RELAZIONE ANNUALE

Le relazioni annuali sono rendiconti finanziari formali che vengono pubblicati annualmente e inviati agli azionisti della società e a varie altre parti interessate. Le relazioni valutano le operazioni dell'anno e discutono la visione delle società dell'anno prossimo e la posizione e le prospettive delle società. Sia le organizzazioni a scopo di lucro che quelle senza scopo di lucro producono relazioni annuali.

Le relazioni annuali sono un requisito della Securities and Exchange Commission (SEC) per le aziende di proprietà del pubblico dal 1934. Le aziende soddisfano questo requisito in molti modi. Nella sua forma più elementare, un rapporto annuale include:

Descrizione generale del settore o dei settori in cui è coinvolta l'azienda.
Prospetti certificati di reddito, posizione finanziaria, flusso di cassa e note ai rendiconti che forniscono dettagli per varie voci.
Una discussione e un'analisi della direzione (MD&A) della condizione finanziaria dell'azienda e dei risultati che l'azienda ha pubblicato nei due anni precedenti.
Una breve descrizione dell'attività dell'azienda nell'ultimo anno.
Informazioni relative ai vari settori di attività dell'azienda.
Elenco degli amministratori e dei dirigenti della società, nonché delle loro principali occupazioni e, se un amministratore, dell'attività principale della società che lo impiega.
Prezzo di mercato delle azioni della società e dividendi pagati.

Alcune aziende forniscono solo questa quantità minima di informazioni. Le relazioni annuali di questo tipo di solito sono lunghe solo poche pagine e prodotte in modo economico. Il prodotto finale spesso assomiglia molto a un documento fotocopiato. Per queste società, lo scopo principale di una relazione annuale è semplicemente soddisfare i requisiti legali.

RELAZIONE ANNUALE COME STRUMENTO DI MARKETING

Molte altre aziende, tuttavia, considerano la loro relazione annuale uno strumento di marketing potenzialmente efficace per diffondere la loro prospettiva sulle fortune aziendali. Con questo in mente, molte aziende di medie e grandi dimensioni dedicano ingenti somme di denaro per rendere i loro rapporti annuali il più attraenti e informativi possibile. In tali casi, la relazione annuale diventa un forum attraverso il quale un'azienda può relazionarsi, influenzare, predicare, esprimere opinioni e discutere qualsiasi numero di questioni e argomenti.

Una 'Lettera agli azionisti' di apertura spesso definisce il tono delle relazioni annuali preparate per le società quotate. Il contenuto di tali lettere si concentra in genere su argomenti quali i risultati dell'anno passato, le strategie, le condizioni di mercato, gli eventi aziendali significativi, i nuovi dirigenti e amministratori e le iniziative aziendali. Il presidente del consiglio di amministrazione, l'amministratore delegato, il presidente, il direttore operativo o una combinazione di questi quattro di solito firmano la lettera per conto della direzione dell'azienda. Alcune di queste lettere possono occupare una dozzina o più di pagine e includere fotografie dell'amministratore delegato in pose diverse (alcune addirittura espongono argomenti che, sebbene forse di interesse solo tangenziale per gli azionisti e altri lettori, sono importanti per l'amministratore delegato). Più spesso, tuttavia, queste lettere sono significativamente più brevi, pari a 3.000 parole o meno.

I rapporti annuali di solito avanzano un tema o un concetto che è stato abbracciato dalla direzione dell'azienda e/o dalle sue ali di marketing. Frasi d'effetto come 'In bilico per il ventunesimo secolo' o 'Soddisfare le esigenze dell'era dell'informazione' possono unificare il messaggio del rapporto annuale di un'azienda. Inoltre, eventi particolari o condizioni economiche di un determinato anno possono essere incorporati nei temi avanzati in un rapporto annuale. Le aziende utilizzano anche gli anniversari fondamentali, compresi gli anniversari di settore e aziendali, nei loro rapporti annuali. Promuovere una lunga esperienza di successo è spesso attraente per gli azionisti e il pubblico vario, poiché connota affidabilità e qualità. Ancora altre aziende hanno sviluppato un formato collaudato che usano anno dopo anno con pochi cambiamenti tranne l'aggiornamento dei dati. Qualunque sia il tema, il concetto o il formato, i report di maggior successo sono quelli che delineano chiaramente le strategie di un'azienda per una crescita redditizia e mettono l'azienda in una luce favorevole.

