di condivisione delle informazioni stavano combattendo contro di noi. I capi più anziani alla fine si sono resi conto che i militari in generale e varie task force sulla punta della lancia dovevano trasformarsi in moderne organizzazioni del ventunesimo secolo allineate dietro un'unica narrazione per la visione.
Se hai mai lavorato in una grande azienda questo potrebbe suonarti familiare. In realtà, questo può esistere anche nelle piccole imprese.
Le strutture che ti trattengono
Non riesco a pensare a molte organizzazioni là fuori che non vogliono essere più collaborative, avere una visione allineata, comunicare meglio o migliorare la fiducia e la responsabilità. Non devi essere un CEO o avere un MBA per capire come tutte queste cose, se eseguite bene e radicate nella cultura, porterebbero a incredibili ritorni finanziari. Tuttavia, molte organizzazioni lottano con i loro sistemi e strutture storici che non vogliono allontanarsene. Temendo la perdita del controllo.
Silos e lì effetto sull'allineamento verticale e orizzontale
Parlare di 'più' collaborazione e creare team interfunzionali è fantastico, ma questo può anche fallire miseramente senza una chiara comprensione condivisa della narrativa dietro la missione finale. Spesso, almeno da una prospettiva esterna, l'allineamento verticale interno rispetto alla missione in corso può andare bene mentre manca l'allineamento orizzontale attraverso i silos. Le sottoculture e le idee su come raggiungere l'obiettivo possono variare, il che porta questi dipartimenti, divisioni o team 'interfunzionali' a lavorare l'uno contro l'altro in molti modi.
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E a volte, i silos esistono sia verticalmente che orizzontalmente allo stesso tempo. I leader senior non hanno abbastanza accesso a importanti informazioni di terra dalle loro truppe di prima linea, mentre le direttive e le informazioni dall'alto si perdono nella traduzione durante la loro discesa.
Distruzione del silo - un esempio
Nella mia ultima azienda, abbiamo sviluppato una visione rinnovata per essere in una posizione migliore per progettare e implementare soluzioni veramente integrate per i nostri clienti. Ma per raggiungere questo obiettivo, è andato ben oltre una migliore analisi dei dati, il pensiero creativo e l'accumulo di più servizi uno sopra l'altro. Le strategie personalizzate richiedevano un nuovo approccio all'acquisizione dei talenti, alle strutture dipartimentali e alla maggior parte dei nostri processi esistenti. Abbiamo unito i team per una migliore collaborazione, implementato nuovi meccanismi di ricompensa, rielaborato le strutture di segnalazione, ridisegnato l'intero ufficio e letteralmente abbattuto i muri - letterali e figurativi.
Questo non vuol dire che la soluzione sia allontanarsi completamente dalle gerarchie tradizionali e costruire solo reti e team aperti senza strutture e risorse per supportarli, il che potrebbe anche essere catastrofico in molte organizzazioni. Ma un po' di entrambi può portare stabilità e collaborazione allo stesso tempo. In questo ambiente, la comunicazione si muove più rapidamente, l'apprendimento aumenta, le lezioni possono essere applicate a tutti i reparti e le strategie si allineano per supportare un'unica visione.
I comportamenti e le mentalità che devono cambiare
La mentalità del silo non appare accidentalmente né è una coincidenza che la maggior parte delle organizzazioni combatta con guerre per il territorio interdipartimentale. Dobbiamo affrontare il fatto che i silos organizzativi possono anche essere il risultato di un team di leadership conflittuale e che il conflitto si diffonde causando disordini e i dipendenti hanno paura di mettersi in mostra.
Molti dirigenti possono guardare alla propria organizzazione e ignorare le inefficienze del dipartimento e la mancanza di soluzioni interfunzionali dovute a dipendenti immaturi, mancanza di formazione di base o semplicemente l'incapacità di alcuni dipendenti di giocare bene l'uno con l'altro. Sfortunatamente, mentre questi comportamenti possono essere il risultato della mentalità del silo; di solito non è la causa principale. Questi presupposti porteranno effettivamente a danni a lungo termine per l'organizzazione nel suo insieme creando risentimento e cinismo all'interno dei team. È responsabilità del team dirigenziale riconoscerlo ed elevarsi al di sopra per creare soluzioni efficaci a lungo termine che siano scalabili, eseguibili e realistiche.
