Il termine 'sistemi di suggerimenti per i dipendenti' si riferisce a una serie di sforzi compiuti dalle aziende per sollecitare e utilizzare l'input dei propri dipendenti nella speranza di ottenere risparmi sui costi o migliorare la qualità del prodotto, l'efficienza del luogo di lavoro, il servizio clienti o le condizioni di lavoro. Questi sforzi vanno dal semplice posizionamento di cassette dei suggerimenti nelle aree comuni all'attuazione di programmi formali con comitati per esaminare idee e premi per quelli adottati. Le idee generate possono variare da semplici miglioramenti della qualità della vita lavorativa, come mettere un frigorifero nella caffetteria, a problemi di razionalizzazione più grandi che possono far risparmiare all'azienda migliaia di dollari all'anno, come cambiare i telefoni cellulari di tutti i venditori da contratti individuali a un contratto di gruppo con un venditore di sconto. 'I programmi di suggerimento creano una situazione vantaggiosa per tutti', ha scritto Kate Walter in Rivista Risorse Umane . 'Più coinvolgimento e input per i dipendenti e maggiore efficienza e risparmio sui costi per i datori di lavoro'.
'Le aziende che creano sistemi di suggerimento efficaci stanno scoprendo che i dipendenti hanno grandi idee che possono ridurre i costi, aumentare i ricavi, migliorare l'efficienza o produrre una maggiore qualità', ha affermato Charles Martin, autore di Sistemi di suggerimento per i dipendenti: aumentare la produttività e i profitti . 'I dipendenti lavorano meglio insieme come una squadra e spesso presentano idee come una squadra. E iniziano a pensare più come manager, guardando oltre lo scopo del proprio lavoro.'
Alcune aziende presumono che, poiché coltivano una relazione aperta tra dipendenti e management, le idee per i miglioramenti affiorano in modo informale, senza una richiesta esplicita. Ma gli esperti notano che i sistemi di suggerimento formali incoraggiano i dipendenti a pensare davvero al proprio lavoro e a voler partecipare al funzionamento dell'azienda. I sistemi di suggerimento formali consentono ai dipendenti di sapere che le loro idee sono apprezzate. Tali sistemi possono persino aumentare la motivazione e favorire la lealtà e il lavoro di squadra tra i dipendenti. E questi vantaggi si aggiungono all'impatto positivo che i sistemi di suggerimento dei dipendenti possono avere sui profitti di un'azienda. 'Non si può negare che il vero esperto è la persona che fa il lavoro; quindi, questo è il posto migliore dove andare quando si cercano miglioramenti', ha detto a Susan Wells il consulente Tomas Jensen, presidente del Center for Suggestion System Development, come pubblicato in Rivista Risorse Umane . 'Milioni di dollari vengono risparmiati ascoltando la più grande risorsa dell'azienda: le sue risorse umane'. Wells ha continuato a discutere uno studio della Employee Involvement Association (EIA) che ha scoperto risparmi di oltre $ 624 milioni nel 2003 in 47 aziende in cui 450.000 persone hanno partecipato a programmi.
ELEMENTI DI UN SISTEMA DI SUGGERIMENTO DI SUCCESSO
'L'obiettivo di un sistema di suggerimenti di successo è quello di attingere al serbatoio di idee e pensiero creativo di tutti i dipendenti per il miglioramento del processo di lavoro e dei prodotti', ha scritto Robert F. Bell in Soluzioni IIE . 'Per fare ciò è necessaria la corretta comprensione da parte di tutti del processo, il supporto della gestione del sistema, l'incoraggiamento e le ricompense significative e una struttura per assicurarsi che nulla cada nel vuoto'. Gli elementi di un sistema di suggerimenti di successo per i dipendenti possono essere suddivisi in quattro aree principali: supporto alla direzione, struttura del programma, visibilità e promozione del programma, riconoscimento e ricompense.
