Avvio di un programma di mentoring potrebbe essere la cosa più vicina a prendere una decisione aziendale che abbia un impatto esclusivamente positivo. Il mentoring può migliorare la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti, arricchire l'iniziazione di nuovi dipendenti, rendere la tua azienda più attraente per le reclute e formare i tuoi leader. E la parte migliore è che è gratuito. A differenza di incentivi di apprendimento simili come i programmi di formazione o l'offerta di pagare per i corsi, il tutoraggio utilizza le risorse che la tua azienda ha già. Ecco come iniziare.
Come avviare un programma di mentoring: creazione di una struttura
Il primo passo che dovrebbe compiere chiunque stia pensando di avviare un programma di mentoring è definire quale sarà l'obiettivo del programma. Se stai mirando a tassi di mantenimento delle minoranze più elevati, il tuo programma sarà strutturato in modo diverso rispetto a se stessi cercando di sviluppare leader, insegnare un'abilità specifica o accogliere i nuovi arrivati nella tua organizzazione.
Al fine di sviluppare un programma che meglio si adattasse all'obiettivo di Morgan Stanley-;mantenere le dipendenti donne nelle vendite-;Barbara Adolf, che da allora ha fondato una società di consulenza sui servizi umani a New York, ha iniziato scegliendo un gruppo di leader di diversi dipartimenti dell'azienda per fare brainstorming su un curriculum ed elencare ciò che rende i dipendenti di successo in azienda, per le sessioni di tutoraggio. Poiché c'erano più donne che desideravano essere mentore rispetto ai mentori disponibili, le mentee sono state suddivise in gruppi con due mentori come facilitatori.
Ma quando Michelle Ferguson, vicepresidente senior delle operazioni internazionali di McGraw-Hill Education, ha sviluppato un programma che originariamente aveva un obiettivo simile per il suo programma di mentoring, ha finito con un formato completamente diverso. Nel suo programma, le donne potevano scegliere i propri obiettivi, qualsiasi cosa, dall'equilibrio tra lavoro e vita privata all'acume specifico del settore, e l'azienda abbinava mentori e allievi in base a chi poteva aiutarli meglio a raggiungere gli obiettivi. I mentori e gli allievi si sono incontrati individualmente da una a tre ore al mese per un anno. 'Non esiste una bacchetta magica', afferma la dott.ssa Lois Zachary, presidente di una società di consulenza per lo sviluppo della leadership e il tutoraggio chiamata Leadership Development Services a Phoenix. 'Devi farla crescere, non c'è un modello che puoi portare dall'azienda A all'azienda B.'
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Un fattore fondamentale per lo sviluppo di un programma che si adatti alla tua azienda è allineare la struttura del tuo programma con la cultura della tua azienda. Se la tua azienda è estremamente formale, potrebbe essere meglio avere un processo formale di candidatura, requisiti di tempo minimi e stabilire la durata del rapporto di mentoring (in genere i rapporti di mentoring durano tra sei mesi e due anni, a seconda dell'obiettivo del mentee). Se la tua azienda è informale, potrebbe essere opportuno abbinare le persone e poi lasciare che si occupino della logistica. Ma è importante mettere in atto almeno linee guida minime. 'Se è troppo informale, non hai alcun controllo su di esso e potrebbe morire molto facilmente', dice Adolf. Non importa quale grado di formalità assuma il tuo programma, hai bisogno di qualcuno che sostenga il progetto e controlli quanto bene vengono seguite le sue linee guida.
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Come avviare un programma di mentoring: Associazione
Alcune aziende, come Morgan Stanley, utilizzano il mentoring di gruppo. Altri usano il mentoring tra pari, portano un esperto per il mentoring facilitato, fanno in modo che dipendenti di livello inferiore insegnino a dipendenti di livello superiore il mentoring inverso, o addirittura utilizzano un formato di speed-dating per il 'flash mentoring'. Ma il tipo più comune di programma di mentoring sono le coppie uno-a-uno, e quindi l'enigma più comune è come accoppiare allievi e mentori.
