Durante il cloud computing non è esattamente un concetto nuovo, Google Apps ha sicuramente perfezionato la tecnologia in modo che le aziende di tutto il mondo possano trarre vantaggio dalla sua velocità, accessibilità e spazio di archiviazione. La suite Google Apps, che include marchi famosi come Gmail, Google Calendar e Google Docs, può rendere più fluido il flusso di lavoro tra i tuoi dipendenti e persino fornire metodi migliori per interagire con clienti e clienti. La seguente guida evidenzierà i motivi e i modi per implementare Google Apps per migliorare le operazioni della tua azienda.
Come utilizzare Google Apps per migliorare la tua attività: perché utilizzare Google Apps?
Uno dei vantaggi immediati di Google Apps per le aziende rispetto ai software desktop tradizionali, come Microsoft Office, è l'efficienza in termini di costi. A soli $ 50 all'anno, la suite Google Apps include un numero illimitato di account utente, accesso a tutte le applicazioni di Google, 25 GB di spazio di archiviazione e-mail per dipendente, assistenza clienti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e una garanzia di disponibilità della rete del 99,9%. (Esiste anche una versione gratuita con una quantità limitata di sicurezza di rete e account utente, oltre a meno app e spazio di archiviazione.) Rispetto alla maggior parte dei software aziendali e IT, che spesso vengono forniti con un numero limitato di licenze per acquisto (per non parlare della richiesta server esterni per ospitare il sistema), Google Apps potrebbe essere solo la chiave per spremere un paio di centesimi in più dal tuo budget.
'Se dovessimo acquistare copie di Microsoft Office per tutti i membri dell'azienda, stiamo già risparmiando decine di migliaia di dollari', afferma Brian Wyrick, vicepresidente delle operazioni di Raidious, una società di sviluppo di contenuti con sede a Indianapolis. Oltre al risparmio sui costi, Wyrick afferma che Raidious ha adottato la suite Google Apps per l'accessibilità che fornisce ai suoi progettisti e produttori in diverse parti del paese.
'L'utilità è un bene per qualsiasi start-up', dice Wyrick, 'e poter parlare al telefono con un nuovo assunto e configurarlo con un programma Web senza che un tecnico IT debba concedere l'accesso a loro è un grande cosa.'
Un altro vantaggio di Google Apps è la capacità di ciascuna applicazione di integrarsi tra loro, una funzionalità di cui Ken Hayes, proprietario di un'azienda di pubblicità su Internet con sede a Toluca Lake, in California, afferma di essere grato. 'L'aspetto positivo di Google Apps è il fatto che posso configurare un account principale per la mia attività e che la posta elettronica, il calendario e il sito Web sono tutti collegati insieme', afferma. 'Certo, c'è posta elettronica migliore là fuori, ma nessuno ha capito come legare tutto insieme come Google.'
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Come utilizzare Google Apps per migliorare la tua attività: semplificare la comunicazione interna con Gmail
Quando Gmail è arrivato per la prima volta sulla scena, il client di posta elettronica personale è stato lodato per la sua capacità di archiviazione apparentemente infinita e per le capacità di ricerca nella casella di posta velocissime. Ma con l'integrazione di Google Apps, molte delle funzioni di Gmail funzionano in modo altrettanto efficiente per le aziende. Ancora una volta, una delle caratteristiche più vantaggiose di Gmail è il fattore cloud: poiché non c'è alcun software ingombrante di cui preoccuparsi, Gmail è accessibile ai tuoi dipendenti da qualsiasi luogo, senza dover scaricare contatti o messaggi nei dispositivi.
'Uno dei vantaggi di Gmail è che è basato su browser', afferma Wyrick. 'Ci colleghiamo attraverso i nostri telefoni e client IMAP. È quella capacità di non dover dire 'ecco la tua installazione di Outlook'.
