In qualità di coach di leadership, una delle cose principali su cui lavoro con i leader è la loro produttività. Questo è un problema comune a molte organizzazioni, specialmente con le aziende ad alta crescita. La rapida crescita del business e il ritmo del cambiamento lasciano molti dirigenti che lottano per rimanere organizzati e concentrati, il che si traduce in risultati personali poco brillanti.
La chiave di qualsiasi sistema di produttività è concentrarsi sul valore, non sullo sforzo. I dirigenti che si concentrano sul controllare quante più cose possibile dalle loro liste di cose da fare ogni giorno senza pensare a cosa mettono in quelle liste faranno molto, ma spesso non riescono a fornire risultati significativi. I dirigenti che considerano quali sono le azioni più importanti e di maggior impatto creeranno valore a lungo termine e avranno un successo eccezionale.
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Una delle migliori abitudini che ti aiuterà in questa ricerca è sviluppare un processo di pianificazione settimanale personale. Prendendoti il tempo necessario per pianificare la tua settimana, puoi identificare il miglior uso del tuo tempo e delle tue energie e organizzarti per il successo. Ecco come pianifico la mia settimana la domenica sera in modo da poter partire con sicurezza lunedì mattina.
1. Fai uno sweep mentale.
La prima cosa che faccio ogni volta che penso al quadro più ampio e cerco di pianificare è fare uno sweep mentale per cancellare i miei pensieri. Questo processo attraversa un elenco di suggerimenti in diverse categorie, cercando le cose che sto cercando di ricordare e gli impegni che ho preso (ciò che gli scienziati chiamano carico cognitivo ), e li mette su carta. Questo toglie le distrazioni dalla mia testa così posso concentrarmi meglio sul lavoro da svolgere.
2. Rivedere la settimana a venire.
Il mio prossimo passo è rivedere il programma della prossima settimana. Raccomando di utilizzare una strategia di calendario difendibile, che migliora la tua produttività organizzando la tua pianificazione in grandi blocchi di tempo con attività raggruppate per importanza e urgenza. In questo modo sarà più facile organizzare e gestire il tuo lavoro.
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Se il mio piano non è ben organizzato, richiedo modifiche per liberare tempo continuo nel mio calendario per creare tempo concentrato e ottimizzare viaggi e logistica. Questo è anche il momento per identificare eventuali lavori di preparazione o revisioni che devo fare per la settimana.
3. Attendo con ansia da tre a cinque settimane.
Una volta che ho questa settimana sotto controllo, guardo avanti da tre a cinque settimane in più per qualsiasi cosa mi richieda di intraprendere qualsiasi tipo di azione nei prossimi sette giorni. Cerco cose come organizzazione di viaggi, progetti più ampi e sviluppo creativo. In questo modo si evitano sorprese che creano esercitazioni antincendio per me o per la mia squadra.
4. Rifletti sull'ultima settimana.
Una volta che ho una buona comprensione del futuro, guardo indietro alle ultime settimane o due e vedo se ci sono elementi aperti o azioni da eventi precedenti che potrei essermi perso. Cerco opportunità per scrivere note di ringraziamento veloci e per confermare eventuali azioni o piani usciti da incontri precedenti. Prenderò anche questo tempo per riflettere su cosa è andato bene e cosa no, e su come posso migliorare il mio programma e la mia pianificazione in futuro.
5. Controlla i tuoi obiettivi a lungo termine.
Quindi controllo i miei obiettivi trimestrali e i risultati chiave. In base a dove voglio essere alla fine del trimestre, controllo per vedere dove devo fare progressi e impostare le attività per la prossima settimana. Contatterò anche le persone con cui ho bisogno di coordinarmi o collaborare per pianificare il tempo o organizzare riunioni.
6. Ordina per urgenza e impatto.
Una volta annotati i miei compiti e i miei promemoria, comincio a ordinare e organizzare. Prenderò appunti sulla complessità e le dimensioni e poi li ordinerò in base a due criteri principali. Il primo è l'urgenza, che è quanto sia critico il compito per questa settimana. Fondamentalmente, se lo rimando alla prossima settimana, causerà problemi a me o ad altri? Il secondo criterio è l'impatto, ovvero quanto valore crea per me questo compito a breve e lungo termine.
Se ho fatto le cose correttamente, il mio programma sarà ben strutturato e avrò un piano per come si svolgerà la settimana. Avrò diversi blocchi di tempo per il lavoro mirato, raggruppando attività simili in modo da poter rimanere nella stessa mentalità e ridurre al minimo il cambio di attività.
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Certo, la vita accade, e lunedì mattina potrebbe succedere qualcosa di inaspettato e dovrò riprogrammare tutto. E va bene.
Il valore della pianificazione non è che un piano verrà eseguito perfettamente. È che quando non lo fa, capirai cosa c'è nel tuo piatto, quali sono le tue priorità e come vuoi riorganizzare le cose per rimanere nei piani.