'Come ricercatrice, posso dirti che il modo migliore per abbinare le persone è probabilmente la questione di cui sappiamo di meno', afferma Tammy Allen, professoressa di psicologia all'Università della Florida del sud e co-autrice di Progettare programmi di mentoring sul posto di lavoro: un approccio basato sull'evidenza .' Puoi quasi pensare a questo come un tipo di servizio di appuntamenti. Ci sono alcune aziende che effettivamente acquistano da fornitori che hanno creato questi algoritmi che vengono utilizzati per abbinare mentori e protetti quasi come un sistema eHarmony per gli appuntamenti.' Ha anche visto le aziende utilizzare processi casuali per l'abbinamento, come estrarre i nomi da un cappello. Ma lei dice che i programmi in cui i partecipanti hanno qualche input di solito sono i più riusciti.
Un modo per consentire l'input potrebbe essere quello di chiedere a mentori e allievi di compilare un foglio informativo su ciò che sperano di offrire o ottenere da una relazione di mentoring. McGraw-Hill ha un sistema per creare abbinamenti di mentoring che include un questionario, un'intervista telefonica e una raccomandazione del comitato per ogni mentore e allievo. Un altro modo potrebbe essere quello di offrire al mentore o all'allievo diverse opzioni per un partner e consentire loro di sceglierne una. La dott.ssa Liz Selzer, consulente di una società di consulenza con sede in California chiamata The Mentoring Group, supervisiona lo sviluppo della leadership per oltre 30.000 leader nel settore non profit. Suggerisce di abbinare le persone in base a chi andranno d'accordo meglio. 'Se le persone vanno d'accordo, rimarranno nella coppia più a lungo', dice.
Ma nel caso in cui una coppia non vada bene, una delle cose più importanti da ricordare è creare un modo per le persone di uscire dalla relazione e trovare un'altra coppia senza ferire i sentimenti. Un modo per farlo potrebbe essere quello di organizzare un 'check-up' o una valutazione subito dopo l'inizio della relazione. Se c'è un problema serio, trova all'allievo un nuovo mentore.
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Come avviare un programma di mentoring: formazione
Hai stabilito quali obiettivi può raggiungere un programma di mentoring per la tua azienda, hai creato una struttura che si adatta alla tua cultura aziendale e ora stai mandando le tue coppie abbinate al lavoro. Se vuoi risultati positivi, è una buona idea aiutarli a imparare prima cosa significa 'mentoring'.
Ci sono molti formati che puoi usare per farlo. Puoi avere una discussione in stile classe, puoi assumere qualcuno come Zachary per ospitare un 'bootcamp di mentoring', puoi parlare con mentori e allievi separatamente e poi riunirli per discutere, oppure puoi andare a pranzo. Ma non importa come lo fai, ecco i punti che vuoi raggiungere durante il tuo tempo di allenamento:
- Spiega perché il mentoring non è una perdita di tempo.
Quando Selzer è stato assegnato il suo primo mentore, ha pensato che sarebbe stata una perdita di tempo. Fortunatamente, aveva bisogno di partecipare per ottenere la sua laurea e presto ha imparato a considerare il rapporto come inestimabile. 'Ho iniziato a notare, wow, prima di avere un mentore, ho parlato di non essere un procrastinatore o ho parlato di cambiare certe cose, ma non l'ho mai fatto davvero', dice. 'La responsabilità era la chiave.'
Anche persone come Liz, che ha finito per dedicare la sua carriera al mentoring, possono trovare difficile vedere il valore iniziale nell'aggiungere un altro appuntamento ai loro programmi per le sessioni di mentoring. 'Penso che uno dei primi passi principali sia semplicemente normalizzare la tua paura o la tua frustrazione o anticipazione di [imbarazzo]', dice. Sebbene sia stata costretta a iniziare la sua prima relazione di tutoraggio, non suggerisce di rendere obbligatorio il tuo programma. Invece, spiega alle persone perché dovrebbero scegliere di partecipare. 'Devi aiutarli a vedere la visione del perché è importante'.
Chiedi ai leader della tua azienda di chiarire che pensano che il programma sia importante e assicurati che partecipino loro stessi al programma e incoraggi altre persone a partecipare. Trova persone nella tua azienda che sono disposte a condividere le esperienze di mentoring che hanno avuto un impatto positivo sulle loro carriere.
- Gestire le aspettative.