Supporto alla gestione
Il primo elemento di un sistema di suggerimenti di successo per i dipendenti è dimostrare il consenso del top management. I manager devono mostrare entusiasmo e impegno verso il programma se si vogliono generare i risultati desiderati. Un piccolo imprenditore potrebbe iniziare condividendo la sua visione dell'azienda con i dipendenti. I dipendenti che comprendono la missione generale dell'azienda hanno maggiori probabilità di presentare idee preziose che aiuteranno l'azienda a raggiungere i suoi obiettivi. Il prossimo passo potrebbe essere quello di assicurarsi che i manager di linea supportino il sistema di suggerimenti e non si sentano minacciati da esso. È anche importante che i manager sollevino frequentemente l'argomento nelle riunioni e incorporino i risultati positivi dei suggerimenti dei dipendenti nei rapporti periodici sui progressi. I manager dovrebbero anche essere incoraggiati a presentare loro stessi suggerimenti, anche se generalmente non dovrebbero essere ricompensati per idee che rientrano nelle loro normali responsabilità di pianificazione strategica.
Struttura del programma
L'elemento successivo di un sistema di suggerimenti di successo per i dipendenti è la struttura. Gli esperti raccomandano di affidare la responsabilità dello sviluppo e dell'implementazione del programma a un unico amministratore. Questa persona dovrebbe iniziare selezionando un comitato di dipendenti, da tutte le parti dell'organizzazione e in rappresentanza di vari gruppi demografici, per aiutare ad amministrare le varie fasi. L'amministratore e il comitato dei dipendenti dovrebbero quindi sviluppare regole chiare per guidare gli sforzi dei dipendenti nel fornire suggerimenti. I programmi di suggerimento tendono ad avere più successo quando i dipendenti sono incoraggiati a fornire suggerimenti ragionevoli entro i parametri della propria esperienza lavorativa. 'Il vero obiettivo è generare quante più idee possibili e, nel tempo, migliorare la qualità dei suggerimenti attraverso feedback e incoraggiamenti', ha osservato Bell. È importante sviluppare una dichiarazione politica chiara che copra tutti gli aspetti del programma di suggerimenti e assicurarsi che sia i dirigenti che i dipendenti la comprendano. Se i dipendenti vedono il processo come aperto e onesto, aiuterà a eliminare ogni sospetto su come le idee vengono riviste e premiate.
quanti anni ha ed Westwick
Visibilità del programma
Un altro elemento importante dei programmi di suggerimento dei dipendenti di successo è la visibilità. Dopotutto, non ci si può aspettare che i dipendenti partecipino a un programma se non ne sono informati. Gli esperti raccomandano di lanciare programmi di suggerimenti in modo molto pubblico, con annunci, newsletter, feste, ecc. I dipendenti dovrebbero pensare che la direzione intende prendere in piena considerazione tutti i suggerimenti e i piani per agire sui migliori in modo tempestivo. Anche lo stesso sistema di suggerimenti dovrebbe essere ampiamente pubblicizzato e promosso. Esempi di possibili sistemi includono la familiare cassetta dei suggerimenti con moduli scritti; la vecchia bacheca per l'affissione di idee e risultati; una linea telefonica speciale gratuita per consentire ai dipendenti di inviare suggerimenti; o sistemi più sofisticati basati su e-mail o post su un sito Web dedicato. Una volta che il sistema è stato introdotto, è importante seguire le attività promozionali in corso per mantenere l'interesse dei dipendenti.
Riconoscimenti e premi
Un altro elemento vitale dei sistemi di suggerimento dei dipendenti di successo è riconoscere i partecipanti e fornire ricompense per le buone idee. È molto più probabile che i dipendenti partecipino a un programma di suggerimenti se le idee che presentano ricevono risposte rapide e ponderate dalla direzione. Gli esperti consigliano di fissare una tempistica di conferma della ricezione di un'idea (dalle 24 ore con i sistemi elettronici a una settimana con i sistemi più tradizionali). Quindi i dipendenti dovrebbero essere informati entro 30 giorni se le loro idee saranno adottate o meno. Anche nei casi in cui un'idea non viene utilizzata, il dipendente che l'ha presentata dovrebbe essere ringraziato per la sua partecipazione al programma. Può essere utile fornire una piccola ricompensa tangibile per i dipendenti che inviano un'idea al sistema di suggerimenti per la prima volta, come una maglietta, una penna o un ombrello.
