Brutti incontri: li abbiamo vissuti tutti. Che si tratti di scarsa pianificazione, troppe chiacchiere o mancanza di preparazione, le riunioni sbagliate fanno perdere tempo e denaro preziosi.
Ma il fondatore e CEO di Amazon Jeff Bezos potrebbe aver decifrato il codice per rendere le riunioni più produttive. Mediante la sua lettera annuale agli azionisti, nonché a recente intervista, Bezos ha dato un'idea di cosa? Amazon l'incontro con la cultura sembra.
Tutto si riduce a seguire tre semplici regole.
Squadre 'Due pizze'.
'Cerchiamo di creare squadre che non siano più grandi di quelle che possono essere alimentate da due pizze', ha detto Bezos. 'La chiamiamo la regola della squadra delle due pizze.'
Se sei mai stato in una riunione con troppe persone, puoi capire la saggezza in questo. Più grande è la squadra, maggiore è il numero di opinioni e più diventa difficile trarre conclusioni e prendere decisioni. E se ad alcune di quelle tante persone piace solo ascoltare il suono della propria voce, i tuoi incontri sono destinati a fare schifo.
Ma con la regola della squadra delle due pizze, ottieni l'equilibrio di ottenere punti di vista e idee diversi, pur rimanendo agile e gestibile.
Nessun PowerPoint.
'Nessun PowerPoint viene utilizzato all'interno di Amazon', dichiara con orgoglio Bezos. «Qualcuno per l'incontro ha preparato un promemoria di sei pagine... strutturato in modo narrativo. Ha frasi reali, frasi tematiche, verbi e nomi: non sono solo elenchi puntati.'
Nella sua recente lettera agli azionisti, Bezos descrive in dettaglio il lavoro svolto in questi promemoria, che secondo lui potrebbero richiedere fino a una settimana o più per scrivere e perfezionare:
'I grandi appunti vengono scritti e riscritti, condivisi con i colleghi a cui viene chiesto di migliorare il lavoro, messi da parte per un paio di giorni, e poi modificati di nuovo con una mente fresca. Semplicemente non si possono fare in un giorno o due».
Come il mio ha recentemente sottolineato il collega Carmine Gallo, promemoria come questi sono un'ottima idea perché il nostro cervello elabora una buona narrazione molto meglio dei dati concreti. Tali promemoria narrativi danno agli autori la possibilità di comunicare pienamente i pensieri dietro le loro idee e danno ai partecipanti all'incontro la possibilità di comprendere meglio i concetti completi.
Naturalmente, niente di tutto ciò significa nulla se i partecipanti alla riunione non si preparano, il che è ciò che rende la terza regola la migliore di tutte.
Inizia con il silenzio.
'Abbiamo letto quei promemoria, in silenzio, durante l'incontro', dice Bezos. «È come una sala studio. Tutti si siedono intorno al tavolo e leggiamo in silenzio, di solito per circa mezz'ora, per quanto tempo impieghiamo a leggere il documento. E poi ne discutiamo».
Puoi immaginare perché questo è così vantaggioso. Quante volte sei arrivato a un incontro importante in cui, nonostante le tue migliori intenzioni, semplicemente non sei preparato come vorresti essere?
'Proprio come i ragazzi delle superiori, i dirigenti blufferanno durante la riunione, come se avessero letto il promemoria', afferma Bezos. 'Perché siamo occupati. E così, devi ritagliarti del tempo per leggere il promemoria, ed è a questo che serve la prima mezz'ora della riunione. E poi tutti hanno effettivamente letto il promemoria, non stanno solo fingendo di averlo letto.'
Bezos ha in precedenza decantato l'uso di questo metodo perché assicura un'attenzione indivisa da parte di tutti i presenti. Inoltre, aiuta a preparare meglio coloro che conducono tali discussioni, grazie all'abilità e al pensiero focalizzato necessari per mettere insieme questi promemoria in primo luogo. 'Le frasi complete sono più difficili da scrivere', spiega il famoso fondatore. 'Non c'è modo di scrivere un promemoria di sei pagine strutturato in modo narrativo e non avere un pensiero chiaro.'
Mettendolo in pratica.
Ho usato questo metodo nelle mie riunioni e posso garantirne l'efficacia. In qualità di moderatore della riunione, puoi essere certo che tutti inizino con solide basi e che siano tutti sulla stessa pagina. (Scusa, non ho resistito.)
Ma soprattutto, dai alle tue persone ciò di cui hanno bisogno per svolgere al meglio il loro lavoro:
Tempo.
quanti anni ha bob seger
Tempo per capire. Tempo per una lunga riflessione. Tempo per il pensiero concentrato.
Tutto ciò porta a scoperte più profonde.
Quindi, ricorda:
Due squadre di pizza. Nessun PowerPoint. Inizia con il silenzio.
Segui queste tre semplici regole e trasforma le tue riunioni da una perdita di tempo in una fonte di idee brillanti.
