Manuali per i dipendenti , manuali di policy e procedure, manuali per i dipendenti - comunque li vogliate chiamare - sono spesso considerati un male necessario sia dai dipendenti che dai datori di lavoro. In genere generano costernazione da parte dei dipendenti, soprattutto se non sono chiari, ben scritti e specifici per l'azienda e se si concentrano principalmente sulla negatività, in altre parole elencano solo cosa non fare. I datori di lavoro, nel frattempo, in genere guardano questi manuali in termini di come coprire i loro... beni... in caso di potenziali azioni legali.
C'è, tuttavia, un modo migliore.
Gli esperti affermano che le piccole e medie imprese possono creare manuali per i dipendenti che li proteggano dai contenziosi e mettano a loro agio i membri del personale spiegando in termini positivi le politiche dell'azienda. Al fine di disporre di un manuale politico efficace, il datore di lavoro dovrebbe dedicare del tempo a identificare ciò che è importante per l'azienda, sia per mantenere i dipendenti informati e felici, sia per raggiungere gli obiettivi aziendali dell'azienda. 'Può fungere da libro di gioco e spiegare le regole del gioco per i dipendenti su ciò che ci si aspetta da loro', afferma Nancy Cooper, presidente del gruppo lavoro e occupazione di Garvey Schubert Barer , uno studio legale con sede a Portland, Oregon.
'Il valore è che i dipendenti possono capire cosa ci si aspetta da loro e cosa possono aspettarsi dall'azienda', aggiunge Paul Rowson, amministratore delegato di Mondo al lavoro , un'associazione globale di risorse umane che si concentra su retribuzioni, benefit, lavoro-vita e ricompense totali integrate. 'Ciò include il modo in cui vengono prese le decisioni retributive, come vengono valutate le loro prestazioni, come l'azienda tratta cose come il congedo per malattia e altri benefici, come l'azienda vede i programmi di vita lavorativa e come verranno trattati in una controversia'. Avere tutti questi problemi spiegati in un manuale può liberare un dipendente per fare il suo lavoro migliore, aggiunge, senza preoccuparsi che un datore di lavoro li tratti ingiustamente.
Ma il diavolo sta nei dettagli, come si suol dire. Il successo di un manuale per i dipendenti dipende da ciò che includi e dal modo in cui enuncia le politiche. La prima regola per scrivere un playbook vincente è che deve essere scritto in modo chiaro e comprensibile e riflettere la cultura del business. Alcune politiche devono essere nel manuale per legge. Ciò significa che dovresti dedicare del tempo a conoscere i requisiti locali e statali, nonché i requisiti federali, afferma Cooper. Altre politiche dovrebbero essere nel manuale per proteggere il datore di lavoro. 'Non importa il motivo alla base delle politiche, tutte dovrebbero essere applicate in modo coerente', aggiunge.
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La seguente guida illustrerà ciò che devi includere per legge, le clausole che gli esperti legali affermano che ogni manuale del dipendente dovrebbe includere e quindi altre disposizioni facoltative che potresti voler includere in un manuale del dipendente per farlo funzionare per te e per i tuoi dipendenti.
Cosa includere in un manuale del dipendente: disposizioni del manuale richieste dalla legge
Prima di iniziare a scrivere un manuale per i dipendenti, i leader aziendali devono capire cosa devono includere per legge. Ciò può anche determinare come decidi di impostare il manuale del dipendente.
Il primo passo è acquisire familiarità con le leggi federali, statali e locali sull'occupazione che devi rispettare: alcune devono anche essere pubblicate nel manuale del dipendente dell'azienda. Il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti fornisce informazioni ai datori di lavoro sulle leggi federali che incidono sui problemi del posto di lavoro sul suo sito Web all'indirizzo www.dol.gov . Se la tua azienda opera in più di uno stato, potresti avere motivi legali per scrivere manuali diversi per i dipendenti in ogni stato. 'Ogni stato ha leggi sul lavoro uniche', afferma Cooper. 'Molte leggi a livello statale dicono che devi averlo nel manuale.'
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Anche altri problemi possono influire sul modo in cui ti avvicini al manuale del dipendente. Ad esempio, se hai diverse unità aziendali, come un impianto di produzione e una struttura di vendita e ricerca, potresti voler avere il manuale di base lo stesso per ogni gruppo di dipendenti, ma potresti voler includere politiche specifiche per unità aziendali specifiche , come se un'unità aziendale avesse un sindacato o dipendenti pagati a ore, afferma Cooper.
