Un sistema informativo gestionale (MIS) è una banca dati informatizzata di informazioni finanziarie organizzata e programmata in modo tale da produrre rapporti periodici sulle operazioni per ogni livello di gestione in un'azienda. Di solito è anche possibile ottenere facilmente rapporti speciali dal sistema. Lo scopo principale del MIS è quello di fornire ai manager un feedback sulla propria performance; il top management può monitorare l'azienda nel suo complesso. Le informazioni visualizzate dal MIS in genere mostrano dati 'reali' rispetto a risultati 'pianificati' e risultati di un anno prima; quindi misura i progressi rispetto agli obiettivi. Il MIS riceve i dati dalle unità e funzioni aziendali. Alcuni dei dati sono raccolti automaticamente da sportelli di cassa collegati al computer; altri vengono digitati a intervalli periodici. I report di routine sono preprogrammati ed eseguiti a intervalli o su richiesta, mentre altri sono ottenuti utilizzando linguaggi di query incorporati; le funzioni di visualizzazione integrate nel sistema sono utilizzate dai manager per controllare lo stato dei computer della postazione collegati al MIS tramite le reti. Molti sistemi sofisticati monitorano e visualizzano anche l'andamento delle azioni della società.
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ORIGINI ED EVOLUZIONE
Il MIS rappresenta l'automazione elettronica di diversi tipi di tecniche di conteggio, conteggio, registrazione e contabilità, di cui la più antica, ovviamente, era il registro su cui l'imprenditore teneva traccia della propria attività. L'automazione è emersa nel 1880 sotto forma di schede di tabulazione che potevano essere ordinate e contate. Queste erano le schede perforate ancora ricordate da molti: catturavano elementi di informazioni digitati su macchine a schede perforate; le carte venivano poi processate da altre macchine alcune delle quali potevano stampare i risultati dei conteggi. Ogni carta era l'equivalente di quello che oggi si chiamerebbe un record di database, con diverse aree sulla carta trattate come campi. L'IBM, famosa in tutto il mondo, ha avuto inizio nel 1911; allora si chiamava Computing-Tabulating-Recording Company. Prima di IBM c'era C-T-R. Le schede perforate venivano utilizzate per registrare i tempi e per registrare i pesi sulle bilance. Il censimento degli Stati Uniti ha utilizzato tali schede anche per registrare e manipolare i propri dati. Quando i primi computer sono emersi dopo la seconda guerra mondiale, i sistemi a schede perforate sono stati utilizzati sia come front-end (alimentando loro dati e programmi) sia come output (i computer tagliano le schede e altre macchine stampano da questi). I sistemi di carte non sono scomparsi del tutto fino agli anni '70. Alla fine sono stati sostituiti da supporti di memorizzazione magnetici (nastro e dischi). I computer che utilizzano tali supporti di memorizzazione hanno accelerato il conteggio; il computer ha introdotto funzioni di calcolo. Il MIS si è sviluppato quando le funzioni contabili più cruciali sono diventate informatizzate.
Le ondate di innovazione hanno diffuso le virtù fondamentali di sistemi informativi coerenti in tutte le funzioni aziendali e in aziende di tutte le dimensioni negli anni '70, '80 e '90. All'interno delle aziende le principali aree funzionali hanno sviluppato le proprie capacità MIS; spesso questi non erano ancora collegati: sistemi di ingegneria, produzione e inventario sviluppati fianco a fianco a volte eseguiti su hardware specializzato. I personal computer ('micros', PC) sono apparsi negli anni '70 e si sono diffusi ampiamente negli anni '80. Alcuni di questi sono stati utilizzati come 'semi' indipendenti di sistemi MIS al servizio di sistemi di vendita, marketing e del personale, con dati riepilogati da essi trasferiti al 'mainframe'. Negli anni '80 i PC in rete sono comparsi e si sono sviluppati in potenti sistemi a sé stanti negli anni '90 in molte aziende che hanno sostituito i computer di medie e piccole dimensioni. Dotate di potenti motori di database, tali reti erano a loro volta organizzate per scopi MIS. Contemporaneamente, negli anni '90, il World Wide Web è diventato maggiorenne, si è trasformato in Internet con un'interfaccia visiva, collegando tra loro tutti i tipi di sistemi.
A metà del primo decennio del 21° secolo, l'idea ristretta del MIS è diventata un po' confusa. I sistemi informativi di gestione, ovviamente, stanno ancora facendo il loro lavoro, ma la loro funzione è ora una tra le tante che forniscono informazioni alle persone negli affari per aiutarle a gestire. Sono disponibili sistemi per la progettazione e produzione assistita da computer (CAD-CAM); i computer supervisionano i processi industriali di energia, prodotti chimici, petrolchimici, condutture, sistemi di trasporto, ecc. I sistemi gestiscono e trasferiscono denaro in tutto il mondo e comunicano in tutto il mondo. Praticamente tutte le principali funzioni amministrative sono supportate da un sistema automatizzato. Molte persone ora archiviano le loro tasse su Internet e ricevono automaticamente i rimborsi accreditati (o detratti i propri soldi) dai conti bancari. MIS era quindi il primo principale sistema dell'era dell'informazione. Attualmente le iniziali IT stanno diventando di uso universale. 'Information Technology' è ora la categoria per designare tutte le strutture di comunicazione software-hardware che oggi funzionano come un sistema nervoso virtuale della società a tutti i livelli.
