Per alcuni imprenditori le riunioni equivalgono a fare esercizio, non sono divertenti ma sai che sono necessarie. A volte le riunioni sono veloci e mirate e altre volte occupano una buona parte della giornata. Ma, non importa quanto dura l'incontro, la cosa più importante è cosa ne ricaverai.
Hai scadenze da rispettare, tonnellate di attività da completare e un intero team da gestire. Il tempo è denaro e, se non gestiti correttamente, le riunioni possono consumare molte ore preziose. Per aiutarti a ottenere il massimo dalle riunioni del team, tu e i tuoi dipendenti potete seguire questa guida in cinque passaggi. Ti accorgerai rapidamente di te e il tuo team condurrà riunioni più produttive, più spesso.
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1. Sviluppare e distribuire un'agenda.
Preparare in anticipo un'agenda della riunione ti consente di impostare un solido piano di gioco. Puoi elencare tutti gli argomenti importanti che desideri discutere e gli obiettivi che vorresti raggiungere alla fine della riunione. Rendilo conciso e inserisci anche gli spazi vuoti per le cose che vorresti sapere.
Sul retro dell'agenda è possibile creare un elenco di spazi numerati per le azioni. Ciò consente ai partecipanti alla riunione di annotare tutto ciò di cui hanno bisogno per agire come risultato della riunione e mantiene tutto in un unico posto.
Una volta che l'agenda è stata finalizzata, inviala al tuo team. Saranno in grado di vedere esattamente di cosa vuoi discutere, quali domande potresti avere e che tipo di idee o preoccupazioni potrebbero voler sollevare. Un'agenda aiuta tutti a sentirsi organizzati su cosa aspettarsi e cosa ci si aspetta da loro durante l'incontro.
2. Pianifica intorno all'agenda.
L'ordine del giorno è semplicemente un elenco di punti di discussione. È essenziale che tutti rivedano l'ordine del giorno prima della riunione per preparare un elenco di domande, risposte o consigli accanto a ciascun argomento. Ciò manterrà tutti sull'argomento, discutendo tutto ciò che deve essere discusso prima di passare al prossimo punto all'ordine del giorno.
Alla fine di ogni argomento chiedi a tutti: 'Qualcuno ha qualche domanda prima di andare avanti?' Questa è l'occasione per sollevare qualsiasi altra domanda mentre le informazioni sono ancora fresche nella mente di tutti.
3. Passa al 'buio' prima di ogni riunione.
Incoraggia il tuo team a portare con sé la propria agenda e a passare al 'buio' o ad allontanarsi dalle distrazioni, per concentrarsi sul portare aggiornamenti e nuove idee sul tavolo. Ad esempio, quando decidi di tenere un incontro di brainstorming, chiedi a tutti di dedicare 10-15 minuti di brainstorming poco prima dell'incontro per preparare un elenco di idee da discutere. Possono anche aggiungere le loro idee e note alla loro copia dell'agenda come guida di riferimento rapido.
Ciò consentirà a te e al tuo team di saltare direttamente alla riunione e fare il giro del tavolo per discutere le idee mentre sono in testa. Invece di aspettare lunghi periodi di tempo prima che la persona successiva parli, tutti saranno pronti a parlare attraverso le idee e avrai maggiori possibilità di decidere la migliore linea d'azione lo stesso giorno. L'energia nella stanza sarà contagiosa e sarai felice di vedere quanto più produttivi possono diventare questi incontri.
4. Elimina le distrazioni esterne.
Le riunioni vengono create per dedicare una certa quantità di tempo alla discussione di questioni importanti. Rispetta quel tempo non portando con te distrazioni esterne, come il telefono o il laptop. In caso contrario, i colleghi potrebbero pensare che sia scortese o irrispettoso vederti scrivere o controllare costantemente il telefono.
Tuttavia, poiché alcune persone potrebbero aver bisogno di un dispositivo elettronico per prendere appunti o tenere d'occhio la posta elettronica, assicurati di mantenerlo su un'impostazione silenziosa in modo che non vengano emesse notifiche ad alto volume. Inoltre, se porti dispositivi elettronici, di' a tutti all'inizio della riunione che li utilizzerai per prendere appunti. Non portando dispositivi o avvisando le persone in anticipo sul motivo per cui stai portando un dispositivo, impedirai ai colleghi di chiedersi se stai prestando attenzione.
5. Termina le riunioni ripetendo i punti chiave.
In qualità di leader della riunione, assicurati di utilizzare gli ultimi cinque minuti di ogni riunione per riassumere rapidamente i punti chiave. Questo aiuta a rendere cristalline le informazioni più importanti. Ripetere ciò che tutti dovrebbero fare o presentare entro la prossima riunione è un ottimo modo per concludere una riunione e mantenere tutti concentrati.
Ottenere valore dalle riunioni dovrebbe essere la priorità principale, non tenere riunioni per cose che puoi discutere rapidamente per telefono o e-mail. Assicurati che le tue riunioni siano organizzate per argomenti di discussione importanti e per un'elevata produttività. Chiedi al tuo team di aiutarti a utilizzare saggiamente questo tempo per lavorare insieme e muoverti senza problemi attraverso i progetti.