PUBBLICI DI RIFERIMENTO PER LE RELAZIONI ANNUALI

Gli attuali azionisti e potenziali investitori rimangono i destinatari principali delle relazioni annuali. Anche i dipendenti (che oggi possono essere anche azionisti), i clienti, i fornitori, i leader della comunità e la comunità in generale sono anch'essi segmenti di pubblico mirati.

Dipendenti

La relazione annuale serve a molti scopi con i dipendenti. Offre al management l'opportunità di elogiare l'innovazione, la qualità, il lavoro di squadra e l'impegno dei dipendenti, tutti componenti fondamentali per il successo aziendale complessivo. Inoltre, un rapporto annuale può essere utilizzato anche come veicolo per riferire quei successi aziendali - un nuovo contratto, un nuovo prodotto, iniziative di riduzione dei costi, nuove applicazioni di prodotti, espansioni in nuove geografie - che hanno un impatto sulla sua forza lavoro . Vedere un progetto o un'iniziativa di successo profilata nella relazione annuale rafforza i dipendenti responsabili del successo.

La relazione annuale può aiutare ad aumentare la comprensione dei dipendenti delle diverse parti dell'azienda. Molte sedi di produzione si trovano in aree remote e la comprensione dell'azienda da parte di un dipendente spesso non va oltre la struttura in cui lavora. Un rapporto annuale può essere una fonte per conoscere ciascuna delle linee di prodotti di un'azienda, le sue sedi operative e chi sta conducendo le varie operazioni. Il rapporto annuale può mostrare ai dipendenti come si inseriscono nel 'quadro generale'.

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Anche i dipendenti sono spesso azionisti. Quindi, come altri azionisti, questi dipendenti possono utilizzare la relazione annuale per valutare il loro investimento nell'azienda. In questo caso, la relazione annuale può servire a ricordare ai dipendenti l'impatto che il lavoro svolto ha sul valore del valore delle azioni della società.

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Clienti

I clienti vogliono lavorare con fornitori di qualità di beni e servizi e un rapporto annuale può aiutare un'azienda a promuovere la propria immagine presso i clienti mettendo in evidenza la propria missione aziendale e i propri valori fondamentali. Descrivere le iniziative aziendali progettate per migliorare i processi di produzione, ridurre i costi, creare qualità o migliorare il servizio può anche illustrare l'orientamento al cliente di un'azienda. Infine, la relazione annuale può anche mostrare la solidità finanziaria dell'azienda. I clienti stanno riducendo il numero di fornitori e un criterio di valutazione è la solidità finanziaria. Vogliono fornitori impegnati e capaci che saranno attivi a lungo termine.

Fornitori

La capacità di un'azienda di soddisfare le esigenze dei propri clienti sarà seriamente compromessa se è alle prese con fornitori incapaci o inaffidabili. Le aziende di successo oggi eliminano rapidamente tali aziende. Evidenziando le misurazioni interne di qualità, innovazione e impegno, i rapporti annuali possono inviare un messaggio implicito ai fornitori sulle aspettative dell'azienda nei confronti dei fornitori esterni. A volte un rapporto annuale offre anche un profilo di un fornitore che l'azienda ha trovato esemplare. Tale profilo ha due scopi. Innanzitutto, premia il fornitore per il suo lavoro e serve a consolidare ulteriormente il rapporto commerciale. In secondo luogo, fornisce agli altri fornitori dell'azienda una migliore comprensione del livello di servizio desiderato (e dei vantaggi che possono essere ottenuti da tale servizio).