Dopo aver determinato come affronterai il manuale del dipendente, devi determinare quali politiche devi includere per legge. Alcune aziende offrono software o modelli che possono essere un buon inizio per guidarti nel processo. Ma le politiche possono variare da stato a stato. Se non sei sicuro di quali politiche siano richieste dalla legge, dovresti verificare con le organizzazioni delle risorse umane o il tuo avvocato del lavoro. Molti dipartimenti del lavoro statali hanno anche elenchi sui loro siti Web per i datori di lavoro sulle leggi che devono rispettare quando fanno affari nello stato e questi possono essere utili per determinare cosa includere in un manuale del dipendente.
Le politiche che devi includere in un manuale del dipendente per legge possono includere quanto segue:
- Politiche di congedo medico familiare . Il Family Medical Leave Act del governo federale richiede che i datori di lavoro di determinate dimensioni debbano fornire ai dipendenti fino a 12 settimane di congedo non retribuito durante un periodo di 12 mesi per la nascita o la cura di un bambino, per prendersi cura di un parente stretto con una grave condizione di salute , o se il lavoratore ha una grave condizione di salute. Molti stati hanno anche le proprie politiche in materia di congedo familiare non retribuito.
- Politiche di pari occupazione e non discriminazione non . Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti richiede a molte aziende di pubblicare informazioni in cui si afferma che l'azienda segue le leggi sulla non discriminazione e sulle pari opportunità di lavoro nell'assunzione e nella promozione.
- Politiche di retribuzione dei lavoratori . Molti stati richiedono che i dipendenti siano informati per iscritto delle politiche retributive dei lavoratori.
Tra le altre leggi che potrebbero richiedere l'inclusione nei manuali dei dipendenti ci sono le politiche relative all'alloggio delle disabilità, le politiche sui congedi militari, le politiche sull'alloggio per l'allattamento al seno e le politiche sui congedi per le vittime di reati.
Scava più a fondo: Come assemblare un manuale per i dipendenti
Cosa includere in un manuale del dipendente: clausole che ogni manuale del dipendente dovrebbe includere
Ci sono alcune dichiarazioni di non responsabilità generali che ogni manuale dei dipendenti dovrebbe avere.
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- Non un contratto . È importante sottolineare che il manuale è proprio questo - un manuale - e non fa alcuna promessa sulla continuità del lavoro. Cooper raccomanda la seguente formulazione: 'Questo manuale non è un contratto, esplicito o implicito, né garantisce un impiego per un periodo di tempo specifico. Sebbene speriamo che il nostro rapporto di lavoro sia a lungo termine, la Società o l'utente possono porre fine al rapporto in qualsiasi momento, con o senza preavviso, con o senza motivo, nella misura consentita dalla legge.'
- Il manuale supera i precedenti documenti politici . Il manuale dovrebbe chiarire che è l'ultima parola sulle politiche aziendali. Cooper suggerisce di utilizzare il seguente linguaggio: 'Il presente Manuale del dipendente sostituisce e sostituisce tutte le precedenti politiche e procedure, inclusi, a titolo esemplificativo, tutti i memorandum o le politiche scritte che potrebbero essere state emesse sugli argomenti trattati in questo manuale'.
- Le politiche nel manuale possono essere soggette a modifiche . È importante lasciare un po' di margine di manovra perché i tempi cambiano, emergono nuovi problemi e potrebbe essere necessario apportare modifiche. Ecco come Cooper suggerisce di esprimere questa disposizione: 'Le politiche incluse in questo manuale sono solo linee guida e sono soggette a modifiche se l'Azienda lo ritiene appropriato e necessario. Di tanto in tanto potresti ricevere notifiche di politiche, procedure, benefici o programmi nuovi o modificati.'
- Pagina di riconoscimento dei dipendenti . Per proteggere la tua attività e verificare che i tuoi dipendenti siano consapevoli che la tua azienda rispetta queste leggi, è importante includere una pagina di riconoscimento che il dipendente firma e restituisce. Il riconoscimento dovrebbe indicare che il dipendente comprende che è sua responsabilità leggere e seguire le politiche. 'Vuoi che la pagina di riconoscimento sia staccabile dal manuale', dice Cooper. 'Una volta firmato, deve essere inserito nel fascicolo personale del dipendente.'
