Fare un'ottima prima impressione al telefono può sembrare più facile che farlo di persona, ma non è necessariamente vero. Con l'assenza del linguaggio del corpo, delle impressioni facciali e dell'aspetto fisico, siamo lasciati all'identificazione di sottili sfumature della conversazione per dirci di più sulla persona con cui stiamo parlando.
Oggi, più di ogni altro tempo nella storia, abbiamo abbondanti opportunità di espandere la nostra rete e incontrare persone provenienti da tutti gli angoli della terra. Non sprecarlo facendo qualcosa di meno che dare tutto te stesso, solo perché l'altra persona non può vederti. Potrebbero non vederti, ma questi errori di giudizio diranno loro molto su di te.
1. Rimanendo sul tuo computer.
Chiunque abbia un briciolo di capacità di osservazione può dire se non ha la tua piena attenzione. Per quanto possa essere allettante scorrere la tua email o finire un commento sui social, è ovvio e maleducato. Anche pochi secondi di assenteismo mentale lasceranno una cattiva impressione e potrebbero indurre l'altra persona a tirarsi indietro.
Pochi minuti prima di una chiamata chiudi il browser e l'e-mail e pensa e pensa alla conversazione imminente.
2. Essere mentalmente in ritardo alla chiamata.
Puoi prendere il telefono in tempo, ma se devi chiedere altri pochi secondi per completare un'attività, sei tecnicamente in ritardo per la chiamata. Questo può inviare un numero qualsiasi di messaggi all'altra parte, lasciandole concludere che sei impreparato, inconsapevole del tempo o disinteressato alla chiamata. Se sei una persona che gli altri ammirano, potresti anche lasciare al chiamante la sensazione di non essere importante per te.
Tutti sono importanti. Non importa con chi stai per parlare, metti la testa nel gioco prima di alzare il telefono.
3. Parlare con un tono frettoloso.
Se sembri frenetico o ti immergi nella conversazione con un tono frettoloso nella tua voce, invia un segnale che sei ansioso di terminare la chiamata. Anche se correggi da solo un minuto o due durante la conversazione, il chiamante si sente colto alla sprovvista e la chiamata può essere imbarazzante.
Fai un respiro profondo prima di accettare o effettuare una chiamata; l'unico momento che conta è il momento in cui ci sei.
4. Chiamare da un luogo pubblico.
Di recente ho condotto un colloquio di lavoro per un cliente e il candidato ha chiamato da uno Starbucks. Faccio domande per aiutare ad accertare il livello di intelligenza emotiva della persona, quindi la conversazione tende ad essere un po' più personale di un tradizionale colloquio di lavoro. Non solo il rumore di fondo distraeva, ma le risposte del richiedente erano troncate e contenute. Indovina chi non ha ottenuto quel lavoro?
I telefoni cellulari raccolgono rumori di sottofondo che sono estremamente fastidiosi e fastidiosi. Le scuse non bastano, portati in uno spazio tranquillo prima di qualsiasi telefonata.
5. Consentire interruzioni.
Dipendenti, bambini o animali domestici che intervengono nella tua conversazione interromperanno il flusso e invieranno nuovamente segnali che la chiamata non ha importanza. Dal momento che l'home office è ormai un luogo comune, le interruzioni personali sembrano essere un po' più accettabili, ma sono comunque poco professionali. Le interruzioni da parte di colleghi e dipendenti possono dare l'impressione di non avere confini sani sul lavoro. Consentire tali interruzioni può anche lasciare un'impressione di importanza personale e mancanza di controllo sul proprio ambiente.
Se necessario, appendi un cartello 'Non disturbare' alla tua porta. Impegnati e fai arrivare il messaggio a chiunque possa interromperlo.
6. Trascurare di sorridere.
Non possono vedere il tuo sorriso affascinante, ma possono sentirlo nel tuo tono. Anche un colloquio di lavoro non deve essere del tutto serio, quindi sorridi un po'. Può trovarsi all'inizio della chiamata quando si dà il benvenuto all'individuo o durante un commento affascinante inteso a rompere il ghiaccio. Senza dubbio, la voce cambia quando sorridi e il tuo tono diventerà molto più accogliente.
7. Parlare o interromperli.
È particolarmente facile che la conversazione si sovrapponga quando le chiamate vengono effettuate da un dispositivo mobile. Potresti non avere la cattiva abitudine di parlare e interrompere gli altri, ma lievi ritardi nella tecnologia rendono più probabile che accada.
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Fai una pausa prima di parlare per assicurarti che il pensiero dell'altra persona sia completo. Non è un'abitudine facile da prendere, ma ti salverà da molti momenti imbarazzanti.
8. Spegnere il telefono senza avvolgerlo.
'Oh mio, guarda l'ora!' Puoi anche dire: 'Mi stai annoiando e devo riattaccare'. Concedi abbastanza tempo per discutere i prossimi passi e per concludere i convenevoli. Una fine improvvisa può mettere un freno anche alle conversazioni telefoniche di maggior successo. Imposta un timer se necessario ed evita di correre via dal telefono prima che i piani e i ringraziamenti adeguati siano a posto.
Le prime impressioni sono impressioni durature. Ogni conversazione merita tutta la tua attenzione e un po' di pianificazione. Mi piace programmare un buffer di pochi minuti su entrambe le estremità di una telefonata. Sii pienamente presente alla tua chiamata, non sai mai dove potrebbe portare.
