Oltre ai piani aziendali, i riepiloghi esecutivi sono probabilmente il più cruciale di tutti i documenti aziendali. È giusto dire che quasi ogni grande decisione all'interno di qualsiasi azienda di qualsiasi dimensione ha comportato un riepilogo esecutivo durante il processo decisionale.
Sfortunatamente, molte persone credono erroneamente che un sommario esecutivo sia un sommario del documento, come un 'Note sulla scogliera'. No.
Lo scopo di un sommario esecutivo è quello di raccomandare una decisione, non fornire informazioni. Il documento più lungo fornisce una prova dettagliata per tale raccomandazione.
Liberamente basato sulle conversazioni che ho avuto con il guru delle proposte Tom Sant , ecco come scrivere un riepilogo esecutivo che convincerà un dirigente (o un team esecutivo) a prendere una decisione:
1. Descrivi un problema, un bisogno o un obiettivo.
Sotto le parole 'EXECUTIVE SUMMARY' spiega in una o due frasi (al massimo) perché è necessaria una decisione. Sii specifico e includi misurazioni quantificabili, se possibile.
Sbagliato:
Questo documento descrive in dettaglio la soluzione XYZ. Ecco una sintesi dei suoi contenuti...
Giusto:
Stiamo vivendo un deficit di $ 10 milioni di entrate annuali a causa di interruzioni della rete di telecomunicazioni.
2. Descrivi il risultato desiderato.
In una o due frasi (al massimo) descrivi cosa sarà diverso se il problema è risolto, il bisogno è soddisfatto o l'obiettivo è raggiunto. Non fornire alcun dettaglio della soluzione.
Sbagliato:
Nel Capitolo 1, descriviamo i condensatori di flusso analogici multipli conformi allo standard...
Giusto:
Secondo le nostre stime (vedi Sezione 1), la riduzione o l'eliminazione di queste interruzioni aumenterà la nostra redditività fino al 20%.
3. Descrivi la soluzione proposta.
Sotto la parola 'PROPOSTA', descrivi in una serie di brevi paragrafi l'elemento della tua soluzione al problema (come nel passaggio 1) che creerà il risultato desiderato (come nel passaggio 2).
In ogni paragrafo, fare riferimento alle sezioni del documento più ampio in cui è descritta in dettaglio quella parte della soluzione. Rendi ogni paragrafo nitido e leggibile. Evita il gergo, le chiacchiere e le astrazioni inutili. Se possibile, organizza i paragrafi in un piano passo-passo.
Sbagliato:
Sfruttare la nostra infrastruttura esistente capitalizzerà gli investimenti tecnologici passati ottimizzando al contempo i requisiti di riqualificazione. La maggiore affidabilità farà esplodere la nostra produttività mission-critical, creando così un vantaggio competitivo monetizzato.
Giusto:
Per affrontare il problema di cui sopra, proponiamo quanto segue:
1. Acquistare e installare un sistema pilota. Questo ci consentirà di testare il nuovo software senza mettere in pericolo le nostre operazioni quotidiane. I requisiti per questo sistema pilota sono descritti nella Sezione 4.
[più passaggi]
4. Spiega come supererai i rischi.
Ogni decisione aziendale che non sia un gioco da ragazzi comporta un certo livello di rischio. Pertanto, alla voce 'RISCHI' descrivi brevemente tali rischi e come intendi superarli (o perché non sono realmente un rischio).
Ancora una volta, tieni stretti questi paragrafi. Usa un linguaggio semplice. Come per il passaggio precedente, lega ogni paragrafo alla sezione pertinente del documento più lungo.
Sbagliato:
La soluzione proposta è indipendente dal fornitore e si integra in più architetture di sistema attraverso l'uso di script personalizzati pronti per l'esecuzione...
Giusto:
Per convertire l'intero reparto del servizio clienti, dovremo riqualificare il nostro personale di servizio, il che potrebbe ridurre i tempi di risposta del reparto. Tuttavia, prevediamo di ridurre tale possibilità scrivendo un manuale di formazione personalizzato.
5. Chiedi la decisione che vuoi prendere.
Sotto il titolo 'RACCOMANDAZIONE' descrivi nel minor numero di parole possibile, la decisione che vorresti che i dirigenti prendessero. Sii specifico.
Se la decisione riguarda denaro includi l'importo. Se ci sono ragioni per cui la decisione deve essere presa entro un certo tempo, emergono.
Sbagliato:
La nostra continua preoccupazione per le interruzioni del sistema telefonico continua ad avere un impatto sulla nostra azienda e pertanto dovrebbe essere affrontata in modo rapido.
Giusto:
Per completare questo progetto entro la fine dell'anno fiscale in corso senza interrompere le nostre operazioni attuali, abbiamo bisogno che tu approvi un aumento di $ 2 milioni nel budget IT del prossimo trimestre.
Esempi di sintesi esecutive
Di seguito sono riportati i due riassunti esecutivi descritti sopra come apparirebbero effettivamente. Per timore che tu pensi che il primo esempio sia artificialmente opaco, ti assicuro che personalmente ho visto di peggio. Molto peggio.
Sbagliato:
SINTESI
Questo documento descrive in dettaglio la soluzione XYZ. Ecco una sintesi dei suoi contenuti:
Nel Capitolo 1, descriviamo i condensatori di flusso analogici multipli conformi allo standard...
[più riassunti dei capitoli]
Sfruttare la nostra infrastruttura esistente capitalizzerà gli investimenti tecnologici passati ottimizzando al contempo i requisiti di riqualificazione. La maggiore affidabilità farà esplodere la nostra produttività mission-critical, creando così un vantaggio competitivo monetizzato. La soluzione proposta è indipendente dal fornitore e si integra in più architetture di sistema attraverso l'uso di script pronti per l'esecuzione personalizzati.
La nostra continua preoccupazione per le interruzioni del sistema telefonico continua ad avere un impatto sulla nostra azienda e pertanto dovrebbe essere affrontata in modo tempestivo.
Giusto:
SINTESI
Stiamo vivendo un deficit di $ 10 milioni di entrate annuali a causa di interruzioni della rete di telecomunicazioni.
Secondo le nostre stime (vedi Sezione 1), la riduzione o l'eliminazione di queste interruzioni aumenterà la nostra redditività fino al 20%.
PROPOSTA
Per affrontare il problema di cui sopra, proponiamo quanto segue:
- Acquista e installa un sistema pilota. Questo ci consentirà di testare il nuovo software senza mettere in pericolo le nostre operazioni quotidiane. I requisiti per questo sistema pilota sono descritti nella Sezione 4.
[più passaggi]
RISCHI
- Possibilità di tempi di risposta inferiori . Nella fase 3 del piano di cui sopra, dovremo riqualificare il nostro personale di servizio, il che potrebbe ridurre temporaneamente il tempo medio di risposta del dipartimento. Tuttavia, prevediamo di ridurre tale possibilità scrivendo un manuale di formazione personalizzato.
[più rischi]
RACCOMANDAZIONE
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Per completare questo progetto entro la fine dell'anno fiscale in corso senza interrompere le nostre operazioni attuali, abbiamo bisogno che tu approvi un aumento di $ 2 milioni nel budget IT del prossimo trimestre.
Seriamente, quale di questi due riassunti esecutivi pensate possa portare alla decisione migliore?
