Indipendentemente dal tuo lavoro o settore, non ci sono sempre abbastanza ore al giorno per fare tutto. Di conseguenza, ti senti costantemente come se fossi sempre indietro. E questo non fa bene alla tua produttività o alla tua salute.
Allora, qual è la risposta? Lavori più ore?
Non necessariamente. Come ha spiegato Bob Sullivan su CNBC.com, 'La ricerca che tenta di quantificare la relazione tra le ore lavorate e la produttività ha rilevato che la produzione dei dipendenti diminuisce drasticamente dopo una settimana lavorativa di 50 ore e cade da un precipizio dopo 55 ore - tanto secondo uno studio pubblicato l'anno scorso da John Pencavel della Stanford University, chi impiega 70 ore non produce nulla di più con quelle 15 ore in più.'
Invece di dedicare quelle ore extra, puoi diventare più efficace sul lavoro concentrandoti su ciò che conta davvero. E puoi iniziare al più presto seguendo questi dieci semplici suggerimenti.
1. Taglia il grasso.
Ti è appena stato assegnato un progetto importante. Naturalmente la tua mente sta correndo con un milione di pensieri diversi su dove iniziare e cosa ti servirà per portare a termine il lavoro in tempo. Di conseguenza, inizi a creare una lista di cose da fare che è enormemente ingombrante.
Il problema con queste liste di cose da fare fuori controllo è che sono travolgenti e ti impediscono di essere produttivo. Questo perché sei multitasking e dirigi la tua energia verso compiti e attività non importanti.
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Invece, mantieni le tue liste snelle e meschine concentrandoti solo sui tuoi 3-5 compiti più urgenti, importanti e impegnativi per la giornata, ovvero il tuo compito più importante (MIT). Concentrati su un'attività alla volta prima di passare ad attività meno critiche. Quando lo fai, ti sentirai più produttivo e meno ansioso.
Lou Babauta di ZenHabits suggerisce che almeno uno dei tuoi MIT dovrebbe essere correlato ai tuoi obiettivi e dovresti lavorarci al mattino Che sia a casa o in ufficio, affronta il tuo MIT per prima cosa al mattino.
Secondo Lou, 'Se li rimandi a dopo, ti darai da fare e non avrai tempo per farli. Toglili di mezzo e il resto della giornata è sugo!».
2. Misura i tuoi risultati, non il tuo tempo.
Quando si tratta di produttività, spesso ci concentriamo su quanto tempo ci vuole per completare qualcosa; al contrario di ciò che abbiamo effettivamente realizzato in un giorno. Ad esempio, hai appena trascorso quattro ore a scrivere un post sul blog di 1.000 parole. Potresti essere un po' deluso dal momento che ti ha tolto una bella fetta della tua giornata.
Ma cosa succede se ti concentri sulle parti più piccole del post del blog? Ad esempio, hai suddiviso in cinque sezioni di 200 parole, formattato correttamente, aggiunto intestazioni, eseguito un controllo ortografico e aggiunto immagini. All'improvviso ti rendi conto di aver effettivamente completato Un sacco in quel lasso di tempo.
Infatti, una ricerca del team di Behance ha scoperto 'che dare importanza alle ore e alla presenza fisica rispetto all'azione e ai risultati porta a una cultura dell'inefficienza (e dell'ansia)'.
'La pressione di dover stare seduti alla scrivania fino a un certo momento crea una cultura da fabbrica che ignora alcune leggi fondamentali della generazione di idee e della natura umana: (1) Quando il cervello è stanco, non funziona bene, (2) La generazione di idee avviene nei suoi termini, (3) Quando ti senti costretto a eseguire oltre le tue capacità, inizi a odiare ciò che stai facendo.'
Un modo per aiutarti a misurare i risultati anziché il tempo è generare elenchi di attività completate. Questo è semplicemente un registro continuo di tutto ciò che hai completato in un giorno. Mantenendo questo elenco ti sentirai più motivato e concentrato poiché puoi effettivamente vedere ciò che hai realizzato.
Inoltre, secondo il co-fondatore di Buffer Leo Widrich, le liste completate ti consentono di 'rivedere la tua giornata, ti danno la possibilità di celebrare i tuoi risultati e ti aiutano a pianificare in modo più efficace'.
3. Avere un adattamento di atteggiamento.
Il team di Mind Tools afferma che siamo più efficaci sul lavoro quando abbiamo un 'atteggiamento positivo'.
'Le persone con un buon atteggiamento prendono l'iniziativa ogni volta che possono. Aiutano volentieri un collega in difficoltà, recuperano quando qualcuno è fuori malattia e si assicurano che il loro lavoro sia svolto secondo i più alti standard.'
E non li sentirai mai dire che il loro lavoro è 'abbastanza buono'. Questo perché vanno al di là.
Inoltre, una buona attitudine al lavoro ti aiuterà a stabilire degli standard per il tuo lavoro, ad assicurarti di assumerti la responsabilità di te stesso e a rendere più facili le decisioni poiché si basano sul tuo intuito. 'Questo tratto ammirevole è difficile da trovare in molte organizzazioni. Ma dimostrare un processo decisionale etico e integrità potrebbe aprirti molte porte in futuro.'
4. Comunicare, comunicare, comunicare.
Indipendentemente dal fatto che tu sia un libero professionista, un imprenditore o un dipendente, ci saranno momenti in cui dovrai lavorare con gli altri. Pertanto, dovresti rafforzare le tue capacità di comunicazione e collaborazione. Quando lo fai, eliminerai rielaborazioni non necessarie e spreco di tempo per raddrizzare eventuali malintesi e fraintendimenti.
