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I proprietari di piccole imprese sono rinomati per la loro capacità di allungare un dollaro quando devono, ma ci sono momenti in cui risparmiare un po' adesso può costarti molto di più in seguito. Cercare di condurre affari con hardware tecnologico che è sopravvissuto alla sua utilità è una di quelle volte.
L'hardware obsoleto impone una serie di costi diretti e indiretti che possono minare il flusso di cassa e la produttività, spesso senza che tu te ne accorga. Più di un terzo delle piccole imprese in a recente studio Techaisle sono risultati funzionare con PC che hanno almeno quattro anni. Questi computer più vecchi sono più inclini dei modelli più recenti ad arresti anomali che possono causare la perdita di dati critici e lasciare i dipendenti a girarsi i pollici per lunghi periodi.
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Lo studio Techaisle ha rilevato che le piccole imprese spendono in media da $ 427 a $ 521 per PC sui costi di riparazione per macchine di quattro anni o più. È anche più probabile che questi PC richiedano aggiornamenti poiché il numero di applicazioni in esecuzione contemporaneamente (una media di otto per le piccole imprese) continua a crescere. Ogni anno, il 25% dei vecchi PC utilizzati dalle piccole imprese richiede l'aggiornamento a un costo medio di $ 134 ciascuno.
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I costi nascosti possono raggiungere $ 1,500
In molti casi, i costi combinati di riparazione e aggiornamento possono superare il costo di un nuovo computer. Techaisle lo definisce un costo invisibile che drena il flusso di cassa e si aggiunge ai costi operativi di una piccola impresa. Il modo migliore per evitare questo costo - che Techaisle fissa a più di $ 1.500 all'anno per PC di quattro anni - è valutare regolarmente le capacità delle apparecchiature.
Per cominciare, ogni volta che prendi in considerazione l'acquisto o l'aggiornamento di un software, dovresti rivedere automaticamente la capacità del tuo hardware di soddisfare i requisiti stabiliti dal fornitore del software. Tuttavia, tendono ad essere il minimo indispensabile per il funzionamento del software, afferma Tysen Landmesser, direttore IT di Accumold , un produttore di componenti critici microscopici. Per garantire prestazioni ottimali, di solito specifica le caratteristiche delle prestazioni dell'hardware migliori di almeno il 50% rispetto ai requisiti minimi del fornitore di software.
Un grave malfunzionamento dell'hardware o un guasto totale è un ovvio fattore scatenante per la sostituzione immediata, ovviamente, ma Accumold mantiene anche un programma di aggiornamento regolare per tutto il suo hardware. Sostituisce la tecnologia basata su PC come desktop e laptop ogni quattro anni e l'attrezzatura di rete e server viene aggiornata con una pianificazione da cinque a sette anni. Utilizzando un programma, possiamo ragionevolmente controllare i costi, afferma Landmesser. Ci consente di attenerci a un budget coerente e allo stesso tempo di assicurarci che la nostra attrezzatura non impedisca ai dipendenti di svolgere attività critiche.
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Segnala che è ora di aggiornare
Erik Day, vicepresidente e direttore generale di Dell Small Business, afferma che la necessità di un aggiornamento hardware può essere segnalata anche da queste condizioni:
- L'hardware ostacola la produttività a causa di arresti anomali o prestazioni lente
- Stai eseguendo sistemi operativi legacy, come Windows XP o Windows 7
- I tuoi sistemi sono alla fine del ciclo di vita e non sono più supportati dal produttore
- I tuoi sistemi hanno una garanzia inattiva
- I pezzi di ricambio diventano difficili da trovare
- I costi di riparazione e manutenzione eguagliano o superano i costi di sostituzione
Un approccio che può aiutare le piccole imprese a massimizzare la durata dell'hardware senza compromettere l'efficienza e le prestazioni ottimali consiste nel raggruppare gli utenti finali in base alle loro esigenze informatiche e agli standard software, suggerisce Daniel Schneider, vicepresidente e CTO di PCM , un grande fornitore di soluzioni tecnologiche e Intel North America Partner of the Year. È possibile stabilire un ciclo di aggiornamento per ogni gruppo in base al costo di manutenzione degli endpoint ea eventuali modifiche che si verificano con la combinazione di applicazioni utilizzate da ciascun gruppo.
Qualunque sia l'approccio adottato per l'aggiornamento dell'hardware, non dovrebbe essere eseguito nel vuoto. Considera le decisioni relative a hardware e software come un unico continuum. Le organizzazioni che si allineano nel prendere decisioni basate su questo continuum hanno utenti finali soddisfatti e possono ridurre il costo complessivo del supporto, afferma Schneider.
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