Se hai bisogno di un sistema che ti aiuti a gestire i tuoi documenti in tutto il tuo team, ma il tuo budget è limitato, la versione gratuita di Zoho Docs Il sistema di gestione dei documenti (DMS) è un'opzione solida. Questa versione supporta team fino a 25 utenti, alloca 5 GB di spazio di archiviazione cloud per utente e garantisce sicurezza e conformità elevate. È la nostra scelta per i migliori software/sistemi di gestione dei documenti gratuiti per le piccole imprese 2018.
Durante la revisione di DMS per le piccole imprese, abbiamo scoperto che pochissimi offrono una versione gratuita del loro software. Quelli che abbiamo trovato spesso consentiti solo per un singolo account utente. Abbiamo anche esaminato il software open source gratuito, ma abbiamo scoperto che per utilizzarlo bene è necessario disporre di personale IT con una conoscenza approfondita del sistema. Zoho Docs, tuttavia, ha un'interfaccia utente amichevole, forum online per il supporto e molte delle funzionalità dei servizi a pagamento che abbiamo recensito.
Le funzionalità offerte nella versione gratuita di Zoho Docs includono:
Sincronizzazione desktop
Limite di caricamento file di 1 GB
Controlli di amministrazione
Integrazione Dropbox
Zoho Office Suite
SSL
Versionamento file (fino a 25 versioni)
Collaborazione sicura sui file
Autenticazione a due fattori
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App per dispositivi mobili
Chat in-app
Notifica per email
Ovviamente, la versione gratuita non ha tutte le funzionalità che ottengono gli utenti di Zoho Docs a pagamento, come audit trail, versione file illimitata, collegamenti protetti da password/scadenza, ripristino illimitato, trasferimento della proprietà dei file e altro ancora. Questo è prevedibile e un utente gratuito può passare a un servizio a pagamento man mano che le sue esigenze aumentano.
Le recensioni dei clienti, compresi quelli che hanno commentato la versione gratuita, sono state nel complesso molto positive. La piattaforma ha vinto il Great User Experience Award 2017 di FinancesOnline.com ed è stata classificata #11 nella categoria condivisione di file e gestione dei documenti.
Zoho Docs, come Google Docs, ha un proprio formato per i file. Alcuni utenti hanno commentato che lavorare con i documenti di Word in questo sistema è un po' più impegnativo di quanto vorrebbero. Tuttavia, una volta che un file viene convertito in Zoho Doc, sembra facile modificarlo e collaborare. Inoltre, la funzionalità e l'aspetto della maggior parte delle caratteristiche dell'interfaccia utente saranno familiari. Ad esempio, l'organizzazione dei file utilizza la struttura tradizionale del file cabinet. E, come molti sistemi di gestione dei documenti, la funzionalità di ricerca per parole chiave full-text consente a un utente di trovare un documento anche se non riesce a ricordarne la posizione o il titolo.
Una sfida alla versione gratuita potrebbe essere ottenere supporto quando ne hai bisogno. L'assistenza telefonica è disponibile solo per i clienti paganti. Gli utenti non paganti possono inviare un ticket di supporto e accedere ai forum direttamente dall'app per chattare con altri utenti che possono aiutare a risolvere i problemi. Puoi anche accedere alla Guida per l'utente, alle FAQ, ai webinar e al blog nella sezione risorse del sito web.
Nel complesso, Zoho Docs ha un solido set di funzionalità per la gestione, l'archiviazione e la collaborazione sui documenti in piccoli team. Le aziende con un budget limitato o che desiderano iniziare con un servizio gratuito e quindi aggiornare man mano che le esigenze crescono, possono prendere in considerazione la versione gratuita di Zoho Docs.
Per conoscere le nostre selezioni dei migliori DMS in altre categorie, leggi ' Miglior software/sistemi di gestione dei documenti per le piccole imprese 2018 .'
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