Jeff Bezos ha recentemente bandito PowerPoint dalle riunioni su Amazon, insistendo sul fatto che le riunioni inizino invece con i partecipanti che leggono silenziosamente un documento cartaceo contenente le informazioni necessarie per discutere il problema.
Questo non è sorprendente, considerando che c'è una significativa ricerca scientifica che l'uso di PowerPoint riduce l'intelligenza organizzativa. Tuttavia, sostituire PowerPoint con 'documenti informativi' (come ha fatto Bezos) non è solo una buona scienza; è anche una mossa finanziaria incredibilmente intelligente, per i seguenti tre motivi:
- Risparmia tempo. PowerPoint comunica alla velocità con cui parla il relatore; un documento informativo comunica alla velocità di lettura del pubblico. Una presentazione che richiederebbe un'ora (senza interruzioni o discussioni) si condensa in soli cinque minuti.
- Risparmia tempo. Poiché un documento informativo fornisce le informazioni importanti all'inizio della riunione, tutti sono letteralmente 'sulla stessa pagina' e la discussione è più breve e più pertinente. Inoltre, poiché una presentazione ha bisogno di un presentatore, uno dovere partecipato alla riunione per ottenere le informazioni. Con un documento di briefing, le persone che hanno bisogno solo delle informazioni (ma non devono partecipare) possono semplicemente leggere il documento e saltare la riunione.
- Risparmia tempo. Un documento informativo elimina i tre peggiori perditempo di PowerPoint: a) Presentazioni 'Non possono appuntare questa gelatina al muro', b) 'Non mi sono preparato, quindi sono -usando-il-mio-mazzo-diapositiva-standard'; e, peggio ancora, c) 'Per-l'amor-di-dio-vuoi-per favore-arrivare-al-punto?' presentazioni.
Ho detto che fa risparmiare tempo? Bene, perché come ho sottolineato in precedenza, il dirigente medio trascorre circa il 50 percento del suo tempo in riunioni (di cui un terzo totalmente inutile). Questo è un enorme drenaggio di produttività, al di là della famigerata capacità di PowerPoint di ridurre l'intelligenza organizzativa.
Quindi facciamo i numeri. Poiché i documenti di briefing sono (almeno) due volte più efficienti rispetto a PowerPoint e tendono a eliminare le riunioni più inutili, sostituendo PowerPoint con documenti di briefing, Bezos ha effettivamente aumentato la produttività della gestione a livello aziendale almeno 25 per cento.
Faccio ricerche e scrivo sulla tecnologia per l'ufficio e sulle tecniche di gestione da oltre 20 anni. Ci sono poche, se non nessuna, tecnologie o tecniche che, una volta implementate, hanno un effetto così notevolmente positivo sulla produttività.
Ma non è tutto. Il divieto di PowerPoint a favore dei documenti informativi costa a Bezos e Amazon esattamente $ 0,00. Per tutti gli scopi pratici, questo è un ROI di, beh, infinito.
Abbastanza intelligente, eh?
