Principale Software Aziendale Doc o Docx? Quale formato di Office utilizzare

Doc o Docx? Quale formato di Office utilizzare

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'Non riesco ad aprire il documento che mi hai inviato!'

Questa è stata una lamentela frequente da parte degli utenti di Microsoft Office 2003 e dei precedenti software di elaborazione testi dal lancio di Microsoft Ufficio 2007 e ha introdotto il formato .docx. 'All'inizio di ogni semestre, assumiamo nuovi stagisti che sono studenti universitari', afferma Matt Brownell, editore del Iniziativa di sciopero , una società di marketing e pubbliche relazioni che si occupa principalmente di relatori, autori e consulenti e utilizza Microsoft Office 2003. 'Tendono ad avere nuovi laptop e hanno l'ultima versione di Office, e ci inviano curriculum che non possiamo aprire .'

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Sebbene Microsoft offra un programma di conversione gratuito che gli utenti possono scaricare dal suo sito Web, come molti utenti di Office 2003, Brownell ei suoi colleghi non erano ansiosi di utilizzare questa soluzione. Invece, ai potenziali stagisti è stato detto di inviare nuovamente i loro curricula come file .doc. Ma Ictus aveva meno scelte quando i clienti inviavano file .docx. E, scoprì Brownell, il problema non era limitato a Microsoft Word. C'erano anche nuovi file .pptx per PowerPoint e file .xlsx per Excel. 'L'altro giorno, ho assegnato un progetto a una stagista per farle produrre un foglio di calcolo', dice Brownell. 'È arrivato come file .xlsx. A quel punto, alla fine ho ceduto e ho scaricato il convertitore, ma non ne ero contento.'

'Ho aggiornato a Microsoft Office 2008 per Mac nel 2008', afferma Kimberly Hathaway, managing partner di Hathaway PR . 'Ma cos'era questa roba 'X'? Era quasi come se non avremmo dovuto preoccuparci di aggiornare.' La maggior parte dei clienti high-tech ha Office 2007, osserva, ma rappresentano solo il 10% circa della sua attività. 'Per il resto, non sai davvero chi ha il nuovo Office e chi no', dice. 'Lavoriamo molto con pubblicazioni regionali più piccole e non dispongono della versione più recente di Office'. Un cliente, un avvocato, utilizza una versione precedente di WordPerfect, presentando un'altra serie di problemi.

'Non voglio che la mia agenzia sembri antiquata', dice Hathaway. A suo avviso, l'invio di file .doc agli utenti di Office 2007 rischia di inviare quel messaggio. 'Se vedo che qualcuno sta usando .docx, invio un file .docx.' In caso di dubbio, invia un file .doc per evitare di mettere in imbarazzo chiunque utilizzi la versione precedente di Word. Per assicurarsi di avere sempre i file nei formati necessari, la politica per la sua azienda è salvare ogni documento in tre formati: .doc, .docx e .pdf.

'Da una a tre volte alla settimana, abbiamo un problema quando qualcuno dimentica e invia un file .docx e dobbiamo inviare nuovamente qualcosa nel formato precedente', afferma. 'È frustrante quanto tempo ed energia vengono spesi per la stupida formattazione.'

Perché Microsoft ha aggiunto la x

Per utenti come Hathaway e Brownell, il nuovo formato sembra destinato a causare irritazione e costringere gli utenti ad aggiornare prima al software più recente. 'Penso che all'inizio ci fosse incredulità tra gli utenti che non fosse affatto retrocompatibile con la vecchia versione', afferma Brownell. 'Pensavamo che fosse un problema che sarebbe stato risolto. Se è stato possibile creare questo nuovo formato, perché non è stato possibile renderlo retrocompatibile?'

Ma creare un formato compatibile con le versioni precedenti potrebbe essere stato impossibile, poiché con .docx, pptx e .xlsx l'azienda stava apportando un cambiamento fondamentale nel modo in cui vengono creati i suoi file. I nuovi formati di file si basano su Extensible Markup Language o XML, uno standard di documenti ampiamente riconosciuto.

In effetti, il passaggio a .docx, .pptx e .xlsx fa parte di un passaggio a uno standard più aperto di formattazione dei file per Microsoft, consentendo agli sviluppatori di creare più facilmente applicazioni in grado di accedere ai dati all'interno dei documenti di Word (per il trasferimento a un pagina web, ad esempio) e anche per rendere più semplice l'apertura di documenti Word da parte di altri software di elaborazione testi. Alcuni sostengono che Microsoft abbia deciso di competere con i file Open Document Format (.odf), un formato open source molto popolare, soprattutto al di fuori degli Stati Uniti. 'Il nostro software supporta sia i file .odf che .docx e anche i file .pdf', risponde Gray Knowlton, Group Product Manager di Office per gli sviluppatori presso Microsoft. 'La mossa che abbiamo fatto è quella di essere più aperti e più trasparenti'.

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E i file basati su XML hanno altri vantaggi, dice. Per prima cosa, sono più compressi dei file .doc. 'Un documento Word che utilizza il formato .docx potrebbe essere metà o tre quarti delle dimensioni di un file .doc', afferma. 'Ciò consente di risparmiare spazio sul disco rigido e larghezza di banda. Inoltre, se hai provato ad aprire un file danneggiato in un formato .doc, Word semplicemente non poteva aprirlo. Molti dati sono stati persi in questo modo. Quando apri un file .docx danneggiato, si aprirà comunque e potrai vedere e utilizzare tutte le parti che non sono danneggiate.'

Dan Gookin, autore di Microsoft Word per manichini (che è disponibile nelle versioni 2003 e 2007) concorda sul fatto che, sebbene frustri molti utenti, il nuovo formato porta vantaggi utili. 'Non puoi restare per sempre con i vecchi formati di file', dice. E aggiunge: 'Dato che è così flessibile e aggiornabile, penso che rimarranno fedeli al formato .docx per molto tempo a venire'.

Affrontare .doc e .docx

Se .docx è qui per restare, ma la maggior parte degli utenti ha ancora Word 2003, qual è il modo migliore per gestire i conflitti di formato di file? Ecco alcune strategie che possono essere d'aiuto, a seconda della versione di Word che stai utilizzando.

Se usi Word 2003:

Scarica il convertitore.Il modo più semplice per gestire file .docx e altri file basati su XML è scaricare Microsoft gratuitamente convertitore . Una volta installato, Office 2003 aprirà i file .doc, .xlsx e .pptx, con una pausa di pochi secondi per la conversione.
Usa Google Documenti. Documenti Google aprirà un file .docx tramite la sua interfaccia online. È gratuito, anche se devi creare un account Google.
Prova Open Office.La versione attuale di Ufficio aperto può aprire file .docx ed è gratuito.
Resisti all'acquisto di Office 2007.Con il rilascio di Office 2010 previsto per questa estate, investire in Office 2007 ha poco senso a questo punto. D'altra parte, se sei curioso, puoi scaricare gratuitamente un versione beta di Office 2010 con cui giocare.

Se usi Word 2007:

Imposta .doc come formato predefinito.'Il nuovo formato è prezioso e penso che alla fine tutti dovrebbero passare ad esso', afferma Gookin. 'Ma per ora, dovresti configurare Office 2007 per salvare i file in formato .doc per impostazione predefinita. Le persone con la versione più recente di Word possono aprire il formato precedente e potrebbero anche non notare la differenza.'