'Troppe riunioni' e 'Troppo tempo sprecato in riunioni improduttive'. Quando un'azienda lotta con un basso coinvolgimento dei dipendenti, troverai invariabilmente uno di questi reclami in cima alla lista.
Sembrano lamentele sugli incontri, ma in realtà sono affermazioni sul sentirsi mancati di rispetto.
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Quando qualcuno dice di essere in troppe riunioni, sta dicendo che le persone che convocano queste riunioni non stanno prestando attenzione a tutti gli altri lavori importanti che hanno nel piatto. Il dipendente partecipa a più riunioni di quelle consentite dal carico di lavoro, costringendolo a rubare tempo a pause, vacanze e famiglie in modo da poter svolgere il lavoro che deve completare per ottenere lo stipendio.
Quando qualcuno si lamenta di perdere tempo in riunioni * improduttive*, sta dicendo che il leader della riunione non ha rispettato abbastanza il team per pianificare una riunione produttiva. Un leader frettoloso può affermare di non aver avuto il tempo di mettere insieme un piano per l'incontro, il che peggiora le cose perché ora è molto chiaro che il tempo del leader è prezioso, ma è accettabile sprecare quello di tutti gli altri.
Le organizzazioni ad alte prestazioni gestiscono le riunioni giuste con le persone giuste al momento giusto. Rispettano il tempo che i dipendenti investono nelle riunioni e si assicurano che venga utilizzato in modo produttivo.
Iniziare e finire in orario è importante, così come condividere equamente il tempo all'interno della riunione. Forse ancora più importante, i leader premurosi lavorano per pianificare riunioni che riducono al minimo l'interruzione di altri lavori ed evitano di disturbare i partecipanti non necessari.
Ecco cinque modi per creare rispetto nel modo in cui pianifichi le riunioni.
1. Pianificare le riunioni in tempi di transizione naturali per ridurre al minimo il tempo di cambio attività
Una pianificazione efficace migliora la concentrazione durante le riunioni, riduce i costi di cambio attività e aumenta il tempo di concentrazione produttivo per altri lavori. Il cambio di attività è il tempo necessario per spostare la tua attenzione da un'attività all'altra e concentrarti nuovamente. La penalità del tempo per il cambio di attività può prosciugare da 10 a 50 minuti in più durante la giornata.
Le riunioni si tengono per prima cosa al mattino, subito prima della pausa di mezzogiorno, e alla fine della giornata si allineano con i tempi in cui il lavoro è già naturalmente interrotto. Ciò crea solo una, anziché due, interruzioni del cambio di attività per ogni riunione.
2. Programmare le riunioni con un tempo adeguato per prepararsi.
Per mantenere il tempo della riunione produttivo e concentrato, tutti dovranno essere preparati. Avranno bisogno di tempo per rivedere l'ordine del giorno, leggere eventuali rapporti e considerare le domande che faranno.
Gli incontri programmati con almeno due giorni di anticipo danno alle persone il tempo di arrivare preparati.
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3. Lasciare del tempo tra le riunioni per le transizioni.
Le riunioni produttive iniziano in orario, il che diventa impossibile quando le persone non hanno il tempo necessario per lasciare una riunione e passare a quella successiva.
Nei giorni con più riunioni, la pianificazione delle riunioni in modo che terminino almeno 10 minuti prima dell'inizio della riunione successiva garantisce alle persone il tempo di passare con garbo. Questo è abbastanza tempo per fare un rapido viaggio in bagno e restituire alcuni messaggi urgenti, il che fa un'enorme differenza nella capacità di concentrazione di tutti.
4. Blocca giornate intere o mezze giornate come 'Nessuna riunione'.
Le persone ad alte prestazioni bloccano regolarmente il tempo per il lavoro che vogliono fare. Conosciuto come blocco temporale , puoi moltiplicare questo vantaggio in tutto il gruppo con un tempo di concentrazione designato senza riunioni.
Ciò consente a tutti di sapere che possono contare su diverse ore consecutive per svolgere il lavoro individuale ogni settimana, semplificando la pianificazione, riducendo l'ansia e aumentando la produttività. Ciò è particolarmente importante per i lavoratori della conoscenza che hanno bisogno di grandi blocchi di tempo ininterrotto per svolgere al meglio il proprio lavoro e 'entrare nel flusso'.
Ad esempio, il nostro team lascia sia il martedì che il venerdì liberi da riunioni.
5. Rendi le riunioni facoltative.
Infine, il modo più semplice per rispettare il tempo di tutti è rispettare il loro giudizio su come utilizzare al meglio quel tempo. Se il tuo team ritiene che ci siano troppe riunioni, fagli sapere che possono rinunciare a qualsiasi riunione che ritengono non necessaria per il loro lavoro.
E, se sentono che un incontro non è produttivo, abbracciano 'la legge dei due piedi'. Questo rende giusto lasciare una riunione in silenzio quando ti rendi conto che non è un buon uso del tuo tempo.
Se la tua organizzazione fa fatica a mantenere le riunioni improduttive fuori dal calendario, implementare solo alcuni di questi suggerimenti come politiche invierà un potente messaggio di rispetto. Quando lavori per pianificare riunioni che rispettino il tempo di tutti, trarrai vantaggio dall'avere dipendenti più coinvolti e leali che metteranno quel tempo a disposizione per te.