Puoi iniziare migliorando le tue capacità di ascolto attivo e rimanendo su un argomento quando comunichi. Ad esempio, quando scrivi un'email, mantienila breve e punta. Non inserire troppe informazioni nel messaggio poiché confonderà solo il destinatario.
5. Creare e attenersi a una routine.
'Siamo creature abitudinarie, e così sono i nostri cervelli. Quando stabiliamo le routine, possiamo svolgere le attività più velocemente poiché non dobbiamo 'pensare' all'attività - o prepararci - così tanto, e possiamo lavorare con il pilota automatico', afferma Hallie Crawford, un allenatore di carriera certificato, relatore , e autore.
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Per quanto mi riguarda, utilizzo uno strumento di gestione del calendario online per creare e attenermi alla seguente routine:
6. Automatizza più attività.
Vuoi scoprire il segreto per fare di più? Riduci la quantità di decisioni che devi prendere durante il giorno. Ecco perché Mark Zuckerberg ha indossato lo stesso vestito per anni. La maggior parte dei giorni lo fa ancora. Ha impedito l'affaticamento. Devo dire che ho provato questo ed è stato difficile per il mio rapporto con mia moglie. Assicurati di trovare il tuo equilibrio.
'Il segreto controintuitivo per fare le cose è renderle più automatiche, in modo che richiedano meno energia', ha scritto Tony Schwartz, presidente e CEO di The Energy Project, sulla Harvard Business Review.
«Si scopre che ognuno di noi ha una riserva di volontà e disciplina, che viene progressivamente esaurita da qualsiasi atto di autoregolazione cosciente. In altre parole, se spendi energia cercando di resistere a un fragrante biscotto con gocce di cioccolato, avrai meno energia rimasta per risolvere un problema difficile. La volontà e la disciplina declinano inesorabilmente con il passare del giorno».
In altre parole, costruisci routine e abitudini in modo da non essere tu a decidere. Stai solo facendo. Ecco perché Zuck indossava gli stessi vestiti ogni giorno. Eliminando quelle sciocchezze o frivole, poteva concentrare tutte le sue energie su decisioni lavorative più importanti.
7. Smetti di multitasking.
Crediamo tutti di essere multitasker. In effetti, gli umani non sono in grado di fare più cose contemporaneamente.
'Le persone non possono multitasking molto bene, e quando le persone dicono che possono, si illudono', ha detto il neuroscienziato Earl Miller. 'Il cervello è molto bravo a illudersi.'
Invece, stiamo semplicemente spostando la nostra attenzione da un compito all'altro molto rapidamente.
'Passando da un'attività all'altra, pensi di prestare attenzione a tutto ciò che ti circonda allo stesso tempo. Ma in realtà non lo sei', ha detto Miller.
'Non stai prestando attenzione a una o due cose contemporaneamente, ma passi dall'una all'altra molto rapidamente.'
In effetti, i ricercatori hanno scoperto che possono effettivamente vedere il cervello in difficoltà durante il multitasking.
Quindi la prossima volta che hai voglia di multitasking, fermati. Fai una pausa e poi torna a concentrarti sull'unica cosa che deve essere fatta in questo momento. Fatto ciò, puoi passare a qualcos'altro.
8. Approfitta della tua procrastinazione.
Questo può sembrare controproducente. Ma in realtà c'è un metodo per la follia qui.
Secondo Parkinson's Law, che prende il nome dallo storico Cyril Northcote Parkinson, 'Se aspetti fino all'ultimo minuto, ci vorrà solo un minuto per farlo'.
Pensaci. Hai avuto una scadenza al lavoro che incombeva sulla tua testa per un mese, ma l'hai appena tirata fuori durante l'ultima settimana.
Questo non ti dà il permesso di aspettare fino all'undicesima ora. Secondo Thai Nguyen di TheUtopianLife.com, fornisce 'una grande leva per l'efficienza: imporre scadenze più brevi per un'attività o programmare un incontro anticipato'.
9. Allevia lo stress.
Poiché lo stress può causare problemi fisici, emotivi e comportamentali - che possono avere un impatto sulla tua salute, energia, benessere e prontezza mentale - non sorprende che lo stress ostacoli le tue prestazioni lavorative.
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La buona notizia è che potresti essere in grado di alleviare lo stress sul posto di lavoro.
Secondo l'American Psychological Association, 'le strategie più efficaci per alleviare lo stress sono l'esercizio o lo sport, la preghiera o la partecipazione a un servizio religioso, la lettura, l'ascolto di musica, il tempo trascorso con gli amici o la famiglia, il massaggio, l'uscita per una passeggiata , meditando o facendo yoga e trascorrendo del tempo con un hobby creativo.'
Le strategie meno efficaci, tuttavia, 'sono il gioco d'azzardo, lo shopping, il fumo, il bere, il mangiare, giocare ai videogiochi, navigare in Internet e guardare la TV oi film per più di due ore'.
Un'altra tecnica efficace di gestione dello stress è aumentare il controllo di una situazione in anticipo. Puoi iniziare pianificando domani la sera prima e attenendoti alla tua routine. In questo modo sai cosa aspettarti al mattino.
10. Fai di più il lavoro che ti piace.
Non tutti hanno il privilegio di fare ciò che ami per vivere. Anche se stai inseguendo i tuoi sogni e seguendo le tue passioni, ci saranno comunque compiti che non ti piace svolgere. In entrambi i casi, concentrati maggiormente sul lavoro che ti piace davvero fare.
Ad esempio, se sei uno chef, ovviamente ami la cucina. Invece di passare le tue giornate a svolgere compiti amministrativi, esternalizza o delega questi compiti in modo da poter trascorrere più tempo in cucina o al mercato a trovare ingredienti freschi.
Quando lo fai, ti sentirai più soddisfatto, ispirato, sfidato e produttivo.