Per garantire il successo di un sistema di suggerimenti, è anche importante pubblicizzare i suggerimenti utilizzati e il loro impatto positivo sull'azienda. Un modo per farlo potrebbe essere quello di organizzare una cena annuale in onore delle persone che hanno dato suggerimenti nel corso dell'anno. Molte aziende stabiliscono anche sistemi di ricompensa per le idee dei dipendenti che portano a risparmi sui costi o miglioramenti dei processi. Ad esempio, alcune aziende distribuiscono una frazione di tutti i risparmi forniti dal sistema di suggerimenti dei dipendenti come parte dei loro programmi di partecipazione agli utili annuali. Gli esperti riconoscono che può essere complicato sviluppare un sistema di ricompensa appropriato che riconosca i preziosi contributi dei dipendenti senza creare gelosia e risentimento tra i colleghi. Alcuni suggeriscono che questo compito potrebbe essere delegato al meglio a un comitato consultivo dei dipendenti. La chiave è valutare le idee in base a fattori come l'innovazione e l'ingegnosità, nonché il valore monetario quando si stabiliscono i premi.
RAGIONI COMUNI SUGGERIMENTO SISTEMI FALLIMENTO
'In alcune aziende i dipendenti inviano una marea di idee utili ai vertici aziendali. In altri i fondi delle cassette dei suggerimenti sono ricoperti di polvere', ha scritto un collaboratore a Donna esecutiva . 'Qual è la differenza? Non è la qualità dei dipendenti, ma la qualità della leadership che ricevono.' Ci sono una serie di ragioni per cui i sistemi di suggerimento potrebbero non riuscire a generare una risposta positiva tra i dipendenti. Nel suo articolo per Soluzioni IIE , Bell ha delineato diversi problemi comuni riscontrati dalle aziende nell'implementazione e nell'amministrazione dei sistemi di suggerimento.
Ad esempio, i dipendenti possono sentirsi riluttanti a offrire suggerimenti se ritengono che la direzione non sia veramente interessata alle loro idee. Se l'azienda invia solo un invito tiepido a ricevere suggerimenti o crea un'atmosfera che potrebbe essere percepita come intimidatoria, è improbabile che i suggerimenti dei dipendenti siano imminenti. L'azienda probabilmente avrebbe problemi simili nel suscitare suggerimenti se la direzione non fosse chiara su chi è stato invitato a partecipare al programma o ponesse regole troppo rigide sulla partecipazione.
Altri problemi comuni con i sistemi di suggerimento dei dipendenti riguardano la risposta della direzione ai suggerimenti. È improbabile che i dipendenti partecipino al programma se riscontrano una risposta lenta o nessuna risposta ai loro suggerimenti. Un sistema di suggerimenti fallirà anche se non c'è una chiara spiegazione dell'accettazione o del rifiuto dei suggerimenti, o se i dipendenti percepiscono che la direzione sta esprimendo giudizi distorti su quali suggerimenti approvare. Infine, i sistemi di suggerimento tendono a creare problemi a un'organizzazione quando i premi offerti per le buone idee sono incoerenti o imprevedibili.
BIBLIOGRAFIA
Bell, Robert F. 'Costruire un sistema di suggerimenti efficace'. Soluzioni IIE . febbraio 1997.
Chanesky, Wayne S. 'La sindrome della scatola dei suggerimenti'. Moderna officina meccanica . febbraio 2006.
Dempsey, Mary. 'Potere dei suggerimenti.' Il business di Crain a Detroit . 6 marzo 1995.
Martino, Carlo. Sistemi di suggerimento per i dipendenti: aumentare la produttività e i profitti . Pubblicazioni nitide, 1997.
'Restituzione della casella dei suggerimenti'. Settimana dell'industria . 19 gennaio 1998.
chi è la moglie di Robert Irvines
'Sei modi per ottenere grandi idee dai dipendenti'. Donna esecutiva . marzo-aprile 1996.
Ulfelder, Steve. 'Beyond the Suggestion Box: come i manager delle aziende Best Places incoraggiano il libero flusso di idee, suggerimenti e innovazioni.' Computerworld . 27 giugno 2005.
Walter, Kate. 'Le idee dei dipendenti fanno soldi'. Rivista Risorse Umane . aprile 1996.
Wells, Susan J. 'Dalle idee ai risultati'. Rivista Risorse Umane . febbraio 2005.
