Il dipendente medio degli Stati Uniti spende circa un quarto della settimana lavorativa che attraversa il centinaia di email tutti inviamo e riceviamo ogni giorno.
Ma nonostante il fatto che siamo incollati ai nostri pulsanti di risposta, l'allenatore di carriera Barbara Pachter dice che un sacco di professionisti ancora non so come usare l'e-mail in modo appropriato.
In effetti, a causa dell'enorme volume di messaggi che leggiamo e scriviamo ogni giorno, potremmo essere più inclini a commettere errori imbarazzanti e quegli errori possono avere gravi conseguenze professionali.
Pachter delinea le basi dell'etichetta moderna della posta elettronica nel suo libro Gli elementi essenziali del galateo aziendale . Abbiamo tirato fuori le regole più essenziali che devi sapere.
Vivian Giang e Rachel Sugar hanno contribuito alle versioni precedenti di questo articolo.
1. Includere un oggetto chiaro e diretto.
Esempi di un buon oggetto includono 'Data della riunione modificata', 'Domanda rapida sulla presentazione' o 'Suggerimenti per la proposta'.
'Spesso le persone decidono se aprire un'e-mail in base alla riga dell'oggetto', afferma Pachter. 'Scegli uno che permetta ai lettori di sapere che stai affrontando le loro preoccupazioni o problemi di lavoro.'
2. Usa un indirizzo email professionale.
Se lavori per un'azienda, dovresti utilizzare il tuo indirizzo email aziendale. Ma se usi un account di posta elettronica personale, che tu sia un lavoratore autonomo o semplicemente lo usi occasionalmente per le corrispondenze legate al lavoro, dovresti stare attento quando scegli quell'indirizzo, dice Pachter.
Dovresti sempre avere un indirizzo e-mail che trasmetta il tuo nome in modo che il destinatario sappia esattamente chi sta inviando l'e-mail. Non usare mai indirizzi e-mail (forse i resti dei tuoi giorni di scuola elementare) che non sono appropriati per l'uso sul posto di lavoro, come 'babygirl@...' o 'beerlover@...'--non importa quanto ami un birra fredda.
3. Pensaci due volte prima di premere 'Rispondi a tutti'.
Nessuno vuole leggere le email di 20 persone che non hanno nulla a che fare con loro. Ignorare le e-mail può essere difficile, con molte persone che ricevono notifiche di nuovi messaggi sui loro smartphone o messaggi pop-up che distraggono sugli schermi dei loro computer. Evita di premere 'Rispondi a tutti' a meno che tu non pensi davvero che tutti nella lista debbano ricevere l'e-mail, dice Pachter.
4. Includere un blocco di firma.
Fornire il tuo lettore con alcune informazioni su di te, suggerisce Pachter. 'In genere, questo indicherebbe il tuo nome completo, titolo, il nome dell'azienda e le tue informazioni di contatto, incluso un numero di telefono. Puoi anche aggiungere un po' di pubblicità per te stesso, ma non esagerare con detti o opere d'arte.'
Usa lo stesso carattere, dimensione e colore del resto dell'e-mail, dice.
5. Usa saluti professionali.
Non usare espressioni informali e colloquiali come 'Ehi ragazzi', 'Yo' o 'Ciao gente'.
'La natura rilassata dei nostri scritti non dovrebbe influenzare il saluto in un'e-mail', afferma. 'Ehi è un saluto molto informale e generalmente non dovrebbe essere usato sul posto di lavoro. E neanche Yo sta bene. Usa Ciao o Ciao anziché.'
Sconsiglia anche di abbreviare il nome di chiunque. Dì 'Ciao Michael', a meno che tu non sia sicuro che preferisca essere chiamato 'Mike'.
6. Usa i punti esclamativi con parsimonia.
Se scegli di usare un punto esclamativo, usane solo uno per trasmettere eccitazione, dice Pachter.
'Le persone a volte si lasciano trasportare e mettono un numero di punti esclamativi alla fine delle loro frasi. Il risultato può sembrare troppo emotivo o immaturo', scrive. 'I punti esclamativi dovrebbero essere usati con parsimonia per iscritto.'
7. Sii cauto con l'umorismo.
L'umorismo può facilmente perdersi nella traduzione senza il tono giusto o le espressioni facciali. In uno scambio professionale, è meglio escludere l'umorismo dalle e-mail, a meno che non si conosca bene il destinatario. Inoltre, qualcosa che pensi sia divertente potrebbe non essere divertente per qualcun altro.
Pachter dice: 'Qualcosa percepito come divertente quando viene detto può apparire in modo molto diverso quando viene scritto. In caso di dubbio, lascia perdere.'
