'Servizi condivisi' è un termine che definisce una filosofia operativa che implica la centralizzazione di quelle funzioni amministrative di un'azienda che un tempo venivano svolte in divisioni o sedi separate. I servizi che possono essere condivisi tra le varie unità aziendali di un'azienda includono finanza, acquisti, inventario, buste paga, assunzioni e tecnologia dell'informazione. Ad esempio, una sede centrale potrebbe controllare tutte le assunzioni per un'intera catena di negozi al dettaglio. Il termine 'servizi condivisi' può essere applicato anche alle partnership formate tra imprese separate. In questo caso, gli inquilini di un edificio per uffici potrebbero condividere il servizio di telecomunicazioni o di manutenzione. I servizi condivisi sono disponibili anche su Internet. Un esempio di questa forma di servizi condivisi sono gli Application Service Provider (ASP) che offrono a numerosi clienti aziendali l'accesso alle applicazioni online in modo che possano evitare l'acquisto di sistemi e software speciali.
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Idealmente, le aziende che implementano servizi condivisi ottengono significativi risparmi sui costi standardizzando pratiche e procedure e creando economie di scala. I sostenitori sostengono che svolgere una funzione in una sede di solito richiede meno investimenti in tecnologia e spazi per uffici, nonché fino al 30% in meno di dipendenti, rispetto allo svolgimento della funzione in più sedi. 'Nell'ambito dei servizi condivisi, un'azienda centralizza le funzioni di back-office, come la contabilità, il magazzino e persino la tecnologia dell'informazione, e le tratta come fornitori interni', ha spiegato Erik Sherman in Computerworld . 'Il resto dell'azienda può invece utilizzare fornitori di servizi esterni, quindi le pressioni competitive promuovono un servizio reattivo e il personale ridotto consente di risparmiare denaro'. In alcuni casi, le funzioni centralizzate, o le organizzazioni di servizi condivisi, addebitano alle diverse divisioni l'utilizzo dei loro servizi. Altre organizzazioni di servizi condivisi offrono i propri servizi anche a società esterne sul mercato aperto.
L'applicazione di servizi condivisi è una strategia aziendale popolare. Infatti, annotava Elisabetta Ferrarini in Computerworld che è stato adottato da metà di tutte le aziende Fortune 500. 'La centralizzazione delle funzioni aziendali, in un modo ora noto come modello di 'servizi condivisi', è una delle tendenze più in voga nel mondo degli affari di oggi', ha scritto Mark Henricks in Imprenditore . 'Chi lo pratica dice di poter tagliare i costi migliorando la qualità dei servizi condivisi.' Il concetto di servizi condivisi è stato introdotto negli anni '80, quando un certo numero di grandi aziende con più unità aziendali hanno iniziato a cercare modi per ridurre i propri costi amministrativi. Da allora, ha osservato Henricks, 'i servizi condivisi si sono evoluti in uno strumento più completo e flessibile per migliorare i processi, consentire investimenti tecnologici, generare profitti e ridurre i costi'.
Tuttavia, ci sono una serie di potenziali inconvenienti associati ai servizi condivisi. Ad esempio, le aziende che passano a un modello di servizi condivisi spesso sostengono il costo dell'assunzione di nuove persone e dell'installazione di nuove tecnologie. Inoltre, l'implementazione di servizi condivisi richiede tempo, spesso più di un anno. Inoltre, come ha avvertito Henricks, la centralizzazione non è appropriata per ogni funzione. Le aziende non dovrebbero centralizzare le proprie competenze o funzioni principali che implicano il contatto diretto con i clienti, in particolare se anche aziende esterne utilizzano i servizi condivisi.
L'implementazione di servizi condivisi può creare problemi anche all'interno di un'azienda. Ad esempio, i dipendenti che fornivano i servizi in varie unità aziendali potrebbero essere turbati dalla perdita di controllo che subiscono con il nuovo accordo. Inoltre, i dipendenti della sede centrale che forniscono servizi condivisi da una posizione centrale potrebbero trovarsi a disagio nel trattare le unità aziendali come clienti. In effetti, il passaggio a un ambiente di servizi condivisi richiede ai dipendenti di sviluppare nuove competenze, con una maggiore enfasi sulla flessibilità e sul servizio al cliente. 'Per essere il fornitore preferito, e anche per avere un'esistenza aziendale sicura, il servizio condiviso deve fornire risultati superiori a costi contenuti', ha affermato Sherman. Di conseguenza, un sistema di servizi condivisi non è appropriato per ogni azienda. 'Per molte aziende, i servizi condivisi rimarranno un concetto intrigante che semplicemente non si adatta alle loro esigenze', ha osservato Henricks. 'Per altri, rappresenterà esattamente il modello giusto per trarre vantaggio da un'opportunità promettente per sfruttare al meglio le competenze di home-office che possono utilizzare anche altre divisioni, sedi e persino altre aziende'.
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BIBLIOGRAFIA
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