1 email che ogni leader remoto dovrebbe inviare ogni settimana

Sono un lavoratore remoto da circa tre anni e ho imparato a essere produttivo quando sono a casa e anche a gestire team remoti come fondatore di un'azienda. Ma sarò onesto: mi ci è voluto molto tempo per capire come rendere efficace il lavoro a distanza. Ero così abituato a essere interrotto ad ogni passo con comunicazioni ed e-mail in tempo reale, che pensavo solo che fosse così che andavano le cose per tutti.

Quando stavo lavorando da solo e ho iniziato a diagnosticare il problema dell'essere interrotto tutto il tempo, ho scoperto che la maggior parte del mio tempo improduttivo veniva speso dando e raccogliendo aggiornamenti di stato da tutti quelli con cui stavo lavorando. Le persone meno informate erano, specialmente le persone in posizioni di comando, su ciò che stavo facendo, più email, messaggi di testo e messaggi di chat mi inviavano. Alcuni leader sono d'accordo a non essere coinvolti, ma alcuni si innervosiscono se non ti sentono ogni due ore. È stata una perdita di tempo per tutti.

Così ho fatto una modifica che ha avuto un grande impatto. Ho iniziato a inviare un'e-mail ogni lunedì mattina con l'oggetto 'Il mio piano per la settimana'. In questa e-mail, direi ai destinatari esattamente quali erano i miei piani per la settimana e chiederei se avessero domande o modifiche che vorrebbero apportare alle mie priorità.

Sembra così:

Ciao a tutti -- La mia priorità questa settimana sarà concentrarmi sulla pubblicazione di post sul blog e sulla finalizzazione del nostro piano di marketing e partnership.

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Ecco alcune attività a cui lavorerò:

• Pubblica l'articolo 'Linee guida per il lavoro da casa' sull'intranet.

• Crea una bozza del piano di marketing di cui abbiamo discusso la scorsa settimana, con l'intenzione di ottenere l'approvazione entro la fine di questa settimana.

• Ho diversi incontri con i nostri partner questa settimana. Invierò un riassunto di quelle discussioni.

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Grazie! Se avete domande o volete vedere eventuali modifiche alla mia priorità, fatemelo sapere.

Grazie!

-- Robbie

A seconda delle attività di quella settimana, includerei anche una sezione 'cosa ho finito la settimana scorsa'. Quella sezione assomiglia a questa:

La scorsa settimana sono stato in grado di pubblicare il post del blog remoto, parlare con tre dei nostri partner e ho finito una buona bozza del nostro piano di marketing di cui abbiamo discusso la scorsa settimana. Speravo che il piano di marketing fosse finalizzato, ma sto ancora aspettando che Suzy torni dalle vacanze e lo esaminerò con lei quando tornerà questa settimana.

Questa è un'e-mail utile da inviare ai clienti, ma è anche utile internamente. Se sei il fondatore o il CEO dell'azienda, la tua email al personale sarà simile a questa:

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Salve a tutti -- Ecco le nostre priorità e la direzione per questa settimana.

Dobbiamo aumentare le vendite del nostro inventario in eccesso. Il team di marketing può mettere insieme un piano per vendere tutto l'inventario inutilizzato che abbiamo nel nostro magazzino? Se non lo vendiamo entro 30 giorni, dovremo smaltire l'inventario.

Le nostre campagne email stanno andando alla grande. Facciamone di più. Passiamo da 1 email a settimana a 2 email a settimana.

Annulla tutte le riunioni non necessarie non correlate agli obiettivi di vendita per i prossimi 30 giorni. Siamo in modalità crunch e vorrei che ci concentrassimo sulle modifiche che possiamo apportare. So che alcuni di voi hanno anche incontri importanti con me, ma se non sono legati alle vendite, per il momento riprogramma l'invito.

-- Robbie

Puoi anche chiedere al tuo team di inviarti aggiornamenti settimanali simili su ciò che hanno realizzato e sui loro piani per la prossima settimana.

Quando io e il mio team inviamo e-mail come questa, i clienti e i colleghi di solito lo adorano. Riduce la loro ansia e dà loro più visibilità su ciò su cui si sta concentrando ogni persona. Inoltre, le interruzioni diminuiscono in modo significativo perché il destinatario è rassicurato che sei al di sopra delle cose e non ha bisogno di un promemoria per lavorare in ogni momento.

Questa email può far risparmiare molto tempo alla tua azienda.