Nota dell'editore: L'editorialista di Inc.com Alison Green risponde alle domande sui problemi del posto di lavoro e della gestione: tutto da come trattare con un capo di microgestione a come parlare con qualcuno della tua squadra dell'odore corporeo.
Un lettore scrive:
Lavoro come consulente per alcune piccole organizzazioni non profit. Recentemente, il manager di una delle organizzazioni per cui lavoro è andato in pensione. Lei e io abbiamo lavorato insieme per diversi anni e i nostri stili di comunicazione corrispondevano in quanto entrambi generalmente preferivamo usare l'e-mail al telefono per la maggior parte delle cose (tranne per le chiamate che avevamo pianificato in anticipo o in situazioni di estrema emergenza).
Il nuovo manager dell'organizzazione ha iniziato a chiamarmi più volte al giorno per 'controllare' su cose di cui gli ho già inviato aggiornamenti via email o su cose che abbiamo concordato di seguire in seguito, in attesa di ulteriori informazioni che sto ancora aspettando . Altre volte, chiamerà a caso per avere una discussione di gruppo su qualcosa, senza una pianificazione preventiva. Diverse volte, è successo quando ero lontano dalla mia scrivania, e quindi diventa un problema di dove mi trovo e quando potrò richiamare, il che significa che devo raggiungere la mia scrivania il prima possibile.
Inoltre, lascerà messaggi vocali totalmente inutili quando non rispondo, dicendo cose come 'Ciao, è (nome). Richiamami.' Voglio dire... se hai intenzione di lasciare un messaggio in segreteria, DICE almeno QUALCOSA nella segreteria oltre a quello che hai appena chiamato, cosa che posso già vedere a causa delle tre chiamate perse che ho ricevuto da te in passato 20 minuti.
Oltre ad essere fastidiosa e distraente, questa dinamica di telefonate continue mi sta davvero stressando. Sono un consulente, non un dipendente, il che significa che non sono responsabile nei confronti dell'organizzazione per dove mi trovo e per le attività durante il giorno finché il mio lavoro viene svolto (cosa che fa), e questa costante raffica di chiamate sta facendo mi sento incatenato alla scrivania e al telefono. E credimi, non mi pagano soldi 'incatenati alla mia scrivania'. Oltre a ciò, i suoi numerosi 'check-in' sugli articoli su cui sto lavorando attivamente mi fanno sentire perseguitato, tormentato e microgestito.
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Il mio amico mi ha consigliato di provare a 'addestrare' il nuovo manager su come comunicare con me dicendogli 'Non sono disponibile per telefono, ma sarò disponibile per e-mail' e rispondendo immediatamente a tutte le e-mail ma non rispondendo al mio Telefono. Ho provato questo, ma finora non ha funzionato. Se non rispondo, di solito posso aspettarmi molte altre chiamate perse fino a quando alla fine non stringo i denti e richiamo. E i problemi di cui parla non sono mai 'emergenze'.
Questo mi sta facendo impazzire, e più a lungo lo lascio continuare, più difficile sarà farlo smettere. È al punto che io e lui chiacchieriamo al telefono sei, sette volte in un solo giorno. Ci sono modi più diretti, ma comunque professionalmente accettabili, per dirgli che semplicemente non può chiamarmi così spesso?
Il verde risponde:
Beh, per prima cosa non accetterei il consiglio del tuo amico. Dire a un cliente che sei raggiungibile solo tramite e-mail risulterà rigido e non realistico per il modo in cui lavorano molti clienti. (Naturalmente, se sei molto richiesto, puoi stabilire tutti i tipi di regole, ma per il resto devi essere abbastanza flessibile.)
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Ma puoi e dovresti stabilire dei limiti qui. Hai assolutamente ragione sul fatto che, in qualità di consulente con più clienti, non ci si aspetta che tu sia disponibile a tutte le ore e ogni volta che l'umore colpisce questo particolare cliente.
E mentre alcune persone capiranno il tipo di segnali che hai inviato, questo ragazzo chiaramente non lo è. Ciò significa che devi avere una conversazione più diretta con lui su questo.
Direi qualcosa del genere: 'Voglio parlare del modo migliore per raggiungermi quando hai bisogno di me. Poiché ho più clienti, in genere non sono disponibile per telefonate ad hoc durante il giorno, ma sono lieto di dedicare loro del tempo quando possiamo programmarli in anticipo. Ma come appaltatore, sto dividendo il mio tempo tra diversi progetti e non posso offrire disponibilità a tempo pieno. Le mie tariffe sarebbero molto più alte altrimenti! Ma quello che posso fare è programmare una telefonata settimanale o due volte a settimana con te, e potremmo spulciare tutte queste cose su quelle chiamate. Funzionerebbe?'
Se si rifiuta, potresti dire: 'Sai, il vantaggio di assumere un consulente come me per fare questo lavoro è che acquisisci esperienza in ___ senza pagare lo stipendio a tempo pieno e i benefici che pagheresti per avere qualcuno su personale che lo fa. Ma il rovescio della medaglia è che non sono sempre disponibile come potrebbe essere un impiegato a tempo pieno; Ho altri clienti e altri impegni nel mio programma. Nell'ultimo mese, ho iniziato a ricevere chiamate da te più volte al giorno o mi aspettavo di partecipare alle chiamate di gruppo all'ultimo minuto. Come consulente esterno, non è qualcosa che posso fare. Ma sarei lieto di programmare una telefonata settimanale o due volte alla settimana per noi.'
Se è d'accordo, allora è ragionevole aspettarsi che smetterà di chiamare così tanto al di fuori delle tue telefonate programmate. Ma se continua, puoi lasciare che la maggior parte di quelle chiamate vadano alla segreteria telefonica e poi inviargli un'e-mail veloce più tardi quel giorno dicendo: 'Ho ricevuto la tua segreteria'. Non sarà libero per la maggior parte di oggi: può aspettare la nostra chiamata venerdì?' (Detto questo, è intelligente essere disposti a rispondere alcuni di queste chiamate dell'ultimo minuto, ovvero una o due alla settimana, non due al giorno. I consulenti che sono almeno un po' flessibili sono generalmente più preziosi.)
Un'altra opzione, se continua, è dirgli che con la quantità di disponibilità che sta richiedendo, devi aumentare le tue tariffe per coprirla (se è qualcosa che sei disposto a fare a un prezzo più alto, ma potresti non esserlo disposti a farlo a qualsiasi prezzo, il che va bene).
Tuttavia, durante tutto questo, tieni presente che devi sapere quanto sei disposto a spingerlo. Sei disposto a perdere il cliente per questo? È possibile che decida di preferire lavorare con qualcuno che è disponibile più frequentemente. Se questo è un risultato che non sei disposto a tollerare, dovresti modificare il tuo approccio di conseguenza.
Vuoi inviare una tua domanda? Mandalo a alison@askamanager.org .
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