Scava più a fondo: Strumenti: riconoscimento di una ricevuta del manuale del dipendente
Cosa includere in un manuale del dipendente
Prima di scrivere il manuale per i dipendenti, dovresti anche dedicare del tempo a determinare cosa è importante per te come azienda. Ti interessa come appaiono i tuoi dipendenti quando sono al lavoro? Vuoi che si astengano dall'invio di messaggi di testo mentre sono al lavoro? Ti interessa se pubblicano un blog sull'azienda? Se il problema è importante per te e hai aspettative sul comportamento dei dipendenti, dovresti affrontarlo in una politica.
'Problemi importanti possono essere cose come la capacità del dipendente di utilizzare i telefoni cellulari al lavoro o durante la guida; occuparsi del modo appropriato (o inappropriato) in cui i dipendenti discutono del datore di lavoro nelle chat room o sui blog fuori orario; o anche la capacità del datore di lavoro di affrontare i problemi creati dal modo in cui i dipendenti utilizzano i computer, la posta elettronica e la posta vocale', afferma Cooper. 'Una delle cose più importanti da ricordare è che il tuo manuale deve riflettere il tuo modo di fare affari. Se scrivi una politica, preparati a farla rispettare, che si tratti di una politica che definisce limiti o di una politica che sostiene gli obiettivi. Devi fare in modo che il tuo manuale sia un vero riflesso della tua attività.'
Devi anche decidere quale tono vuoi che assuma il tuo manuale. Molti manuali sono scritti dalla prospettiva negativa del 'non lo faranno'. Alcuni dei manuali più efficaci, tuttavia, sono quelli scritti da una prospettiva positiva. 'Certo i dipendenti devono sapere che tipo di comportamento causerà problemi, come assenze eccessive, ma la politica non deve essere scritta concentrandosi sulla punizione', afferma Cooper.
Ecco una linea guida per le sezioni che potresti voler includere in un manuale per i dipendenti:
1. Storia dell'azienda . Sebbene non sia necessario, una breve sezione che discute la storia dell'azienda e la sua missione può aiutare a dare il tono a un manuale per i dipendenti. Rowson afferma che questa sezione può includere discussioni su una missione aziendale, qual è la sua ragione d'essere, chi sono i suoi clienti, qual è la sua posizione nel mercato, ecc. 'Potresti parlare del fondatore per avere un'idea della storia dell'azienda o cultura,' dice Rowson. 'Potresti aggiungere una discussione sul gruppo dirigente in modo che le persone si sentano come se sapessero per chi stanno lavorando'. Cooper avverte di non fare promesse in questa sezione, come promettere di pagare ai dipendenti il dollaro più alto nel tuo campo, che potrebbe essere difficile da sostenere se l'azienda cade in tempi difficili economici.
2. Politica di ferie retribuite . Questa sezione illustra la politica delle ferie dell'azienda, ad esempio come vengono guadagnate le ferie e come programmare le ferie. Dovrebbe anche precisare quali festività osserva l'azienda, comprese le festività per le quali l'azienda chiude e, se l'azienda è un ristorante o un'altra attività commerciale che rimane aperta nei giorni festivi, in che modo i dipendenti verranno retribuiti per aver lavorato durante le vacanze. Potresti anche voler affrontare il congedo per malattia, il congedo medico familiare e altri tipi di congedo, come il congedo coniugale militare.
3. Comportamento dei dipendenti . Sotto questo titolo, puoi discutere la politica di presenza, le pause pranzo e i periodi di riposo e le aspettative generali sulla condotta dei dipendenti. Ciò può includere la definizione di una politica contro la discriminazione per molestie dei dipendenti, il divieto di fumo, una politica sull'abuso di sostanze, il modo in cui i dipendenti possono utilizzare Internet o la posta elettronica e un codice di abbigliamento, se si dispone di quest'ultimo. Potresti voler affrontare come i dipendenti dovrebbero gestire la risoluzione dei conflitti. Rendi questa sezione di natura molto generale. 'Non entrare troppo nei dettagli', dice Cooper. 'È nella natura umana volere una lista di tutte le cose accettabili, ma è nella natura umana che anche tu dimentichi qualcosa.'
