Le e-mail sono il documento più comune nel mondo degli affari. Sfortunatamente, molte e-mail sono scritte così male che i destinatari devono lottare per capire perché stanno leggendo l'e-mail e cosa dovrebbero fare al riguardo.
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Ecco un metodo infallibile per scrivere e-mail che portano a termine il lavoro.
1. Avere una decisione specifica in mente.
L'obiettivo di un'e-mail è sempre per convincere il/i destinatario/i a prendere una decisione di qualche tipo. Altrimenti, perché preoccuparsi di scriverlo?
Pertanto, prima di scrivere qualsiasi cosa, chiediti: Esattamente quale decisione voglio che il destinatario prenda?
Come con tutta la scrittura aziendale, la vaghezza è l'opposto dell'utile. Più chiaro è l'obiettivo, più convincente sarà la tua e-mail.
2. Inizia scrivendo la tua conclusione.
La tua conclusione è una dichiarazione della decisione che vuoi che il destinatario prenda, in base al contenuto della tua e-mail.
A scuola, probabilmente ti hanno insegnato a iniziare con un'introduzione e finire con una conclusione. Sbagliato.
Nessuno nel mondo degli affari ha il tempo di vagare per lo sviluppo di un'idea. Se non dici subito il motivo dell'e-mail, è probabile che se ne andranno.
Quindi inizi con la tua conclusione. Ad esempio, supponi che il tuo obiettivo sia convincere il tuo capo ad approvare una palestra interna.
SBAGLIATO:
Jim,
Come sapete, l'assenteismo dei dipendenti è generalmente riconosciuto come un problema continuo con un forte impatto finanziario, sia nella nostra azienda che in altre aziende dei nostri settori. [yada, yada, yada] Pertanto, dovremmo considerare di stanziare denaro per l'installazione di una palestra presso la nostra sede centrale.
GIUSTO:
Jim,
Voglio che approvi l'installazione di una palestra interna.
3. Struttura la tua argomentazione di supporto in 'pezzi digeribili'.
Una volta che hai espresso la tua conclusione, schiera gli argomenti che supportano la tua conclusione (cioè la decisione che vuoi che venga presa). Per rendere le tue argomentazioni 'digeribili', suddividile in piccoli 'pezzi' e presenta ogni punto con un formato e una struttura della frase simili.
SBAGLIATO:
Secondo un rapporto del governo pubblicato di recente, l'idoneità fisica di gruppo è estremamente importante anche se pochissime aziende dimostrano effettivamente un impegno a riguardo! Molte aziende identificano la forma fisica come un asset competitivo sottovalutato, ma non hanno un piano di miglioramento in quest'area, anche se la forma fisica è fortemente legata al successo economico e personale aziendale e individuale. Ritengo che se non affrontiamo il problema dell'idoneità fisica poiché migliora la produttività sul posto di lavoro, saremo lasciati indietro.
GIUSTO:
Una palestra interna:
- Ridurre l'assenteismo.
- Aumentare la produttività complessiva.
4. Rafforza ogni argomento con prove.
È stato detto che ognuno ha due cose: uno sfintere e un'opinione. A meno che tu non fornisca fatti che sostengano le tue argomentazioni, la tua e-mail diventa un gigante, un'opinione e quindi, agli occhi del destinatario, probabilmente sembrerai uno, gigante... beh..., hai l'idea .
SBAGLIATO:
Una palestra interna ridurrà l'assenteismo perché poi le persone vorranno venire a lavorare piuttosto che stare a casa e non si ammaleranno così tanto.
GIUSTO:
- Ridurre l'assenteismo. Secondo un sondaggio del National Health Institute su 1.000 aziende, le aziende con palestre interne sperimentano il 20% in meno di assenteismo rispetto a quelle che non dispongono di tali strutture.
5. Ripeti la tua conclusione come un 'invito all'azione'.
Alla fine dell'e-mail, riformula la conclusione in un modo che fornisca al destinatario il passaggio successivo che il destinatario deve compiere, supponendo che il destinatario ora sia d'accordo con la tua conclusione, in base alla forza delle tue argomentazioni e prove. Mantienilo semplice e specifico.
SBAGLIATO:
Il tuo supporto per questo progetto sarebbe molto apprezzato.
GIUSTO:
Se rispondi a questa e-mail con la tua approvazione, avvierò il processo.
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6. Attacca un vantaggio nella riga dell'oggetto.
La riga dell'oggetto (nota anche come 'titolo') è la parte più importante di un'e-mail, motivo per cui la scrivi per ultima, dopo aver annotato sia la conclusione che gli argomenti e le prove a sostegno di tale conclusione.
Idealmente, una riga dell'oggetto dovrebbe svolgere due compiti importanti: 1) interessare il destinatario abbastanza da consentire l'apertura e la lettura dell'e-mail e 2) implicare la conclusione che si desidera che il destinatario accetti.
Nella maggior parte dei casi, il modo migliore per eseguire entrambe le attività consiste nell'incapsulare un beneficio (o benefici) che deriverà dalla decisione che si desidera che il destinatario prenda.
SBAGLIATO:
Oggetto: L'impatto sulla salute dei programmi di fitness interni dei dipendenti
GIUSTO:
Oggetto: Come ridurre l'assenteismo
Per concludere, ecco le due e-mail:
SBAGLIATO:
A: Jim@Acme.com
Oggetto: L'impatto sulla salute dei programmi di fitness interni dei dipendenti
Jim,
Come sapete, l'assenteismo dei dipendenti è generalmente riconosciuto come un problema continuo con un forte impatto finanziario, sia nella nostra azienda che in altre aziende dei nostri settori. Una palestra interna ridurrà l'assenteismo perché poi le persone vorranno venire a lavorare piuttosto che stare a casa e non si ammaleranno così tanto. Pertanto, dovremmo considerare di stanziare denaro per l'installazione di una palestra presso la nostra sede centrale. Il tuo supporto per questo progetto sarebbe molto apprezzato.
Jill
GIUSTO:
A: Jim@Acme.com
Oggetto: Come ridurre l'assenteismo
Jim,
Voglio che approvi l'installazione di una palestra interna. Questo sarà:
- Ridurre l'assenteismo. Secondo un sondaggio del National Health Institute su 1.000 aziende, le aziende con palestre interne sperimentano il 20% in meno di assenteismo rispetto a quelle che non dispongono di tali strutture.
- Aumentare la produttività. Abbiamo il 50% di assenteismo in più rispetto ad altre aziende del nostro settore, quindi ridurre quel numero del 20% aumenterà automaticamente la nostra produttività del 10%.
Se rispondi a questa e-mail con la tua approvazione, avvierò il processo.
Jill
Seriamente, quale delle due e-mail pensi sia più probabile che porti avanti la tua agenda?
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