Come avere successo in ambienti complessi
Le organizzazioni che avranno successo in questo ambiente aziendale più volatile e complesso devono non solo sviluppare e comunicare regolarmente una visione allineata - e la narrativa specifica per supportarla - ma anche rispondere alle domande:
'Quali comportamenti e mentalità devono cambiare per raggiungere questo obiettivo?'
Dr. Jocelyn Elise Crowley Wikipedia
'Quali barriere devono essere abbattute per realizzare questo sforzo di cambiamento?'
La costruzione di relazioni più significative al di fuori dei silos in cui esistono le persone diluirà gradualmente la forza di quelle barriere. Ciò migliora anche la fiducia e la volontà di condividere regolarmente informazioni importanti. Tutti stanno lavorando per un obiettivo comune e tutti comprendono il proprio ruolo nel muovere la nave in quella direzione.
Non è successo da un giorno all'altro, ma quando i dirigenti più anziani di tutti i ranghi militari, specialmente nelle operazioni speciali, hanno sostenuto questo sforzo di cambiamento, hanno iniziato a dimostrare loro stessi i nuovi comportamenti e hanno parlato della nuova visione ogni giorno; solo allora la cultura non ha iniziato a cambiare per allinearsi con la visione e la strategia.
Ecco 5 passaggi per incoraggiare un fronte unificato e aprire le linee per comunicare una visione potente per il cambiamento.
1. Creare una visione unificata.
Come scritto da Patrick Lencioni nel suo libro Silos, Politics and Turf Wars; 'I silos - e le guerre per il territorio che consentono - devastano le organizzazioni. Sprecano risorse, uccidono la produttività e mettono a rischio il raggiungimento degli obiettivi.' Continua consigliando ai leader di abbattere i silos spostando i problemi comportamentali passati e affrontando i problemi contestuali che sono presenti nel cuore dell'organizzazione. Per molte organizzazioni, ciò significa che non solo tutti i dipendenti dell'azienda devono remare nella stessa direzione, ma che i team esecutivi devono essere impegnati e in prima linea a guidare la barca.
È imperativo che il team di leadership accetti una visione comune e unificata per l'organizzazione. Ci deve essere un ampio livello di buy-in da parte dei dirigenti e una comprensione fondamentale degli obiettivi a lungo termine dell'azienda, degli obiettivi del dipartimento e delle iniziative chiave all'interno del team di leadership prima di trasmetterli ai team. Un team di leadership unificato incoraggerà la fiducia, creerà l'empowerment e farà uscire i manager dalla mentalità del 'mio dipartimento' alla mentalità della 'nostra organizzazione'. E i leader devono essere coerenti con tutti i loro comportamenti prima che altri seguano.
2. Lavorare per raggiungere un obiettivo comune.
Una volta che il team dirigenziale ha accettato la visione unificata generale dell'organizzazione, è importante che questo team determini i problemi alla radice sottostanti che potrebbero causare l'effetto a catena dei silos. Molte volte vengono identificati più obiettivi tattici e obiettivi, ma spetta al team di Leadership rimanere sul compito e definire l'unico focus qualitativo condiviso tra loro come la priorità assoluta. Una volta identificato 'l'elefante nella stanza', è importante che tutti i dirigenti e tutti i membri della direzione lavorino insieme per raggiungere questo obiettivo comune. È anche importante che tutti i dipendenti siano consapevoli di questo obiettivo e comprendano come possono avere un impatto individualmente.
Nel libro di Virginia Anderson e Lauren Johnson, Systems Thinking Basics, definiscono il pensiero sistemico come una visione olistica e di grande respiro dell'insieme. È riconoscere le interconnessioni tra le parti di un sistema e sintetizzarle in una visione unificata. Questo pensiero, insieme a un focus unificato, dovrebbe essere applicato tra i team per incoraggiare la collaborazione, il lavoro di squadra e, in definitiva, il raggiungimento dell'obiettivo comune.
3. Motivare e incentivare.
Complimenti ai dirigenti e ai team di gestione che sono in grado di stabilire con successo un obiettivo comune e unificato e capire come le varie parti di un intero si intrecciano. Metà della battaglia è vinta. Le fasi finali dell'eliminazione dei silos riguardano l'esecuzione e l'implementazione. La motivazione può variare tra i team e, soprattutto, tra gli individui. Ciò che definisce veramente un manager di successo è colui che è in grado di identificare quali componenti chiave motivano ciascuno dei propri dipendenti e come comunicarlo in modo efficace a un'ampia gamma di pubblico. Una volta identificato l'obiettivo comune, ogni membro del team di gestione deve incentivare di conseguenza i propri dipendenti.