4. Pagamenti e promozioni . Spiega i tuoi metodi di pagamento e fai sapere ai dipendenti se verranno pagati ogni settimana o ogni due settimane o qualsiasi altra cosa. È qui che enuncia la tua politica sugli straordinari, definisci l'orario di lavoro e discuti la struttura del tuo grado di retribuzione in modo che le persone sappiano dove si collocano nella gerarchia, afferma Rowson. 'L'ultima cosa che vuoi fare quando assumi qualcuno è sorprenderlo quando arriverà lo stipendio', dice Rowson. 'Vuoi far sapere alla gente quanto spesso verranno pagati e come verranno pagati, offri un deposito diretto e quanti periodi di paga ci sono in un anno.' Puoi anche parlare dei tipi di pacchetti retributivi che offri, incluso se i dipendenti hanno diritto a bonus o stock option e come funziona il processo di valutazione delle prestazioni. Cooper avverte che se si definisce una politica aziendale per il progresso è necessario ricordare che l'azienda e i suoi dirigenti devono tutti aderire a tale politica. 'Ecco dove la maggior parte delle aziende commette errori', afferma. 'Promettono troppo e non seguono le proprie politiche.'
5. Vantaggi . In questa sezione, fornisci ai dipendenti una panoramica generale dei vantaggi che offri in termini di assistenza sanitaria, dentistica, vista, assicurazione sulla vita, ecc., ma non discutere di politiche specifiche con aziende specifiche. 'I vantaggi possono cambiare frequentemente, probabilmente più spesso di quanto non faccia il manuale', sottolinea Cooper. Parla di chi ha diritto, se solo dipendenti a tempo pieno o se ai dipendenti part-time viene offerto un pacchetto di benefici proporzionali, affronta anche questo. Elenca i criteri di ammissibilità, quando puoi iscriverti ai benefici e quali sono gli eventi critici della vita durante i quali puoi modificare i benefici, come il matrimonio o la nascita di un bambino.
Dopo che tutte le informazioni sono state assemblate in un manuale del dipendente, assicurati di controllare il documento prima di distribuirlo ai dipendenti. Se possibile, un avvocato dovrebbe essere coinvolto nella preparazione del manuale. 'Se un datore di lavoro sta cercando di risparmiare denaro', afferma Cooper, 'il minimo che dovrebbe fare è farlo esaminare da un avvocato una volta che è stato messo insieme'. Quella recensione, aggiunge, potrebbe aiutare la tua azienda a evitare future cause legali che coinvolgono il comportamento dei dipendenti che è - o non è - definito nel manuale del dipendente.
Scava più a fondo: Hai bisogno di una politica sui social media?
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Cosa includere in un manuale del dipendente: link consigliati
La Società per la Gestione delle Risorse Umane
http://www.shrm.org
SHRM è la più grande associazione mondiale dedicata alla gestione delle risorse umane, che rappresenta più di 250.000 membri in più di 140 paesi.
Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti
http://www.dol.gov
Le guide alle leggi federali sul lavoro sul sito web del dipartimento del lavoro possono aiutarti ad assicurarti di coprire le nozioni di base nel manuale del tuo dipendente.
Manuale per le piccole imprese
http://www.osha.gov/Publications/smallbusiness/small-business.html
Il manuale dell'Amministrazione per la sicurezza e la salute sul lavoro del Dipartimento del lavoro per le piccole imprese può aiutare i datori di lavoro a fornire un luogo di lavoro sicuro e salubre per i propri dipendenti.
Manuale del modello gratuito
http://www.smallbusinessnotes.com
Smallbusinessnotes.com offre un modello di manuale gratuito. Il Complete Policy Handbook (0) dell'Alexander Hamilton Institute è un CD-ROM con politiche modificabili con linee guida stato per stato. E Policies Now è un programma deluxe (hrtools.com; $ 199) che utilizza una procedura guidata di domande e risposte per aiutarti a personalizzare un manuale
Mondo al lavoro
http://www.worldatwork.org
Questa associazione globale delle risorse umane si concentra su retribuzioni, benefit, vita lavorativa e compensi totali integrati per aiutare le organizzazioni ad attrarre, motivare e trattenere una forza lavoro di talento.
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