Principale Produttività Questo semplice trucco ti farà capire in un'e-mail aziendale (o in un messaggio di chat)

Questo semplice trucco ti farà capire in un'e-mail aziendale (o in un messaggio di chat)

Il Tuo Oroscopo Per Domani

In un mondo che scorre sui media digitali tanto quanto nella vita reale, dobbiamo tutti imparare a pensare più come scrittori.

Anche se vai in ufficio tutti i giorni, probabilmente trascorri la maggior parte del tuo tempo a parlare con colleghi, clienti o clienti tramite e-mail . O, sempre più, tramite sms o app di messaggistica. Se lavori da casa o gestisci la tua attività, potresti passare giorni interi senza parlare ad alta voce con un altro essere umano. Nessun giudizio; Ci sono stato anch'io.

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Ciò significa che, indipendentemente da quanto odiassi l'inglese al liceo o la composizione al college, sei uno scrittore. Non aspettarti di venire dopo il mio lavoro in qualunque momento presto - ti combatterò per questo - ma dovresti prendere sul serio l'abilità e capire un po' come trasmettere un messaggio attraverso la parola scritta.

La chiave della comunicazione scritta che la maggior parte delle persone dimentica

La maggior parte di noi scrive comunicazioni aziendali con il nostro obiettivo in mente: le informazioni che dobbiamo condividere o ciò che vogliamo che il destinatario faccia per noi. Il messaggio spesso si perde, perché dimentichiamo un elemento fondamentale di qualsiasi scrittura: il pubblico.

Comprendere il tuo pubblico è fondamentale per scrivere qualcosa che abbia senso per loro e che, quindi, li sposti verso qualsiasi azione o comprensione tu voglia ottenere. È vero che tu stia scrivendo un libro per le masse o un messaggio di chat a un singolo collega.

Perderai molto tempo con incomprensioni se prima non ti prendi un momento per capire la persona dall'altra parte del tuo messaggio. Prendendo in prestito dal modo in cui gli sviluppatori di software pianificano i progetti lavorando prima per capire il loro utente finale, definisco un pubblico usando quello che chiamo storia del lettore .'

È un modo semplice per delineare rapidamente chi sono, cosa sanno, come pensano, cosa vogliono e perché lo vogliono. Devi sapere queste cose se vuoi che il tuo messaggio arrivi bene, sia che tu stia condividendo notizie di una nuova politica con il tuo staff o semplicemente dando loro indicazioni per la festa.

Per creare una storia per i lettori, riempi gli spazi vuoti in questa affermazione: Come [tipo di persona], vogliono [qualche obiettivo] in modo che [qualche motivo].

Come creare un messaggio per raggiungere gli obiettivi di tutti

Ecco un esempio che affronto ogni giorno al Penny Hoarder. Gestisco una redazione che si interfaccia con il nostro team di vendita. Per natura, parliamo lingue diverse e abbiamo obiettivi apparentemente in competizione. Una storia di lettori sul nostro team di vendita potrebbe assomigliare a questa:

nikki deloach e ryan goodell

Come rappresentanti di vendita esperti, loro vogliono per atterrare clienti ben pagati e dare loro ciò di cui hanno bisogno così che possono guadagnare entrate per l'azienda e mantenere i clienti felici.

Quando parlo con un rappresentante di vendita per sapere se un inserzionista è adatto a noi, posso parlare solo dell'obiettivo del mio team di scrivere contenuti accattivanti:

Ehi, quel prodotto è noioso e il linguaggio che hanno chiesto è fuorviante e non posso scrivere eticamente qualcosa che lo consigli ai nostri lettori.

Oppure, potrei considerare gli obiettivi e le motivazioni del rappresentante di vendita e scrivere tenendoli a mente:

Adoro il fatto che tu stia guardando aziende con budget di quelle dimensioni; potrebbe davvero aprirci delle opportunità! Storicamente, i nostri lettori non hanno risposto bene a questo tipo di prodotto, quindi temo che non saremmo in grado di fornire il pubblico che il cliente sta cercando. Quali pensi siano i nostri migliori passi successivi?

Spoiler: ho imparato a fare quest'ultimo, ed è più efficace nel raggiungere gli obiettivi di entrambe le squadre. Al contrario, il nostro team di vendita comprende le nostre motivazioni editoriali e ci parla pensando a queste.

quanto è alto scott conant

Questo vale anche per il gergo. Non sovraccaricare un destinatario con un messaggio pieno di parole d'ordine, acronimi o linguaggio specifico del settore se sai che non è probabile che sia nel giro. Questo li farà solo sentire stupidi o porterà alla confusione che dovrai dedicare del tempo a districarli.

Invece, prenditi un secondo per definirli con una storia del lettore prima di sparare la tua e-mail o il testo per capire cosa fanno e cosa non sanno.