Gihan Amarasiriwardena non crede nel multitasking. Il 32enne presidente e co-fondatore della società di abbigliamento aziendale di Boston Ministry of Supply afferma che utilizzare la stessa parte del cervello per svolgere compiti simili, come leggere le e-mail durante le riunioni, rende difficile portare a termine qualsiasi cosa.
Tuttavia, odia perdere tempo. Quindi Amarasiriwardena afferma di abbracciare l'elaborazione parallela, un metodo di calcolo che prevede l'utilizzo di parti separate di una macchina (in questo caso, il cervello) per raggiungere più obiettivi. Esempio: ogni mattina lavora contemporaneamente con la mente e il corpo perché dice che nessuno dei due obiettivi distrae dall'altro. L'allievo del MIT continua quello che chiama il suo 'triplo strato attivo' pendolarismo: correre al lavoro mentre ascolta un audiolibro o un podcast: sta imparando a parlare norvegese. In tempi pre-pandemia, Amarasiriwardena faceva jogging per cinque miglia e mezzo fino al suo ufficio, ma ora quasi tutti i giorni finisce a casa.
Nel marzo 2020, il Ministero dell'approvvigionamento ha risposto alla pandemia chiudendo temporaneamente i suoi sei negozi al dettaglio negli Stati Uniti, che secondo Amarasiriwardena dipendevano fortemente dai turisti e generavano un terzo delle entrate. 'Siamo un'azienda che produce vestiti per l'ufficio, i viaggi d'affari, il pendolarismo, i matrimoni', dice, 'Sono tutte cose che non accadevano l'anno scorso'. Come molte aziende di abbigliamento, Ministry of Supply ha iniziato a produrre maschere e ha ottimizzato la sua linea di prodotti per l'ambiente di lavoro da casa, trasformando i pantaloni eleganti in pantaloni da jogging. La società ha chiuso l'anno con un fatturato di $ 12 milioni nel 2020, in calo rispetto ai $ 14 milioni del 2019.
In un certo senso, il passaggio al lavoro da remoto è stata la sfida più difficile da risolvere. Per un autoproclamato fanatico della produttività come Amarasiriwardena, inizialmente, la mossa è stata inquietante. Il suo team ha avuto difficoltà a sincronizzare il proprio lavoro, che era importante per un'azienda in cui il ruolo di una persona dipende spesso da quello di un altro, e ha cercato di pianificare più riunioni online. Ma l'aumento del tempo sullo schermo ha portato a una maggiore stanchezza, afferma: 'Alla fine della giornata, hai avuto sei ore di riunioni Zoom e non hai avuto tempo per portare a termine il tuo vero lavoro'.
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Ora, a più di un anno dall'inizio della pandemia, Amarasiriwardena afferma che il team di 16 persone del Ministero dell'approvvigionamento ha un flusso di lavoro altamente efficace che, tra le altre cose, ha aiutato il suo team a rimanere motivato ed evitare il burnout.
Ecco tre hack che Amarasiriwardena intende mantenere per garantire che la sua squadra rimanga produttiva.
1. Cambia il ritmo.
Il tipo di lavoro che si svolge al Ministero dell'Approvvigionamento dipende dalla settimana. Per rimanere sulla stessa pagina durante la pandemia, l'azienda ha adottato Scrum, il framework del flusso di lavoro emerso nel 1995 e diventato popolare nel settore tecnologico negli ultimi dieci anni. L'azienda alterna settimane 'sprint', che comportano un lavoro mirato e asincrono sui progetti, e settimane 'operative' in cui il team gestisce la maggior parte della comunicazione logistica. 'Una settimana potresti avere più riunioni, ma poi l'altra è come un lavoro profondo', dice. 'Sta coinvolgendo una parte diversa del tuo cervello.'
Amarasiriwardena dice che le settimane alternate mantengono le cose in movimento. 'Quando ogni settimana assomiglia alla settimana precedente', aggiunge, 'diventa monotona. E questo porta a un sacco di burnout.'
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Il framework Scrum ha un aspetto diverso a seconda delle aziende. 'Ispezioni, ti adatti a ciò che potrebbe essere migliore e alla fine trovi un modo in cui tutto si consolida', afferma Avi Schneier, consulente principale presso Scrum Inc. , l'organizzazione didattica fondata da un co-creatore del concetto.
2. Motivare e celebrare.
Ogni lunedì mattina, durante una chiamata Zoom di 15 minuti a tutto il personale, il team inizia la settimana guardando un'intervista preregistrata al cliente messa insieme dal responsabile dell'esperienza del cliente dell'azienda. Amarasiriwardena dice che aiuta a ricordare al team il loro scopo e allo stesso tempo ispira nuove idee. 'È un buon modo per radicarci perché la nostra ispirazione per il nostro prodotto deriva dalle vite che i nostri clienti stanno vivendo, in particolare in questo momento', afferma. 'Vogliamo sapere cosa sta cambiando, che aspetto ha il loro armadio.'
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Il venerdì, il team chiude la settimana con una sessione creativa, durante la quale i membri possono presentare nuove idee o condividere un progetto di passione. Amarasiriwardena afferma che celebrare i traguardi rivitalizza la squadra mentre si rilassa per il fine settimana.
3. Abbraccia il meglio di entrambi i mondi.
Durante la pandemia, le settimane operative, che sono più sociali, sono state importanti per mantenere un elemento umano al lavoro, afferma Amarasiriwardena. Ora, poiché la maggior parte della squadra è vaccinata, dice che stanno pianificando un parziale ritorno al lavoro di persona. Una volta che ciò accadrà, Amarasiriwardena dice che tutti torneranno in ufficio per settimane di lavoro, ma le settimane di sprint rimarranno remote.
'Il nostro obiettivo è essere una squadra ibrida', afferma. 'I nostri clienti vivranno una vita come questa, quindi pensiamo che sia importante evolversi con loro'.