Se il tuo obiettivo comune è quello di rinnovare la reputazione della tua azienda, uno dei tuoi obiettivi potrebbe essere quello di migliorare la qualità del tuo prodotto. Se l'obiettivo è migliorare la qualità del prodotto, gli incentivi per i dipendenti dovrebbero essere costruiti per massimizzare questo risultato desiderato. Ad esempio, qualcuno nello sviluppo del prodotto potrebbe ricevere un incentivo per ridurre i bug entro la scadenza; mentre il rappresentante del servizio clienti potrebbe ricevere un incentivo per aumentare la soddisfazione del cliente. Gli incentivi faranno molto per motivare i dipendenti; tuttavia, non è tutto ciò che è necessario. I manager devono ricordare che la motivazione comprende un'ampia varietà di tattiche tra cui interessi comuni, investimenti individuali nella crescita, voce condivisa e parole positive di incoraggiamento. Tutte le tattiche descritte in Motivazione sono progettate per evitare l'atteggiamento 'non è il mio lavoro' e incoraggiare l'input, il lavoro di squadra e, soprattutto, la produttività.
4. Eseguire e misurare .
Proprio come qualsiasi obiettivo stabilito, è importante che, una volta definito, questo obiettivo venga misurato con precisione. Il gruppo dirigente deve stabilire un lasso di tempo per completare l'obiettivo comune, parametri di riferimento per il successo e delegare compiti e obiettivi specifici ad altri membri del gruppo dirigente e fino alle truppe di prima linea. L'empowerment e la responsabilità sono fondamentali.
Non è raro che sia necessaria una grande quantità di inerzia per mantenere lo slancio. Non dimentichiamo che le squadre prosperano grazie alla routine e al rinforzo costante. Il lavoro di squadra e la cooperazione costante devono essere presenti affinché i 3 passaggi precedenti funzionino correttamente.
5. Collabora e crea.
lori brucia il patrimonio netto
La famosa citazione di Francis Bacon 'la conoscenza è potere' ha un ruolo molto importante nelle organizzazioni moderne. Ci sono alcuni fattori chiave nella creazione di un team fiorente e produttivo; conoscenza, collaborazione, creatività e fiducia. Senza questi quattro fattori fondamentali ogni squadra è destinata a fallire.
Per incoraggiare i tuoi team a mostrare tutti e 4 questi tratti, è consigliabile che la direzione permetta e promuova l'interazione tra i dipartimenti. Lo scambio di conoscenze e la collaborazione che inevitabilmente avverrà tra i team è assolutamente impagabile. Per massimizzare la collaborazione, la conoscenza, la creatività e la fiducia si suggerisce che la direzione lavori per ridurre inutili riunioni lunghe e frequenti, costruisca sale riunioni accessibili e piccole, implementi un sistema di formazione interdipartimentale e incoraggi un feedback costruttivo dai dipartimenti esterni.
Abbattere i silos non è un compito facile per nessuna organizzazione, sia essa militare, commerciale o altro; tuttavia, evitare questi problemi sarà più dannoso per i dipendenti e, in definitiva, per la capacità complessiva di unirsi con qualsiasi sforzo di trasformazione. I cinque passaggi sono progettati per aiutare a facilitare una visione unificata e stabilire passaggi realistici per fornire ai membri del team uno scopo e mezzi chiari per raggiungere l'obiettivo comune finale. Non c'è niente di più potente in qualsiasi organizzazione che avere tutti i dipendenti che remano ferocemente nella stessa direzione.
E ancora, queste visioni non devono essere eccessivamente complesse o essere salti selvaggi verso la grandezza. Devono essere qualcosa a cui la squadra può connettersi, dove tutti capiscono come non solo parlare per ottenere la vittoria, ma come comportarsi a modo loro. Una visione chiaramente comunicata, una piccola ristrutturazione e un cambiamento di mentalità uniti a coerenza e disciplina sono come le migliori organizzazioni prospereranno nel ventunesimo secolo.