'Come minimo, è davvero necessario gestire le aspettative con questi programmi', afferma Allen. 'Perché la parola 'mentoring' ha molte connotazioni ad essa associate. Le persone potrebbero pensare: 'questa è la persona che mi farà promuovere, procurami questo, procurami quello', quindi è molto importante identificare per i partecipanti quali sono gli obiettivi e cosa aspettarsi, oltre a non aspettarsi, da.'
- Suggerisci un formato.
Le coppie di tutoraggio potrebbero scegliere di strutturare il proprio tempo in modo diverso a seconda dei propri obiettivi e preferenze. Ma è utile almeno dare un suggerimento su come le coppie di tutoraggio possono ottenere il massimo dalla loro relazione.
Zachary suggerisce che le relazioni di mentoring seguano questo ciclo: preparazione, definizione di accordi, abilitazione e chiusura. Nella fase di preparazione, il mentore e l'allievo hanno una conversazione sulle loro aspettative, riservatezza e limiti della relazione. Nella fase di definizione degli accordi, il mentore aiuta il mentee a elaborare un piano, con compiti chiari, per raggiungere il suo obiettivo. La fase di abilitazione è quando avviene il lavoro. Il mentore supporta l'allievo nel seguire il suo piano e fornisce feedback e responsabilità. 'Forniscono uno specchio in modo che la persona possa vedere dove si trova e quali sono le possibilità', dice Zachary.
La chiusura è una fine pianificata della relazione. È più del pranzo. 'Lo usi come un'opportunità per riflettere sul tuo apprendimento, cosa hai imparato su te stesso come mentore o allievo, cosa hai imparato su te stesso attraverso questo processo e come prendi ciò che hai imparato e usalo per alzare l'asticella e portarlo al livello successivo', dice Zachary. Puoi anche usarlo come un'opportunità per celebrare il successo.
Alcuni compiti specifici che puoi suggerire alle coppie di tutoraggio che mettono in un piano per raggiungere un obiettivo sono l'inserimento nel diario, il gioco di ruolo o il fatto che i mentori guardino gli allievi in qualsiasi abilità stiano cercando di migliorare, come condurre una riunione e dare il loro feedback.
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Come avviare un programma di mentoring: chiavi per il successo
- Comunicare .
Assicurati che tutti nella tua organizzazione sappiano che il mentoring è in corso. Preferibilmente, i leader dell'organizzazione dovrebbero svolgere un ruolo importante in questo. 'Devi assicurarti che i dirigenti senior all'interno dell'organizzazione siano a bordo e facciano parte delle comunicazioni che escono, che stiano approvando il programma e, si spera, che partecipino anche al programma: fungono da mentori, assicurandoci che tutti sappiano, ehi, questo è qualcosa di importante per l'azienda', afferma Allen.
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- Incorpora il mentoring nella tua cultura.
Se il tuo programma termina con una giornata di formazione e non ha un chiaro supporto da parte di persone importanti nella tua azienda, la reazione che potresti ottenere, secondo Zachary, è: 'beh, ecco che arriva un'altra iniziativa delle risorse umane'. Inizia il tuo programma gradualmente. 'Non è solo uno spray e una specie di preghiera in cui entri e insegni a fare da mentore una volta', dice.
- Valutare .
Quando trovi un obiettivo, trova un modo per misurare se il tuo programma sta facendo progressi o meno verso di esso. Chiedi a mentori e allievi come sono andate le loro esperienze. Guarda la produttività e il miglioramento misurabile nelle aree a cui si rivolgeva il tuo programma.
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risorse
Una guida per prepararsi a una relazione di mentoring: http://www.abanet.org/lpm/lpt/articles/mgt08042.html
La guida del Mentoring Group per un mentoring efficace: http://www.mentoringgroup.com/html/articles/mentee_41.htm
Vuoi guardare oltre la tua azienda per un'esperienza di mentoring? SCORE, un partner di risorse della U.S. Small Business Administration, ti aiuterà a trovare un mentore gratuitamente: http://www.score.org/index.html
Nota dell'editore: cerchi controlli sui precedenti dei dipendenti per la tua azienda? Se desideri informazioni che ti aiutino a scegliere quello che fa per te, usa il questionario qui sotto per avere il nostro partner, BuyerZone, fornirti informazioni gratuitamente:
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