Le conversazioni in thread di Gmail aiutano anche a semplificare i messaggi tra colleghi. Ad esempio, se più utenti vengono messi in CC in un messaggio di posta elettronica, o se più messaggi di posta elettronica hanno lo stesso oggetto, tutti questi messaggi vengono raggruppati insieme a ogni nuova e-mail inviata, posizionandosi perfettamente nella parte superiore del tuo posta in arrivo ed eliminando il fastidio di dover controllare i messaggi precedenti.
Inoltre, ogni ambiente d'ufficio dovrebbe avere un metodo per inviare messaggi rapidi e minuto per minuto e la risposta di Gmail è Google Chat, che è integrata direttamente nell'interfaccia della posta in arrivo. 'Abbiamo davvero ridotto la necessità del nostro sistema di telefonia interno', afferma Wyrick sull'uso del messenger da parte di Raidious. La funzione di chat ha anche un componente di videoconferenza che può essere utile quando colleghi e dipendenti devono corrispondere da postazioni remote.
Sebbene Gmail sia un ottimo client di posta elettronica, Wyrick consiglia di assegnare più amministratori di account per il tuo account aziendale condiviso. 'Una volta che ti sei registrato, non vorrai mai avere tutte le uova nello stesso paniere', dice. 'Un giorno avrai bisogno di fare qualcosa quando quell'amministratore non è disponibile.'
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Come utilizzare Google Apps per migliorare la tua attività: sincronizzazione di riunioni ed eventi tramite Google Calendar
A seconda del tipo di attività, la pianificazione degli appuntamenti può essere un vero grattacapo. Pochi dipendenti (o solo uno) sono solitamente responsabili del monitoraggio e della trasmissione di date e orari, un metodo che favorisce errori e riunioni mancate. Con Google Calendar, più dipendenti possono pubblicare eventi su un singolo calendario a cui l'intera azienda può accedere e modificare di conseguenza. Inoltre, questi calendari possono essere codificati a colori in modo che lo spettatore sia informato delle modifiche agli appuntamenti. Gli amministratori possono anche impostare le autorizzazioni per i calendari, in modo che solo determinati dipendenti possano vedere o modificare gli elementi.
Greg Cross, fondatore di Cross Creative, una società di marketing digitale con sede a Greenfield, nell'Indiana, afferma di aver recentemente incoraggiato uno dei suoi principali clienti ad adottare Google Calendar per aiutare a ordinare e proteggere gli appuntamenti. '[Lui] possiede un centro di consulenza, è venuto da me e mi ha detto: 'Abbiamo quattro consulenti e stiamo cercando un modo in cui i nostri clienti possano programmare appuntamenti online e mantenerli privati'', afferma Cross. 'Puoi impostarlo in modo che non mostri che stai facendo una sessione di consulenza con 'John Doe' sulla depressione.'
Un'altra utile funzionalità di Google Calendar è la possibilità di creare eventi tramite Gmail. Quando si aggiunge l'indirizzo e-mail di un dipendente a un evento nel calendario, al dipendente viene inviato un invito per confermare la propria partecipazione. Dopo aver confermato, ogni dipendente può visualizzare e aggiungere note all'evento.
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Come utilizzare Google Apps per migliorare la tua attività: migliorare la collaborazione e la gestione dei progetti con Google Docs
Google Docs è un'applicazione che consente a più utenti di creare e modificare documenti, presentazioni e fogli di calcolo, tutto sul Web. Di solito, i colleghi condividono i documenti inviandosi allegati di posta elettronica l'uno all'altro, il che spesso si traduce in versioni di file errate e copie sparse e fuori posto. Con Google Docs, il file viene modificato nel cloud, dove le revisioni vengono salvate e recuperate automaticamente.
Come la maggior parte delle altre Google Apps, gli amministratori possono impostare le autorizzazioni in Google Documenti in modo che solo determinati lavoratori possano visualizzare e condividere file. Un'altra caratteristica utile è la possibilità di esportare i documenti in diversi tipi di estensioni di file, che può essere utile in quei momenti in cui un cliente o un cliente ha bisogno di un file PDF al più presto.
