Quasi vent'anni fa, una delle prime aziende per cui ho lavorato dopo il college ha deciso di tenere la sua riunione annuale in ufficio all'aperto.
E non solo in qualunque posizione all'aperto. Alzare la manopola su '11' a livello di umore ispiratore? - per prendere in prestito l'ormai classica 'metafora' dal rockumentary cult degli anni '80, 'Questo è il colpetto spinale' ?--il nostro raduno aziendale doveva svolgersi in un punto panoramico situato sull'orlo di un precipizio nella straordinaria bellezza Parco della gola di Taroko sulla costa orientale di Taiwan.
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Mi ero offerto volontario per aiutare il nostro socio dirigente a preparare la sua presentazione, che intendeva ambiziosamente proiettare su uno schermo posizionato all'esterno, con le montagne verdi lussureggianti e le cascate scroscianti come sfondo naturale stimolante.
Non dimenticherò mai il senso di apprensione che ho avuto riguardo al suo piano. Sì, è stato stimolante! Ma, anche se ero appena entrato in azienda, conoscevo già bene i singhiozzi tecnici che spesso incontravamo. Malfunzionamenti che paralizzerebbero le nostre presentazioni, anche nei confini presumibilmente sicuri di una sala conferenze nel nostro ufficio o nell'ufficio del nostro cliente, luoghi prevedibili in cui potremmo individuare prontamente qualcuno del dipartimento IT che potrebbe risolvere il nostro problema e far funzionare di nuovo le cose .
Quindi, come 'Piano B', ho deciso di stampare copie cartacee della presentazione la sera prima del nostro viaggio in treno di due ore la mattina successiva. Mentre tutti gli altri avevano lasciato l'ufficio a un'ora molto più sana, io ero bloccato nella sala stampa alle 3 del mattino, a sfornare copie della presentazione. (Nel caso, ovviamente.)
Il giorno successivo, dopo il nostro soggiorno in treno di fondo e un'altra ora di autobus su una strada di montagna ridicolmente stretta e tortuosa, siamo arrivati al punto di sosta panoramico ai margini della gola di Taroko.
Abbastanza sicuro, il proiettore.
Non l'ho fatto.
Lavoro.
(Sguardo angosciato sul volto del socio dirigente.)
(Cue Glenn e la sua scatola di stampe!)
(Sguardo di sollievo e gratitudine sul volto del socio dirigente.)
Ho sperimentato molte più sorprese, errori, disavventure e, a volte, fallimenti assoluti, nel corso della mia carriera. Oggi, sorprese inaspettate e molto spiacevoli ancora accadere. I piani ben fatti vengono buttati fuori dalla finestra. Le cose a volte vanno davvero male.
Ecco alcune lezioni che ho imparato lungo la strada che mi hanno aiutato a navigare in molte situazioni difficili:
1. Attenzione a fare supposizioni.
Il piano del nostro socio dirigente era creativo e stimolante, ma si basava anche su diversi presupposti che si sono rivelati, beh, sbagliati. Come se il proiettore funzionasse. Continuo a vedere le persone fare supposizioni basate su dosi eccessive di ottimismo, sulla disinformazione o sulla semplice ignoranza. Potresti non essere in grado di eliminare tutti i possibili rischi, ma puoi certamente mitigarli e prepararti ad affrontarli meglio se fai ciò che ti suggerisco al punto successivo.
2. Mappare scenari potenziali e decisioni chiave.
Prova a visualizzare l'evento che stai cercando di organizzare o il prodotto che stai cercando di creare (questo 'prodotto' potrebbe essere un report fortemente quantitativo, un design creativo, un pezzo di comunicazione o qualsiasi altra cosa su cui stai lavorando ). Quindi traccia alcuni possibili scenari e sequenze di eventi che potrebbero accadere tra ora e l'evento effettivo, o il momento in cui stai consegnando il tuo prodotto finito. Nello 'Scenario A', cosa potrebbe accadere? Quale linea d'azione dovreste intraprendere tu e gli altri? Fai lo stesso per 'Scenario B' e 'Scenario C.' Non fare tutto questo, tuttavia, a meno che tu non faccia anche ciò che suggerisco al punto successivo.
3. Comunica i tuoi scenari e ottieni supporto per loro.
L'ultima cosa che vuoi fare è creare un insieme intelligente di 'E se fosse?' e decisioni chiave, solo per scoprire che nessun altro è d'accordo con il tuo piano. Assicurati di comunicare il tuo 'Piano A' e 'Piano B' con le principali parti interessate e decisori, in modo che capiscano cosa aspettarsi quando le cose non vanno come originariamente previsto.
4. Non fidarti della tecnologia (non del tutto almeno).
Tutta la nostra vita professionale e persino personale è così strettamente legata alla tecnologia che non abbiamo altra scelta che fidarci della sua capacità di fornire ciò che promette di fare.
Ma sappiamo tutti che la tecnologia lo fa? fallisce, e fallisce velocemente, e fallisce duramente. Assicurati di avere un piano di ridondanza in atto, di sapere come risolvere i problemi di base e di avere un esperto a cui rivolgerti quando ne hai bisogno. Perché lo farai.