La comunità

Le aziende prestano invariabilmente molta attenzione alla loro reputazione nella comunità o nelle comunità in cui operano, poiché la loro reputazione di cittadini aziendali può avere un impatto decisivo sulla performance finanziaria dei profitti. Un'azienda preferirebbe di gran lunga essere conosciuta per la sua sponsorizzazione di un evento di beneficenza piuttosto che per aver avvelenato un fiume locale, qualunque siano le sue altre caratteristiche. Le relazioni annuali, quindi, possono essere strumenti preziosi per migliorare l'immagine pubblica di un'azienda. Molti rapporti annuali discutono delle iniziative comunitarie intraprese dall'azienda, inclusi progetti di rinnovamento della comunità, contributi di beneficenza, sforzi di volontariato e programmi per aiutare a proteggere l'ambiente. L'obiettivo è quello di presentare l'azienda come un membro proattivo della comunità.

Questo tipo di pubblicità può essere utile anche quando un'azienda sta pianificando di trasferirsi in una nuova comunità. Le aziende cercano un caloroso benvenuto nelle nuove comunità (comprese le agevolazioni fiscali e altri incentivi). Le comunità corteggeranno un'azienda percepita come un 'buon' cittadino aziendale con più zelo di una che non lo è. Il buon cittadino d'impresa riceverà anche meno resistenza dai gruppi di interesse locali. La relazione annuale dell'azienda sarà un documento che tutte le parti interessate esamineranno attentamente nella valutazione dell'attività.

LETTURA DI UN RAPPORTO ANNUALE

Le persone leggono i rapporti annuali per scopi molto diversi ea livelli notevolmente diversi. Le generalizzazioni, tuttavia, sono difficili. L'azionista con cinque azioni potrebbe essere un lettore di un rapporto annuale attento e discriminante quanto l'analista finanziario che rappresenta una società che possiede un milione di azioni.

Potrebbe essere necessario un MBA per comprendere tutti i dettagli nascosti nelle note a piè di pagina di un rapporto annuale. Tuttavia, una buona comprensione di un'azienda è possibile concentrandosi su alcune sezioni chiave del report.

descrizione dell'azienda

La maggior parte delle aziende includerà una descrizione dei propri segmenti di attività che include prodotti e mercati serviti. I formati variano da una sezione descrittiva pieghevole separata a poche parole sulla copertina interna. Una revisione di questa sezione fornisce ai lettori almeno una comprensione di base di ciò che fa l'azienda.

La lettera

Che sia contenuto sotto il titolo di Lettera agli Azionisti, Messaggio del Presidente o qualche altro banner, il tipico messaggio dirigenziale può spesso fornire alcuni dati informativi sulle fortune dell'azienda durante l'anno precedente e sulle sue prospettive per il futuro. I lettori dovrebbero sempre tenere a mente che è invariabilmente nell'interesse del dirigente mantenere un tono fondamentalmente ottimista, non importa quanto possa essere turbata l'azienda. Questa è spesso la parte più letta dell'intero rapporto annuale, quindi gli imprenditori e i manager dovrebbero fare uno sforzo speciale per renderla sia informativa che coinvolgente.

Discussione e analisi del management (MD&A)

Questa sezione di un rapporto annuale fornisce, in una forma abbastanza succinta, una panoramica delle prestazioni dell'azienda nei tre anni precedenti. Confronta l'anno più recente con gli anni precedenti. Discute le vendite, i margini di profitto, l'utile operativo e l'utile netto. Vengono descritti i fattori che hanno influenzato l'andamento del business. Altre parti trattano le spese in conto capitale, il flusso di cassa, le variazioni del capitale circolante e qualsiasi cosa 'speciale' accaduta durante gli anni in esame. L'amministratore delegato dovrebbe anche essere lungimirante, discutendo di tutto ciò di cui l'azienda potrebbe essere a conoscenza che potrebbe influenzare i risultati sia positivamente che negativamente. Un MD&A può essere scritto a tutti i diversi livelli di comprensione, ma i consulenti aziendali generalmente esortano le aziende a rendere le informazioni, dai bilanci all'analisi di gestione, comprensibili e accessibili a un pubblico generico. Ciò significa abbandonare il gergo e l'iperbole a favore di una comunicazione chiara e concisa.

