COMUNICAZIONE ORALE

La comunicazione orale descrive qualsiasi tipo di interazione che fa uso di parole pronunciate ed è una parte vitale e integrante del mondo degli affari, specialmente in un'era soprannominata l'era dell'informazione. 'La capacità di comunicare efficacemente attraverso il parlato e la scrittura è molto apprezzata e richiesta negli affari', hanno scritto Herta A. Murphy, Herbert W. Hildebrandt e Jane Thomas nel loro libro Comunicazioni aziendali efficaci . 'Conoscere il contenuto delle aree funzionali del business è importante, ma per dare vita a quelle idee, in riunioni o in presentazioni personali, è necessaria una presentazione orale efficace'. I tipi di comunicazione orale comunemente usati all'interno di un'organizzazione includono riunioni del personale, discussioni personali, presentazioni, discorsi telefonici e conversazioni informali. La comunicazione orale con persone esterne all'organizzazione può assumere la forma di incontri faccia a faccia, telefonate, discorsi, teleconferenze o videoconferenze.

Le capacità di gestione delle conversazioni sono essenziali per i proprietari e i manager di piccole imprese che spesso si fanno carico di gran parte dell'onere in aree quali presentazioni a clienti/clienti, interviste ai dipendenti e conduzione di riunioni. Affinché la comunicazione orale sia efficace, dovrebbe essere chiara, pertinente, delicata nella fraseologia e nel tono, concisa e informativa. Presentazioni o conversazioni che portano questi segni distintivi possono essere uno strumento prezioso per garantire la salute e la crescita aziendale. Una comunicazione aziendale poco chiara, imprecisa o sconsiderata, d'altro canto, può far perdere tempo prezioso, allontanare dipendenti o clienti e distruggere la buona volontà nei confronti del management o dell'azienda nel suo complesso.

PRESENTAZIONI ORALI

La presentazione pubblica è generalmente riconosciuta come il più importante dei vari generi di comunicazione orale d'impresa. Come è vero per tutti i tipi di comunicazione, il primo passo nella preparazione di un discorso pubblico o di un commento è determinare lo scopo/obiettivo essenziale della comunicazione. Come notano Hildebrandt, Murphy e Thomas, le presentazioni aziendali tendono ad avere uno dei tre scopi generali: persuadere, informare o istruire o intrattenere. Dallo scopo verranno le idee principali da includere nella presentazione. Queste idee dovrebbero essere studiate a fondo e adattate alle esigenze del pubblico.

Le idee dovrebbero quindi essere organizzate per includere un'introduzione, un corpo principale o un testo e un riassunto o una conclusione. Oppure, come dice il vecchio adagio sui discorsi, 'Dì loro quello che stai per dire loro, digli e digli quello che hai detto loro.' L'introduzione dovrebbe catturare l'interesse dell'ascoltatore e stabilire il tema del resto della presentazione. Il corpo principale dovrebbe concentrarsi sui punti di enfasi. La conclusione dovrebbe riaffermare i punti chiave e riassumere il messaggio generale che viene trasmesso.

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Gli aiuti visivi possono essere una componente utile di alcune presentazioni. Che siano proiettati da un PC, visualizzati su lavagne, lavagne cancellabili o lavagne a fogli mobili, gli ausili visivi dovrebbero essere significativi, creativi e interessanti per aiutare l'oratore a trasmettere un messaggio. La chiave per un uso efficace degli ausili visivi è che dovrebbero supportare il tema della presentazione, aiutare nella sua trasmissione ma farlo senza sminuire essendo sciatti, complicati o anche troppo divertenti.