'Utilizzo Google Documenti internamente', afferma Cross. 'Ho un grafico che lavora solo part-time, quindi inserisco lì preventivi e proposte dei clienti.' L'utilizzo di Google Documenti per modificare altri file comuni come itinerari, newsletter e articoli può aiutare a risolvere i problemi comuni che sorgono tra i dipendenti quando collaborano ai progetti.
Per quanto Google Docs sia stato utile per molti imprenditori, Wyrick di Raidious afferma che una cosa da tenere a mente è il fatto che le persone del tuo staff avranno vari gradi di competenze informatiche. Quindi, se e quando implementi Google Docs per creare e modificare i tuoi file più importanti, dice Wyrick, potrebbe essere utile designare un campione del progetto che capisca l'applicazione.
'Potrebbero esserci alcuni utenti che saranno meno entusiasti dei cambiamenti', afferma Wyrick. Consiglia inoltre ai nuovi arrivati di frequentare la guida sul sito di Google Apps.
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Come utilizzare Google Apps per migliorare la tua attività: condividere le conoscenze aziendali con Google Sites
Google Sites è uno strumento di base per la creazione di siti che le aziende possono utilizzare per creare un hub di informazioni intranet privato per i dipendenti o anche un dominio pubblico che funge da volto della tua attività. Google Sites ti consente di importare informazioni da altre app, come il calendario degli appuntamenti o i moduli client standard, e di pubblicarle sul tuo sito affinché dipendenti o clienti possano accedervi facilmente.
'Google Sites è come un sistema wiki', afferma Hayes, che utilizza l'applicazione in modo che lui e il suo partner commerciale in Danimarca possano tenere traccia dei progetti, delle idee e degli appaltatori dell'azienda. 'Ho sezioni allestite per le idee dei concorrenti che vogliamo migliorare e anche per i problemi che vogliamo risolvere all'interno della nostra attività'.
Puoi designare solo determinati dipendenti per avere capacità amministrative, ad esempio la modifica e la pubblicazione di informazioni sul sito, o concedere l'accesso a tutto il tuo team (soprattutto se stai operando con uno staff affiatato).
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Come utilizzare Google Apps per gestire la tua attività: trovare risorse aggiuntive nel Google Apps Marketplace
Se le applicazioni realizzate esclusivamente da Google non soddisfano tutte le tue esigenze, non dimenticare di dare un'occhiata al Google Apps Marketplace, dove puoi trovare molte app di terze parti, alcune gratuite, che svolgono una varietà di funzioni e integrarsi con le altre app standard. Intuit Online Payroll, ad esempio, ti consente di pagare i dipendenti direttamente da Google Calendar e di fornire loro l'accesso online alle buste paga. Zoho CRM è uno strumento di gestione delle relazioni con i clienti che aiuta a migliorare l'interazione con i clienti in diversi modi, come il monitoraggio e l'ordinamento delle conversazioni e-mail.
Per aumentare le capacità di Google Calendar, Greg Cross di Cross Creative utilizza Tungle.me, un'app che consente ai membri di pubblicare programmi pubblici, accettare richieste di appuntamento e ridurre le doppie prenotazioni. 'Aiuta davvero a integrare il mio flusso di lavoro', afferma Cross. 'Quando la persona conferma l'appuntamento, questo va sul mio calendario [Google] e vengo avvisato sul mio telefono. Quindi, tra la collaborazione di queste due funzionalità, funziona alla grande per me.'
Secondo Cross, Google Apps per le aziende sta rapidamente diventando una necessità e meno un prodotto accurato da provare. L'interoperabilità delle app, insieme all'accessibilità del cloud, afferma, offre a molte persone l'opportunità di sfruttare la tecnologia per ufficio in modo efficiente per la prima volta. 'Sarà interessante vedere come le altre società di software sopravviveranno in futuro, perché le app basate sul Web sono più di una semplice moda passeggera', afferma Cross. 'Non è l''onda del futuro' – è adesso.'
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