8. Sappi che persone di culture diverse parlano e scrivono in modo diverso.
I problemi di comunicazione possono facilmente verificarsi a causa di differenze culturali , specialmente nella forma scritta quando non possiamo vedere il linguaggio del corpo dell'altro. Personalizza il tuo messaggio in base al background culturale del destinatario o a quanto lo conosci.
Una buona regola da tenere a mente, dice Pachter, è che le culture ad alto contesto (giapponese, araba o cinese) vogliono conoscerti prima di fare affari con te. Pertanto, può essere comune per i soci d'affari di questi paesi essere più personali nei loro scritti. D'altra parte, le persone provenienti da culture a basso contesto (tedesca, americana o scandinava) preferiscono arrivare al punto molto rapidamente.
9. Rispondi alle tue e-mail, anche se l'e-mail non era destinata a te.
È difficile rispondere a ogni messaggio di posta elettronica che ti è mai stato inviato, ma dovresti provare a farlo, dice Pachter. Ciò include quando l'e-mail ti è stata inviata accidentalmente, soprattutto se il mittente si aspetta una risposta. Una risposta non è necessaria, ma serve come buona etichetta per la posta elettronica, soprattutto se questa persona lavora nella tua stessa azienda o settore.
Ecco un esempio di risposta: 'So che sei molto occupato, ma non credo che volessi inviarmi questa email. E volevo farti sapere in modo che tu possa inviarlo alla persona giusta.'
10. Rileggi ogni messaggio.
I tuoi errori non passeranno inosservati ai destinatari della tua email. 'E, a seconda del destinatario, potresti essere giudicato per averli realizzati', afferma Pachter.
Non fare affidamento sui correttori ortografici. Leggi e rileggi la tua email alcune volte, preferibilmente ad alta voce, prima di inviarla.
'Un supervisore intendeva scrivere: 'Ci scusiamo per l'inconveniente'', dice Pachter. 'Ma ha fatto affidamento sul suo controllo ortografico e ha finito per scrivere: 'Scusa per l'incontinenza.''
11. Aggiungi l'indirizzo email per ultimo.
'Non si desidera inviare un'e-mail accidentalmente prima di aver finito di scrivere e correggere il messaggio', afferma Pachter. 'Anche quando stai rispondendo a un messaggio, è buona precauzione cancellare l'indirizzo del destinatario e inserirlo solo quando sei sicuro che il messaggio sia pronto per essere inviato.'
12. Ricontrolla di aver selezionato il destinatario corretto.
Pachter dice di prestare molta attenzione quando si digita un nome dalla rubrica sulla riga 'a' dell'e-mail. 'È facile selezionare il nome sbagliato, il che può essere imbarazzante per te e per la persona che riceve l'e-mail per errore.'
13. Mantieni i tuoi caratteri classici.
Purple Comic Sans ha un tempo e un luogo (forse?). Ma per la corrispondenza commerciale, mantieni i caratteri, i colori e le dimensioni classici.
La regola fondamentale: le tue e-mail dovrebbero essere facili da leggere per le altre persone.
'In genere, è meglio usare caratteri a 10 o 12 punti e un carattere di facile lettura come Arial, Calibri o Times New Roman', consiglia Pachter. Per quanto riguarda il colore, il nero è la scelta più sicura.
14. Tieni d'occhio il tuo tono.
Proprio come le battute si perdono nella traduzione, il tono è facile da fraintendere senza il contesto che otterresti dai segnali vocali e dalle espressioni facciali. Di conseguenza, è facile sembrare più brusco di quanto avresti voluto: intendevi 'semplicemente', hanno letto 'arrabbiato e brusco'.
Per evitare malintesi, Pachter consiglia di leggere il messaggio ad alta voce prima di premere invio. 'Se suona duro per te, suonerà duro per il lettore', dice.
Per ottenere i migliori risultati, evita di usare parole inequivocabilmente negative ('fallimento', 'sbagliato', 'trascurato') e dì sempre 'per favore' e 'grazie'.
15. Niente è confidenziale, quindi scrivi di conseguenza.
Ricorda sempre ciò che l'ex capo della CIA, il generale David Petraeus, apparentemente ha dimenticato, avverte Pachter: Ogni messaggio elettronico lascia una traccia.
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'Una linea guida di base è presumere che gli altri vedranno ciò che scrivi', dice, 'quindi non scrivere nulla che non vorresti che tutti vedessero'. Un'interpretazione più liberale: non scrivere nulla che possa essere rovinoso per te o dannoso per gli altri. Dopotutto, l'e-mail è pericolosamente facile da inoltrare ed è meglio prevenire che curare.
Questo storia è apparso per la prima volta su Business Insider .