Riassunto finanziario

La maggior parte delle aziende include un riepilogo dei dati finanziari di cinque, sei, dieci o undici anni. Vendite, reddito, dividendi pagati, patrimonio netto, numero di dipendenti e molte altre voci di bilancio sono incluse in questo riepilogo. Questa sezione riassume i dati chiave dei rendiconti economici, della posizione finanziaria e del flusso di cassa per un certo numero di anni.

Dirigenti/Direttori

Una pagina o più di un rapporto annuale elencherà la gestione della società e il suo consiglio di amministrazione, compresi i loro sfondi ed esperienze commerciali.

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Informazioni per gli investitori

C'è quasi sempre una pagina che elenca l'indirizzo e il numero di telefono della società, l'agente di trasferimento delle azioni, le informazioni sui dividendi e sul prezzo delle azioni e la data della prossima riunione annuale. Queste informazioni sono utili per chiunque desideri ulteriori dati sull'azienda o ulteriori informazioni sulla proprietà delle azioni.

CONFEZIONAMENTO DEL RAPPORTO ANNUALE

Per la maggior parte delle aziende, grandi o piccole, le informazioni finanziarie e il messaggio aziendale sono gli aspetti più importanti di un rapporto annuale. Molte aziende vogliono anche essere sicure, tuttavia, che il loro pubblico mirato leggerà e capirà il messaggio. Questo è meno essenziale per le aziende di proprietà privata che non hanno bisogno di impressionare o tranquillizzare gli investitori, ma anche loro riconoscono che la diffusione di un rapporto secco e monotono non è nell'interesse dell'azienda.

La sfida per i produttori di relazioni annuali consiste nel diffondere le informazioni pertinenti in modo comprensibile comunicando contemporaneamente il messaggio principale dell'azienda. Per molti versi il rapporto annuale funge da pubblicità per l'azienda, una realtà che si riflette nel fatto che le principali riviste economiche ora premiano le relazioni aziendali ritenute di particolare pregio. Negli ultimi anni, le aziende hanno anche scelto di rendere disponibili i loro rapporti annuali in una varietà di media elettronici che si prestano a trattamenti creativi e visivamente interessanti.

Naturalmente, la personalità dell'azienda, e forse, cosa più importante, il settore in cui opera, contribuirà notevolmente a dettare il formato di progettazione del rapporto annuale. È molto meno probabile che il proprietario di un produttore di attrezzature ospedaliere presenti al pubblico un rapporto annuale visivamente drammatico rispetto ai proprietari di una catena di saloni di abbronzatura. La chiave è scegliere un design che trasmetta al meglio il messaggio dell'azienda.

SINTESI RAPPORTI ANNUALI

Poche tendenze importanti hanno scosso la tradizione delle relazioni annuali, ma una è la 'relazione annuale di sintesi'. Nel 1987, la SEC ha allentato i suoi obblighi di rendicontazione annuale. Ha permesso alle aziende di produrre una relazione annuale di sintesi, piuttosto che la tradizionale relazione con dichiarazioni e note a piè di pagina certificate. La divulgazione pubblica delle informazioni finanziarie era ancora richiesta, ma con le nuove decisioni, la presentazione di un modulo 10-K, a condizione che contenesse queste informazioni e includesse dati finanziari verificati e altro materiale richiesto all'interno della dichiarazione di delega di una società (un altro documento richiesto dalla SEC per gli azionisti) — ha soddisfatto i requisiti della SEC. I promotori del rapporto annuale di sintesi lo vedono come un modo per rendere il rapporto annuale una vera pubblicazione di marketing senza dati finanziari ingombranti e dettagliati. I dati finanziari sono ancora inclusi, ma in forma sintetica in un ruolo di supporto. Da quando è stato approvato il suo utilizzo, tuttavia, la relazione annuale di sintesi non ha ottenuto un ampio sostegno.

Per certi aspetti, le relazioni annuali sono come le mode. Alcune tecniche, formati e design sono popolari per alcuni anni e poi le nuove idee rimpiazzano le vecchie. Diversi anni dopo, le vecchie idee tornano in auge. Altri formati sono 'classici', non sembrano mai passare di moda o perdere il loro potere. Una chiave per un rapporto annuale di successo è non farsi prendere da una tendenza e decidere invece cosa funziona meglio per trasmettere il messaggio.