Una volta che la presentazione è stata organizzata e gli ausili visivi sono stati selezionati, l'oratore dovrebbe provare la presentazione ad alta voce e rivederla secondo necessità per adattarsi ai vincoli di tempo e per assicurare una copertura completa dei punti principali. Può essere utile esercitarsi davanti a uno specchio o davanti a un amico per acquisire sicurezza. Una buona presentazione orale includerà frasi di transizione per aiutare gli ascoltatori a muoversi attraverso il materiale e non sarà eccessivamente lunga o tecnica. È anche importante che l'oratore anticipi le domande che il pubblico potrebbe avere e includa tali informazioni nella presentazione o sia pronto ad affrontarle in una sessione di domande e risposte alla fine della presentazione. Una presentazione professionale e graziosa è un'altra chiave per una comunicazione efficace, sia che l'ambiente sia una conferenza, un banchetto, un pranzo festivo o un ritiro di gestione. 'Riconosci che quando parli a un evento aziendale, rappresenti la tua azienda e il tuo ufficio in quella società', ha affermato Steve Kaye in Soluzioni IIE . 'Utilizzare l'evento come un'opportunità per promuovere la buona volontà. Evita lamentele, critiche o controversie. Questi alieneranno il pubblico e distruggeranno rapidamente la tua credibilità. Invece, parla di ciò che il pubblico vuole sentire. Loda il tuo ospite, onora l'occasione e fai i complimenti ai partecipanti. Irradia successo e ottimismo.'

Le presentazioni orali possono essere svolte in modo estemporaneo (da uno schema o da appunti); leggendo da un manoscritto; o dalla memoria. L'approccio estemporaneo è spesso pubblicizzato come un metodo che consente a chi parla di stabilire un contatto visivo e sviluppare un rapporto con il pubblico trasmettendo contemporaneamente informazioni pertinenti. La lettura di un manoscritto è più spesso utilizzata per comunicazioni più lunghe e/o dettagliate che coprono molto terreno. La memorizzazione, nel frattempo, viene solitamente utilizzata solo per discussioni brevi e/o informali.

La consegna di presentazioni orali efficaci richiede che un oratore consideri il suo tono vocale, la frequenza e il volume. È importante incorporare cambiamenti nel tono vocale per aggiungere enfasi ed evitare la monotonia. È anche utile variare la velocità del parlato e incorporare delle pause per consentire all'ascoltatore di riflettere su elementi specifici del messaggio complessivo. Trovare il volume appropriato è fondamentale anche per il successo di una presentazione. Infine, i relatori dovrebbero fare attenzione a non aggiungere parole o suoni estranei, come 'ehm', 'lo sai' o 'okay'—tra parole o frasi in una presentazione.

Anche elementi non verbali come la postura, i gesti e le espressioni facciali sono fattori importanti nello sviluppo di buone capacità di comunicazione orale. 'Il tuo aspetto esteriore rispecchia il tuo stato d'animo interiore', hanno confermato Hildebrandt, Murphy e Thomas. 'Così una buona postura suggerisce equilibrio e fiducia; non stare né sulla rigida attenzione né con sciatta disinvoltura drappeggiato sul podio, ma eretto con il peso distribuito circa equamente su ciascun piede.' Alcuni movimenti possono essere utili per mantenere l'attenzione degli ascoltatori o per aumentare l'enfasi, ma dovrebbero essere evitati spostamenti o ritmi costanti. Allo stesso modo, i gesti delle mani e delle braccia possono essere usati per indicare, descrivere o enfatizzare, ma dovrebbero essere variati, sincronizzati con cura e adattati al pubblico. Infine, i bravi oratori dovrebbero stabilire un contatto visivo frequente con il pubblico, lasciare che la loro espressione facciale mostri il loro interesse per le idee che stanno presentando e vestirsi in modo appropriato per l'occasione.

I proprietari di piccole imprese riflettono la popolazione generale in quanto il loro entusiasmo per il parlare in pubblico varia notevolmente da individuo a individuo. Alcuni imprenditori godono della ribalta e prosperano in ambienti che richiedono presentazioni pubbliche (formali o informali). Altri sono meno abili nel parlare in pubblico ed evitano di trovarsi in tali situazioni. Ma i consulenti aziendali esortano gli imprenditori a trattare le presentazioni pubbliche e le capacità di comunicazione orale come uno strumento potenzialmente inestimabile per la crescita aziendale. 'Potresti prendere in considerazione l'assunzione di un allenatore di presentazioni o la partecipazione a un seminario sulle presentazioni aziendali', ha consigliato Kaye. 'Questi servizi possono mostrarti come massimizzare il tuo impatto mentre parli. In effetti, l'apprendimento di tali abilità serve come investimento a lungo termine nel tuo futuro di leader efficace.'