MIS E PICCOLE IMPRESE
Se il MIS è definito come una disposizione coerente di informazioni basata su computer che aiuta la funzione di gestione, una piccola impresa che gestisce anche un singolo computer adeguatamente attrezzato e connesso gestisce un sistema informativo di gestione. Il termine era limitato a grandi sistemi in esecuzione su mainframe, ma quel concetto datato non ha più significato. Uno studio medico con un unico medico che esegue un software per la fatturazione ai clienti, la pianificazione degli appuntamenti, collegato via Internet a una rete di compagnie assicurative, incrociato con un software di contabilità in grado di tagliare gli assegni è di fatto un MIS. Allo stesso modo, una piccola organizzazione di rappresentanza di un produttore con tre direttori in viaggio e un responsabile amministrativo presso l'ufficio domestico ha un sistema MIS, che diventa il collegamento tra tutte le parti. Può collegarsi ai sistemi di inventario, gestire la contabilità e funge da base per le comunicazioni con ogni rappresentante, ognuno con un laptop. Praticamente tutte le piccole imprese impegnate nella consulenza, nel marketing, nelle vendite, nella ricerca, nelle comunicazioni e in altri settori dei servizi dispongono di grandi reti di computer su cui distribuiscono database sostanziali. MIS è diventata maggiorenne ed è diventata parte integrante della piccola impresa.
Ma mentre virtualmente ogni azienda ora utilizza i computer, non tutte hanno ancora intrapreso il tipo di integrazione sopra descritto. Fare l'ultimo passo, tuttavia, è diventato molto più facile, a condizione che ci siano buone ragioni per farlo. La motivazione per organizzare meglio le informazioni di solito deriva dal disordine: ordinare di nuovo ciò che è già stato ordinato e stare in scatole da qualche parte, perché l'azienda controlla male il proprio inventario. La motivazione può nascere anche dal sentire di altri che stanno sfruttando una risorsa, come un elenco di clienti, mentre l'elenco del proprietario è in sedici pezzi dappertutto. A volte ci sono anche ragioni per non automatizzare troppo le cose: nei tempi moderni un'azienda può fermarsi completamente perché 'la rete non funziona'.
L'aggiornamento del sistema informativo di solito inizia identificando un qualche tipo di problema e quindi cercando una soluzione. In questo processo una persona esperta di risorse, introdotta dall'esterno, può fornire un grande aiuto. Se il problema è l'eccesso di scorte, ad esempio, la risoluzione di quel problema diventerà spesso il punto di partenza per un nuovo sistema informativo che tocchi molti altri aspetti del business. La prima domanda che è probabile che un consulente si ponga riguarderà come vengono gestite le cose ora. Nella descrizione del processo, inizierà la scoperta di potenziali soluzioni. Di solito è una buona idea rivolgersi a due o tre società di servizi per una consulenza iniziale; questi raramente costano soldi. Una volta che il proprietario si sente a suo agio con uno di questi fornitori, il processo può essere approfondito.
L'imprenditore ha la possibilità di acquistare vari pacchetti software per vari problemi e poi collegarli gradualmente in un sistema con l'aiuto di un rivenditore a valore aggiunto (VAR) o un integratore di sistemi. Questa soluzione è probabilmente la migliore per le piccole imprese con meno di 50 dipendenti. Le aziende più grandi potrebbero inoltre voler esplorare le opzioni offerte dai fornitori di servizi applicativi o dai fornitori di servizi di gestione (rispettivamente ASP e MSP, collettivamente denominati xSP) nell'installazione di sistemi ERP e nella fornitura di servizi Web. Gli ASP forniscono applicazioni aziendali di fascia alta a un utente da un sito Web centrale. Gli MSP offrono servizi di gestione dei sistemi in loco o basati sul Web a un'azienda. ERP sta per 'pianificazione delle risorse aziendali', una classe di sistemi che integrano produzione, acquisti, gestione dell'inventario e dati finanziari in un unico sistema con o senza funzionalità Web. Gli ERP sono molto popolari tra le grandi e medie imprese, ma a metà degli anni 2000 stavano penetrando sempre più anche nel settore delle piccole imprese.
BIBLIOGRAFIA
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Shim, Jae K. e Joel F. Siegel. La guida tascabile alla tecnologia dell'informazione . John Wiley & Figli, 2005.
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